Как Dropbox помогает первому в Австралии специализированному фонду предстартового капитала достигать успеха
Компания Co Ventures создала систему, которая позволяет отправлять и отслеживать конфиденциальную информацию, находить потенциальных инвесторов и вести надежную архивную базу данных.
«DocSend и Sign органично вписываются в наши рабочие процессы, позволяя максимально эффективно трудиться, безопасно делиться информацией (чего мы не рискнули ли бы сделать без этих инструментов) и успешно заключать сделки с инвесторами».
Используемые продукты
Промышленная отрасль
Финансовые услуги
Размер
2-249
Расположение
Сидней, Австралия
На повестке: конфиденциальная информация, много инвесторов, одна большая проблема
Компания Co Ventures позиционирует себя как посредник между предпринимателями и основателями с одной стороны и инвесторами с другой. Поэтому перед основателем компании Максин Минтер и ее командой стояла задача найти способы обеспечения общего доступа к такой конфиденциальной информации, как финансовые прогнозы, планы развития продукта и данные рынка. Сотрудникам была необходима уверенность в том, что доступ к материалам будут получать только нужные люди, и при этом сохранится возможность отслеживания документов. Когда 14 венчурных партнеров и большое сообщество партнеров с ограниченной ответственностью осуществляют 30 инвестиций из одного фонда, то, как утверждает Минтер, «это всегда связано с передачей огромного количества материалов». «В связи с этим, снижение риска утечки данных и предоставление общего доступа к конфиденциальной информации являются для нас важнейшим приоритетом», — заключает она.
Упрощение процесса подписания документов
Co Ventures также требовались инструменты для оформления юридически обязывающих подписей и получения информации о том, кто подписал документ, кому еще нужно его подписать и кто просматривал этот документ. В безостановочном мире венчурного капитала скорость и эффективность могут сыграть важную роль в том, успеете ли вы инвестировать в следующий стартап или упустите такой шанс. Поэтому простой и быстрый способ заметить недостающие подписи может принести вам миллионы.
При огромном количестве постоянно циркулирующих документов, система, которая автоматически классифицирует и сохраняет готовые документы в нужном месте в облаке, помогает Co Ventures избавиться от бесполезной работы, предотвратить проблемы с управлением версиями и обеспечить организованность и безопасность базы данных.
«Инвестирование — это во многом про доверие, не так ли? Возможность безопасно отправлять документы и отслеживать, кто их просматривает, позволяет создать и поддерживать доверие, которое для нас так важно».
Решение: благодаря интеграциям DocSend, Sign и GSuite компания Co Ventures может координировать действия
Инструменты DocSend, Sign и Dropbox GSuite интегрированы в ежедневный рабочий процесс Co Ventures и помогают более эффективно управлять потоком конфиденциальных документов.
DocSend чаще всего используется в процессе привлечения финансов, а также при обмене материалами с венчурными партнерами. Этот инструмент позволяет компании Co Ventures управлять документами, устанавливать сроки действия и хранить информацию там, где это надежно и безопасно. Благодаря DocSend Максин Минтер и ее коллеги могут быть уверены, что конфиденциальный документ не окажется в общем доступе или у случайных людей. Сотрудники также могут создавать шаблоны и использовать ссылки для оптимизации процессов, что, в свою очередь, экономит время, энергию и обеспечивает спокойствие. «DocSend дает нам возможность профессионально отправлять материалы партнерам и потенциальным партнерам. Полученные файлы можно легко хранить, а также работать с ними на нашем диске», — поясняет Минтер.
Sign приходит на выручку
Sign помогает заключать сделки. «Это безопасно, — говорит Минтер. — Это легкость делегирования. Действительно, очень удобно, когда не нужно в административном порядке следить за тем, кто подписал документ, кто не подписал, а кто все еще откладывает подписание». В утвержденных рабочих процессах компании Co Ventures подробно указано, что делать, если венчурный партнер не подписал документ по истечении определенного периода времени, и это упростило последующий контроль.
Co Ventures ежедневно запускает сотни рабочих процессов в Notion, Canva, Zoom и многих других приложениях. Интеграция Dropbox с GSuite помогает отслеживать, упрощать и поддерживать эти рабочие процессы. «Например, договор поступает из G Suite в Sign, — объясняет Минтер. — После того, как он подписан, он автоматически будет отправлен обратно в G Suite. Это так просто».
Результаты: легкость привлечения инвесторов и заключения сделок
Комплект продуктов Dropbox помог Минтер и ее компании Co Ventures создать систему. «Все вместе эти инструменты словно образуют единый организм, — рассказывает основательница. — Каждый выполняет строго определенную задачу. Ими настолько легко пользоваться, что я даже перестала об этом сильно задумываться. Я не трачу свое время на изучение функций. Все просто работает».
Возможность отправить потенциальному клиенту информацию, которая раньше передавалась только устно, бесценна. Так же как и подробная аналитика, которая позволяет Минтер и ее команде подготовиться к последующему разговору и презентации. Если потенциальный инвестор потратил всего минуту на просмотр стратегии фонда Co Ventures, Минтер понимает, что ей нужно уделить больше внимания общей информации. Если же изучение документа заняло у него много времени, можно без промедления перейти к деталям.
Закрытие сделок также происходит быстрее и эффективнее. После звонка или даже во время него Минтер может подготовить шаблон стандартного соглашения с венчурным партнером, добавить несколько ключевых деталей, отправить этот документ и дождаться его возвращения уже с подписью. Еще одна оформленная сделка будет автоматически сохранена в нужном месте.
«Есть материалы, которыми мы можем поделиться исключительно благодаря использованию DocSend. Мы никогда не сделали это, если бы у нас был только PDF-файл или ссылка на Google Диск. Уверенность в конфиденциальности информации повышает эффективность нашей работы».
Максин МинтерОснователь и генеральный партнер Co Ventures и Co Lab