Dropbox Dash помогает компании Huish Outdoors экономить много времени при поиске документов
На то, чтобы найти нужный файл или документ среди множества платформ, используемых в Huish, иногда уходили часы. Получив же в свое распоряжение Dropbox Dash, сотрудники Huish могут искать данные во всех подключенных к этому сервису приложениях, причем для этого достаточно указать одно слово или число, что экономит им массу времени.
«С Dropbox Dash мне не приходится тратить массу времени на поиск нужных документов среди миллионов папок в разных системах».
Используемые продукты
Dropbox: сервис Dash
Промышленная отрасль
Производство
Размер
250-999
Расположение
Солт-Лейк-Сити, Юта
Проблема: хранение информации в разных местах замедляло работу коллектива Huish
Стэнли Фергюсон, глава ИТ-отдела Huish Outdoors, в своем багаже имеет опыт работы ИТ-специалиста в крупнейших компаниях мира. Основываясь на нем, он пришел к важному выводу: неорганизованное хранение файлов — это широко распространенная проблема, от которой сегодня страдает большинство коммерческих организаций.
Эта проблема особенно остро встала перед Huish — транснациональной компанией, которая специализируется на производстве оборудования для подводного плавания. Вот что рассказывает об этом Стэн: «У нас 250 сотрудников в разных странах — в Италии, Вьетнаме, Канаде и США — и у каждого работника может быть свой подход к систематизации и хранению данных. Зачастую это приводит к беспорядку».
Проблема заключалась еще и в том, что сотрудники не только разными способами хранили информацию, но и применяли для этого разные инструменты: SharePoint, OneDrive, Outlook, Dropbox и ряд других. Это означало, что им приходилось искать нужные данные в каждом из этих сервисов по отдельности — иногда буквально часами.
Руководство компании пришло к выводу, что ее сотрудникам нужен более эффективный подход, который позволил бы получать нужную информацию вовремя и избежать ситуации, когда поиск нужных сведений препятствует выполнению более важных рабочих задач.
Первой руководству пришла в голову идея перенести всю информацию, с которой работал коллектив Huish, в единый сервис для хранения данных. Однако это означало, что придется потратить много время на миграцию данных, а сотрудники должны будут осваивать новое ПО и изменившиеся рабочие процессы.
А потом Стэн открыл для себя Dropbox Dash.
«Благодаря Dropbox Dash мне и моим коллегам стало проще и быстрее получать нужную информацию, что экономит нам ценное время и силы. Новый подход сделал более простой и продуктивной работу всего коллектива — от ИТ-специалистов и инженеров до бухгалтеров».
Решение: Dropbox Dash позволяет сотрудникам Huish выполнять поиск данных во всех подключенных приложениях сразу
Благодаря реализованному в Dropbox Dash универсальному поиску Стэн и его коллеги могут через единое поле поиска искать нужную им информацию на всех подключенных платформах, используемых в Huish (в том числе Dropbox, OneDrive и Outlook).
«Система поиска Dash позволяет нам успешно искать любые данные по названию, номеру аккаунта или слову в тексте письма — то есть почти по любым критериям», — рассказывает Стэн. «Dropbox Dash — это лучший инструмент для поиска данных в электронных письмах, с которым мне когда-либо приходилось сталкиваться».
Столь удобный доступ ко всей используемой в Huish информации значительно повлиял на то, насколько быстро Стэну удается выполнять свою работу. Допустим, несколько лет назад он работал над каким-либо файлом и не мог вспомнить, на какой платформе его сохранил. До перехода на Dash Стэну нужно было бы просмотреть сотни электронных писем и выполнить поиск в самых разных системах хранения данных для того, чтобы найти этот файл.
Теперь же для успешного поиска проекта в OneDrive, переписки в Outlook или договора в Dropbox достаточно ввести название или номер телефона. Кроме того, если вам пришло в голову, где может находиться нужный файл, вы можете выполнить фильтрацию по платформе.
«С Dropbox Dash мне не приходится тратить массу времени на поиск нужных документов среди миллионов папок в разных системах», — рассказывает Стэн.
После того как инженерный и бухгалтерский отделы сумели ускорить свою работу, используя Dropbox Dash, это решение оказалось быстро внедрено во всей компании.
Когда специалисты инженерного отдела Huish создают трехмерные диаграммы, чтобы сравнить разные типы оборудования для подводного плавания, они ищут номера различных деталей. С Dropbox Dash им достаточно названия или даже слова, чтобы выполнить поиск по всем базам данных. Благодаря этому сотрудники Huish могут работать значительно быстрее.
Бухгалтеры компании сумели достичь аналогичных результатов. Благодаря Dropbox Dash они могут найти нужные счета для оплаты среди всей информации, с которой работает организация, и для этого им больше не нужно рыться в миллионах папок или электронных писем. «Раньше данные, с которыми работает бухгалтерия, не были организованы должным образом, но сервис Dropbox Dash помог собрать нужные ей сведения воедино. Теперь бухгалтеры могут решать больше задач за меньшее время", — утверждает Фергюсон.
Когда Стэн впервые задумался о том, чтобы перейти на Dropbox Dash, его больше всего заботило обеспечение конфиденциальности и безопасности в рамках организации. Поскольку компания Huish уже работала с Dropbox, сервис Dash позволил без труда внедрить аналогичные меры безопасности и строгие методы контроля. Например, если какому-либо сотруднику запрещен доступ к определенному файлу, то при попытке найти его через Dropbox Dash он увидит лишь пустой документ.
Стэн и его коллеги в первую очередь использовали Dropbox Dash для поиска файлов, но затем также освоили функцию ответов от ИИ для создания кратких сводок по проектам. Эта функция позволяет Стэну экономить время в ситуациях, когда ему нужно вспомнить содержание прежних проектов.
Кроме того, с помощью стеков сотрудники Huish могут систематизировать по группам папки и ссылки на онлайн-документы в разных сервисах и получать к ним доступ в едином интерфейсе. Это упрощает обмен большим количеством файлов при совместной работе над проектами.
Создавая организационную инфраструктуру компании (включая контактный центр), Стэн и его коллеги могут быть уверены, что Dropbox Dash позволит им повысить эффективность всех рабочих процессов, а значит и своего труда в целом. «Благодаря Dropbox Dash мне и моим коллегам стало проще и быстрее получать нужную информацию, что экономит нам ценное время и силы. Это решение упрощает работу всем сотрудникам и делает ее более продуктивной».
Результат: внедрение Dropbox Dash позволило коллективу Huish упростить работу с информацией и сэкономить время
Поиск занимает меньше времении Благодаря реализованному в Dash общему поиску сотрудники Huish успешно находят документы во всех своих хранилищах файлов и приложениях для работы с информацией в удобном едином интерфейсе.
Единые алгоритмы использования в рамках всей компании
Каждому отделу Huish — от ИТ-специалистов и инженеров до бухгалтеров — нужны приложения, которые помогли бы им быстрее искать используемые в повседневной работе данные.
Средства обеспечения конфиденциальности и безопасности с привычной надежностью Dropbox
В Dropbox Dash используются те же протоколы обеспечения безопасности, что и в других продуктах Dropbox. Вы можете быть уверены, что вся принадлежащая вам информация должным образом защищена и не попадет в руки посторонних лиц.
«Dropbox Dash — это лучший инструмент для поиска данных в электронных письмах, с которым мне когда-либо приходилось сталкиваться».
Стэнли ФергюсонРуководитель ИТ-отдела компании Huish Outdoors