Migração estratégica da TV Asahi para o Dropbox: aprimorando a eficiência e a segurança nas operações de mídia
A TV Asahi fez a transição para um ambiente de compartilhamento de arquivos baseado em nuvem adotando o Dropbox para aumentar a eficiência operacional, melhorar a segurança e facilitar o acesso e o compartilhamento de grandes arquivos de dados em toda a empresa.

"Podemos visualizar antecipadamente quase todos os formatos de arquivos de nicho que utilizamos na produção de vídeos sem precisar baixá-los. O Dropbox era basicamente o único serviço que nos oferecia isso".

Produtos usados
Dropbox
Indústria
Mídia e Entretenimento
Tamanho
Mais de mil funcionários
Local
Japão
Desafio: ambiente de compartilhamento de arquivos em nuvem para eliminar o uso de papel
Fundada em 1959, a TV Asahi está no ramo de transmissão há mais de 60 anos. Nos últimos anos, também expandiu seus negócios de TV pela Internet com a "AbemaTV" e a "TV Asahi Douga"', para atender às crescentes necessidades de visualização de conteúdo. Enquanto isso, aumentou o número de funcionários à medida que os negócios foram se expandindo. Pouco a pouco a Asahi TV cresceu e já não tinha espaço suficiente em seus escritórios físicos para armazenar fitas e outras mídias. Hajime Yasuda, do Departamento de Assuntos Técnicos da TV Asahi, explicou:
"Precisávamos reduzir urgentemente o volume de documentos impressos utilizados. Nós havíamos introduzido servidores de arquivos e tablets para tentar eliminar o uso de papel, mas não estava sendo fácil romper com nossa cultura tradicional baseada em papel, com dezenas de milhares de propostas de programas de TV sendo impressas e distribuídas em reuniões quase toda semana".
O processo de eliminação do uso de papel também revelou outros problemas. Quando questionamos os funcionários sobre o uso de TI, descobrimos que um número inesperado deles já estava usando ferramentas de compartilhamento de dados de consumidor, tanto individualmente quanto dentro de seus departamentos.
"As ferramentas de consumo geralmente não têm os recursos de segurança necessários para uso comercial e são difíceis de serem gerenciadas de modo centralizado pela equipe de TI. Para evitar vazamentos externos de documentos comerciais, como contratos e faturas, e documentos de produção de conteúdo, como propostas e roteiros, precisávamos de um ambiente formal unificado para compartilhamento de dados em toda a empresa", afirmou Yasuda.
Embora os servidores de arquivo locais existentes fossem convenientes para armazenar dados, eles não foram projetados para compartilhar informações de modo flexível com terceiros, como agências de publicidade e produtoras. Na verdade, se um membro da equipe quisesse consultar um documento de fora da unidade, teria que pedir a alguém para encaminhar por e-mail. Portanto, a empresa decidiu considerar um novo mecanismo formal corporativo de compartilhamento de dados para seu serviço de armazenamento em nuvem a fim de melhorar a eficiência operacional e reduzir os riscos de segurança.
Solução: armazenamento e compartilhamento seguro de arquivos
Após ponderar com cuidado, eles escolheram o Dropbox.
Um fator decisivo importante foi que, com base nos resultados da pesquisa, o Dropbox já era o serviço em nuvem mais usado entre os funcionários da TV Asahi.
"Muitos dos nossos funcionários já gostavam da facilidade de uso da interface, portanto, sentimos que a implementação seria mais tranquila com muitos deles já familiarizados", explicou Makoto Miyahara, da TV Asahi.
Eles também levaram em conta os recursos de segurança do Dropbox. Especificamente, além da autenticação multifator e da gestão avançada de logs, o fato de administradores poderem monitorar centralmente o uso da empresa deu a eles mais tranquilidade.
"Como podemos monitorar o serviço o tempo todo, também é possível aplicar políticas e controles de governança. Achamos que isso desencorajaria o uso de ferramentas de consumo e também criaria um ambiente de compartilhamento de dados onde os funcionários pudessem acessar arquivos armazenados na nuvem a qualquer hora e de qualquer lugar". — Hajime Yasuda
O Dropbox pode gerenciar grandes volumes de dados com facilidade, o que foi outro ponto importante. As emissoras de TV trabalham em muitas áreas que lidam com grandes volumes de dados, como vídeo e gráficos computacionais (CG). Antes, a TV Asahi armazenava esses dados em servidores de arquivos, mas os funcionários achavam isso inconveniente para compartilhar dados externamente. "Quando os diretores estavam filmando no local, eles pediam para ver filmagens anteriores e era quase impossível atender esses pedidos. Mas o Dropbox nos permite visualizar previamente a maior parte dos arquivos, mesmo quando estão em formatos de nicho como Avid DNxHD e Apple ProRes, usados por aplicativos de vídeo e CG. E como podemos verificá-los sem baixar o arquivo inteiro, isso pode ser feito até mesmo em unidades com sinal de internet limitado. Analisamos os prós e os contras de vários serviços, mas o Dropbox era nossa única opção para lidar com conteúdo de vídeo", disse Takatoshi Yamamoto, do Centro de Design Corporativo da TV Asahi.
Resultado: expansão do uso do Dropbox para vídeos e gráficos
Isso levou a TV Asahi a adotar o Dropbox. Atualmente, eles estão implementando em toda a empresa. As licenças foram distribuídas de acordo com as necessidades de cada departamento, começando pelos departamentos de CG e negócios na internet, que tinham maior urgência. O objetivo é tornar as operações locais e o compartilhamento de informações mais eficientes.
"Trabalho na produção de CG, onde já começamos a usar o sistema em larga escala. Ele tornou a comunicação com pessoas externas muito mais eficiente. Além da função de visualização prévia de arquivos de vídeo, que mencionamos anteriormente, o Dropbox Transfer também facilita receber/enviar arquivos grandes de/para locais externos. A capacidade de definir o prazo de validade do download de modo flexível é particularmente útil. O Dropbox também é um dos primeiros a adotar as tecnologias mais recentes, então estamos confiantes de que seremos capazes de desenvolver um ambiente de gerenciamento e armazenamento de arquivos que acompanhe todos os desenvolvimentos mais recentes" — Yamamoto.
Principais benefícios do Dropbox
Acelera a transição para não depender do papel, permitindo armazenar e compartilhar arquivos de negócios e dados de produção no Dropbox
Simplifica o compartilhamento de arquivos armazenados na nuvem com funcionários fora do local e com pessoas de fora da empresa. Melhora a eficiência e a produtividade dos negócios
Permite aos usuários serem monitorados usando o domínio de autenticação. Reduz o risco do uso de ativos de TI não autorizados ao identificar usuários que criam contas pessoais
"Os usuários podem ser listados por domínio de e-mail, então não precisamos entrar em contato com departamentos para encontrar usuários individuais anônimos. Isso tem sido muito útil para reduzir nossa carga administrativa".
Hajime YasudaDepartamento de Assuntos Técnicos da TV Asahi