Histórico

A Heck é uma empresa de elite que oferece serviços completos de produção, pós-produção, animação e motion design de alta qualidade. Com equipe totalmente remota, o sucesso de cada projeto depende de plataformas em nuvem rápidas e confiáveis.

Inicialmente, a Heck utilizava o Google Drive para gerenciar documentos e arquivos de produção de grande porte. No entanto, com o crescimento da empresa, ficou clara a necessidade de uma solução mais abrangente.

Desafio: desobstruir o fluxo de trabalho criativo

Os obstáculos com o Drive eram claros. Os envios e downloads de vídeos brutos frequentemente travavam e milhares de arquivos se acumulavam em filas.

“Nós transferíamos vários terabytes por semana”, disse Phillip Goodwin, fundador e CEO da Heck. “As pastas indicavam que estavam sincronizadas quando, na verdade, não estavam”. Os arquivos sumiam e, quando uma pasta tinha problemas, o projeto todo era interrompido”.

A equipe da Heck adotou soluções alternativas, como trabalhar em navegadores ou enviar fisicamente as filmagens para contornar os atrasos da nuvem. Embora funcionassem, essas soluções alternativas levavam ao descumprimento de prazos, confundiam os clientes e abriam caminho para mais riscos de segurança. 

Os ciclos de revisão também eram desconexos, exigindo ferramentas de terceiros que não vinculavam as opiniões aos arquivos de origem. Ao mesmo tempo, o enorme volume de arquivos fazia com que a busca por eles se tornasse uma tarefa demorada e árdua.  

“Era complicado, frágil e passávamos muito tempo tentando fazer as ferramentas funcionarem em vez de produzir vídeos”, explicou Goodwin. “Quando você não consegue encontrar as coisas rapidamente, os clientes começam a se perguntar se você é organizado”. No domínio de serviços criativos, isso afeta a confiança”.

Solução: um sistema unificado para otimização do fluxo de trabalho remoto

Como profissional autônomo, Goodwin já usava o Dropbox há anos. Ele sabia que funcionava bem e ponderou se poderia ser escalado para resolver os problemas de fluxo de trabalho remoto da Heck.

Após o primeiro piloto, ficou claro que o Dropbox tinha a velocidade e a confiabilidade de que a Heck precisava.

“Tudo funcionou bem desde o primeiro teste”, disse Goodwin. “Migramos a empresa inteira e nunca nos arrependemos”.

Após a migração, tudo se encaixou perfeitamente. A Heck trabalha com talentos em mais de 30 países, frequentemente com dezenas de colaboradores em um só projeto. As ferramentas de permissão do Dropbox garantem uma integração segura e acesso descomplicado aos arquivos, independentemente de onde as pessoas estejam trabalhando.

A equipe logo implementou um assistente virtual de IA, o Dropbox Dash, para conectar todos os aplicativos, como Slack, Gmail e Notion, em um só lugar. Isso proporcionou uma experiência de busca unificada, muito necessária, em todo o fluxo de trabalho criativo e calendários de projetos.

“Com o Dash, as buscas levam segundos”, disse Goodwin. “Pesquisei por "Ponte Golden Gate" e imediatamente encontrei o arquivo exato de que precisávamos, em meio a milhares de outros”. O Dash já sabia o que eu buscava antes mesmo de eu concluir”.

A equipe também adotou hubs de conteúdo inteligentes e compartilháveis, chamados de Acervos, para criar painéis de inspiração, apresentações de propostas e pacotes de entrega. “É como ter uma plataforma criativa leve embutida”, afirmou Goodwin.

Para revisões, a Heck usa o Dropbox Replay. Essa ferramenta colaborativa de revisão e aprovação se conecta diretamente às pastas do Dropbox, permitindo às equipes trocar arquivos facilmente com os artistas e coletar opiniões sem interrupções. E como tudo está centralizado, as equipes da Heck podem passar diretamente para a próxima rodada de revisões, sem precisar esperar.

Resultados: ampliação para apoiar o trabalho global

Com os processos estabilizados, a Heck pôde parar de solucionar problemas e começar a se concentrar no crescimento.

O Dropbox comprovou seu valor durante uma das maiores e mais complexas campanhas da Heck até o momento: um projeto com vários vídeos e mais de 300 entregas em 30 países e 17 idiomas. “O Dropbox manteve todos sincronizados e concentrados na orientação do cliente”. "Foi um desafio incrível", disse Goodwin. Ajudou eles a alcançar o fluxo de trabalho simplificado que sempre quiseram, ao mesmo tempo oferecendo uma experiência melhor ao cliente.

Mais importante ainda, o Dropbox permitiu que a equipe se concentrasse naquilo que faz melhor: criar trabalhos que encantam os clientes. “O Dropbox mantém nossa equipe remota conectada, organizada e ágil”, afirmou Goodwin. “Isso é fundamental”.