Elbphil-harmonie и Laeiszhalle упрощают обмен файлами и создание подписей с помощью Dropbox и Dropbox Sign.

О компании

В Эльбфилармонии и Лайсхалле, двух самых престижных культурных учреждениях Гамбурга, каждый вечер не похож на предыдущий. В день проходит до пяти концертов с участием самых разных исполнителей — от всемирно известных солистов до начинающих ансамблей. Каждое выступление сопровождается новым потоком материалов: соглашениями с артистами, программными заметками, маркетинговыми материалами, техническими райдерами и последними обновлениями.

Команды переключаются между проектами на полной скорости. При таком количестве движущихся частей обеспечение согласованности действий является обязательным условием.

Задача: найти баланс между удобством использования и безопасностью.

С самого первого дня команда Эльбской филармонии и Лайсхалле поставила перед собой цель создать чистую, хорошо организованную систему для хранения и обмена активами. Но поскольку в процесс было вовлечено так много людей, от штатных сотрудников до внештатных специалистов и дизайнерских агентств, необходимо было найти правильный баланс. Достаточно прост в использовании для любого пользователя, но при этом достаточно безопасен и надежен для защиты целостности бренда и конфиденциальной информации.

«Мы сотрудничаем с очень разнообразной группой внешних партнеров, многие из которых имеют творческое прошлое». «Они не собираются тратить время на изучение сложных систем», — говорит Мелани Кемперманн, руководитель отдела маркетинга, коммуникаций и продаж в Эльбфилармонии и Лайсхалле.

Это означало исключение всего слишком корпоративного или сложного. Это также потребовало тщательного обдумывания прав доступа: кто должен что видеть, как файлы должны передаваться между командами, как предотвратить путаницу с версиями при смене шоу и как устранить задержки, вызванные ручным созданием и подписанием контрактов с артистами, агентствами и партнерами по всему миру.

Решение: структура, которая подходит всем.

Команда начала использовать Dropbox еще во время строительства Эльбской филармонии, и Dropbox оказал прямую поддержку в развертывании, что позволило им быстро начать работу. «Если что-то шло не так или возникал вопрос, мы получали ответы немедленно». Поддержка была быстрой и эффективной. «Это действительно изменило ситуацию к лучшему», — говорит Инго Фрэмбс, заместитель руководителя ИТ-отдела Эльбфилармонии и Лайсхалле. «Сегодня у нас 260 пользователей Dropbox».

Ещё одним важным фактором при выборе Dropbox стала простота использования для творческих партнёров. «Структура папок в Dropbox повторяет ту, к которой люди привыкли на своих компьютерах», — говорит Фрэмбс. «Большинство наших партнеров уже используют Dropbox, так что объяснять нечего». Они могут сразу же включиться в работу.

В двух концертных залах в структурированной системе папок, соответствующей европейским и немецким нормам защиты данных, хранится почти 200 терабайт контента — от маркетинговых материалов и пресс-китов до контрактов и производственных файлов. «Безопасность была главной причиной, по которой мы выбрали Dropbox». «Первым важным этапом стал перенос центров обработки данных Dropbox в Европу», — объясняет Фрэмбс.

Сотрудники предоставляют доступ внешним партнерам посредством простых ссылок, будь то отдельный ресурс или целая папка. А если возникнет путаница, например, два человека редактируют один и тот же файл, история версий поможет команде точно увидеть, что изменилось и когда, чтобы они могли быстро устранить проблему и не сбиться с пути.

Команда также использует Dropbox Replay для управления видеообзорами. Благодаря Sign, контракты подписываются в цифровом виде и автоматически сохраняются в той же системе, что обеспечивает отслеживаемость и хранение всей информации в одном месте.

Результаты: ясность, гибкость и контроль для быстро развивающейся команды.

Благодаря четкой структуре папок файлы легко найти. Вместо того чтобы отправлять вложения или рыться в почтовых ящиках, все знают, где искать, поэтому сотрудничество с внешними командами происходит без сбоев. Обмен информацией также становится более безопасным. Команды могут предоставлять доступ к определенному контенту, не раскрывая при этом ничего другого.

Гибкость платформы тоже играет свою роль. Сотрудники могут сами решать, какие документы хранить в облаке, а какие предоставлять в автономном режиме для удобного доступа при удаленной работе, поездках или перемещении между офисами. «После завершения одного концертного сезона я устанавливаю для этих папок режим «только онлайн», чтобы сэкономить место на локальном диске», — объясняет Кемперманн. «Таким образом, мое устройство не будет загромождено и у меня не будет нехватки места». Но в то же время, даже работая в автономном режиме, я могу открывать важные файлы на своем устройстве — будь то дома, в поезде или на встрече с нашими партнерами».

Sign помогает сотрудникам быстро собирать подписи руководства, художников и партнеров, значительно сокращая количество переписок. Раньше бланки приходилось распечатывать, подписывать от руки, сканировать, а иногда отправлять по внутренней почте, где они легко могли потеряться. «Теперь все наши документы отслеживаются», — говорит Фрэмбс. «Ничего не теряется». Вы всегда точно знаете, где находится документ, кто его подписал, а кто нет.

Функция Replay также ускоряет просмотр видео и упрощает совместную работу. Благодаря тому, что все комментарии к кадрам находятся в одном файле, обратную связь давать и понимать проще, поэтому редактирование завершается за меньшее количество этапов.

Благодаря Dropbox команде Эльбской филармонии и Лайсхалле не потребовались крупные инвестиции в оборудование, системы охлаждения или специально отведенные помещения — инвестиции, которые большинство учреждений культуры не могли себе позволить. Для команды, управляющей сотнями терабайт данных, Dropbox не просто упрощает совместную работу. Это имеет финансовый смысл.