A Seihou Kensetsu Co., Ltd. está construindo “gavetas” para compartilhamento de informações

Desafio: documentação inconsistente custa tempo e dinheiro

A Seihou Kensetsu Co., Ltd. tem um longo histórico de obras de construção na cidade de Ise, na província de Mie, com inúmeros projetos de obras públicas. A empresa desenvolve seus negócios com base em dois pilares: engenharia civil e construção. A área de engenharia civil da empresa é adepta a empreendimentos conjuntos e está sempre executando cerca de dez projetos ao mesmo tempo.

Facilitar a troca de documentos com clientes e subcontratados da área é essencial para garantir que os processos locais sejam executados sem falhas. Entretanto, a Seihou Kensetsu enfrentou alguns desafios relacionados a isso. Na engenharia civil e nos canteiros de obras mundo a fora é elaborado um documento denominado “livro-ata de construção”. Ele descreve de modo abrangente as solicitações do cliente, o trabalho a ser realizado e eventuais alterações necessárias. Para que o trabalho prossiga, todas as empresas e empreiteiros envolvidos consultam esse livro. Portanto, se ele estiver incompleto, o trabalho será atrasado para confirmação e correção, impactando o prazo final da obra.

“A inconsistência na elaboração dos livros-ata de construção por funcionários experientes e novatos era um problema sério para nós. Como dezenas de milhões de ienes são gastos com base neste documento, é absolutamente essencial que não haja dados ausentes e nem incompletos. Para evitar atrasos oriundos de retrabalho, foi necessário padronizar a documentação em alto nível”, explicou o Sr. Masaaki Nishiyama.

Na época, cada responsável pelos livros-ata de construção os criava e armazenava no próprio computador, e isso tornava esses documentos excessivamente “personalizados”. Era preciso uma forma de compartilhar os livros antigos com toda a empresa para que os novos funcionários pudessem consultar e partir de um modelo correto. Com isso em mente, a empresa começou a buscar uma solução.

A solução: compartilhar os conhecimentos coletivos em uma plataforma unificada

“O departamento de operações físicas toma a iniciativa de estudar e selecionar as soluções de TI e serem utilizadas. Nós, do departamento de Assuntos Gerais, ficamos responsáveis por propor soluções eficazes e acompanhar sua implementação”, disse o Sr. Kazuyuki Nishiguchi. A empresa usou essa abordagem na investigação realizada.

Ao definir a solução, a empresa pensou em “gavetas”. Se os livros-ata de construção anteriores fossem mantidos em gavetas, as pessoas poderiam acessá-los livremente para ver o formato certo sempre que preciso. Então, eles tiveram a ideia de transformar os conhecimentos acumulados na empresa em um ativo compartilhável.

“Além disso, quando funcionários juniores estão preparando documentos, eles podem se sentir desconfortáveis ao pedir ajuda a superiores ocupados. “Achamos que as gavetas também eliminariam essa preocupação”, disse o Sr. Nishiyama.

Foi então que um parceiro de TI apresentou a ele o Dropbox. Quando o parceiro descreveu o Dropbox, o Sr. Nishiyama entendeu que poderia ser a solução ideal para a Seihou.

“No início, não tínhamos pensado em usar armazenamento em nuvem, mas logo vimos que poder acessar nossos ativos de qualquer lugar seria perfeito, já que a maioria dos nossos funcionários opera em campo. É excelente poder acessar documentos pelo smartphone, em trânsito, e carregar em campo arquivos criados no escritório”, explicou o Sr. Nishiyama.

Outra vantagem da nuvem é que você também pode eliminar o uso de papel. Por exemplo, antes nossos supervisores de campo imprimiam os desenhos e os levavam para o local da obra. Agora, com todos os arquivos em uma pasta do Dropbox, acessíveis de tablets e smartphones, a quantidade de materiais impressos caiu drasticamente. A empresa também notou que isso reduz a carga sobre os funcionários.

“A solução foi imediatamente aceita, mas realizamos a implementação em campo gradativamente ao longo do tempo. Não queríamos que ela fosse vista como mais um fardo por nossos funcionários, exigindo a migração repentina para um sistema novo”, disse o Sr. Nishiguchi.

Após distribuir as contas a todos os funcionários, o departamento de Assuntos Gerais forneceu suporte para que cada funcionário pudesse se familiarizar com o Dropbox em seu próprio ritmo, adotando-o total ou parcialmente e sua rotina de trabalho.

Resultados: tempo poupado na preparação de documentos e no compartilhamento de arquivos

A Seihou Kensetsu criou pastas no Dropbox para cada local de trabalho, para os funcionários armazenarem os arquivos de desenhos e livros-ata correspondentes. A empresa não impõe privilégios de acesso rigorosos. Em vez disso, os funcionários podem consultar arquivos de outros locais de trabalho para otimizar o uso das “gavetas”. Muitos projetos de obras públicas que a empresa gerencia são contratados por municípios e agências governamentais. Isso significa que há regras rígidas para todos os documentos enviados. Embora a criação de um livro-ata de construção exija um alto nível de habilidade, o número de consultas e revisões relacionadas a eles vem diminuindo desde que a empresa adotou o Dropbox.

“O resultado é que todos, desde os funcionários mais sêniores até os mais novatos, podem consultar o modelo correto para preparar um livro-ata de construção da maneira correta. Também ficou mais fácil pedir para outra pessoa da empresa fazer ajustes quando o responsável não está disponível”, disse o Sr. Nishiguchi.

O trabalho relacionado à preparação e à revisão dos materiais e documentos já foi reduzido para cerca de 10 horas ao mês. A empresa também está caminhando para eliminar de vez o uso de papel. À medida que o Dropbox se tornou mais amplamente utilizado na empresa, caiu o número de casos em que desenhos ou livros-ata de construção são impressos e transportados fisicamente. Portanto, a eficiência do trabalho também melhorou, já que o arquivo mais recente sempre pode ser verificado em um tablet.

“Um livro-ata de construção é um arquivo do Word com 20 a 30 páginas que registra, em alguns casos, mais de 200 reuniões realizadas em uma única obra. Dados de desenhos e imagens também são levados a campo, de modo que os discos rígidos dos nossos computadores ficavam sobrecarregados e lentos, especialmente na segunda metade do período de construção. A adoção do Dropbox também resolveu esse problema”, acrescentou o Sr. Nishiyama. 

O compartilhamento de arquivos com pessoas de fora da empresa também ficou mais fácil. Isso porque é possível criar uma pasta compartilhada externa no Dropbox e permitir que outras pessoas acessem. Por exemplo, antes a comunicação com subcontratados era feita por e-mails, sobrecarregados de anexos e solicitações de confirmação. Agora, as pastas são usadas para facilitar as coisas e garantir que os dados mais recentes possam sempre ser consultados. Além disso, para receber um arquivo criado por alguém, ele só precisa ser carregado em uma pasta. 

Seja pelo uso no modelo de gavetas de conhecimentos e know-how, ou como uma plataforma de compartilhamento de arquivos mais versátil, o Dropbox seguirá ajudando nas operações da nossa empresa.