Seihou Kensetsu Co., Ltd. создает «ящики» для обмена информацией

Проблема: непоследовательная документация стоит времени и денег

Компания Seihou Kensetsu Co., Ltd. имеет большой опыт выполнения строительных работ в городе Исэ префектуры Миэ, включая множество проектов общественных работ. Компания развивает свой бизнес по двум направлениям: гражданское строительство и строительство. Они особенно искусны в совместных проектах в области гражданского строительства: в любой момент времени в работе находится около десяти проектов.

Упрощение обмена документами с заказчиками и субподрядчиками строительства имеет решающее значение для обеспечения бесперебойного протекания процессов на объекте. Однако в прошлом Сэйхоу Кенсетсу сталкивался с определенными трудностями, связанными с этим. На объектах гражданского строительства составляется документ, называемый «книга строительного совещания». В нем подробно описываются запросы клиента, предстоящая работа и любые изменения, которые необходимо внести. Для продолжения работ каждая участвующая компания и подрядчик проверяют книгу, поэтому, если она неполная, работа будет отложена для подтверждения и исправления, что повлияет на общий срок строительства.

«Несоответствие в полноте журналов учета строительных совещаний между опытными и младшими сотрудниками стало для нас источником беспокойства. Поскольку на основании этого документа будут потрачены миллионы или десятки миллионов иен, крайне важно убедиться в отсутствии недостающих или неполных данных. «Чтобы предотвратить задержки, вызванные доработками, нам было необходимо стандартизировать документацию на высоком уровне», — объясняет г-н Масааки Нишияма.

В то время каждый ответственный за ведение журналов совещаний по строительству создавал и хранил их на своем компьютере, и это было фактором, делавшим журналы слишком «персонализированными». Им нужен был способ поделиться старыми документами в масштабах всей компании, чтобы новые сотрудники могли научиться их создавать и использовать правильные примеры. Имея это в виду, компания начала рассматривать возможность создания системы.

Решение: обмен коллективными знаниями на одной платформе

«Отдел на месте берет на себя инициативу по рассмотрению и выбору ИТ-решений для использования. «Мы, Департамент по общим вопросам, отвечаем за предложение эффективных решений и поддержку их внедрения», — говорит г-н Казуюки Нисигучи. Компания использовала этот подход в своем расследовании.

При выборе решения компания предполагала наличие «ящиков». Если журналы прошлых строительных совещаний хранятся в ящике, любой желающий может свободно достать их, чтобы проверить правильность формата, когда захочет. Они считали, что смогут превратить существующие ноу-хау компании в общий актив.

«Кроме того, когда младшие сотрудники готовят документы, им может быть неловко просить своих занятых руководителей о разъяснениях. «Мы думали, что выдвижные ящики устранят подобные проблемы», — говорит г-н Нишияма.

Именно тогда он узнал о Dropbox от своего ИТ-партнера. Г-н Нишияма понял, что Dropbox может ему подойти, как только партнер описал ему эту платформу.

«Сначала мы не думали об использовании облачного хранилища, но мы посчитали, что облако, к которому можно получить доступ из любой точки мира, хорошо подходит для нашего бизнеса, поскольку большинство наших сотрудников находятся на рабочих местах. «Удобно иметь возможность просматривать документы на смартфоне, находясь в дороге, и загружать документы, созданные в офисе на объекте», — объясняет г-н Нишияма.

Еще одним преимуществом облака является то, что вы можете сделать свой бизнес безбумажным. Например, раньше руководители строительных объектов компании распечатывали чертежи и приносили их на строительную площадку. Теперь, если все необходимые файлы хранить в папке Dropbox и проверять на планшетах и смартфонах, объем печатных материалов можно значительно сократить. Компания посчитала, что это также снизит нагрузку на сотрудников.

«Решение было принято немедленно, но реализация на месте заняла некоторое время. «Это потому, что мы посчитали, что если мы внезапно перейдем на новую систему, это станет слишком большой нагрузкой для наших сотрудников», — говорит г-н Нисигучи.

После распространения учетных записей среди всех сотрудников отдел по общим вопросам оказал поддержку, чтобы каждый сотрудник мог освоить Dropbox в удобном для него темпе, независимо от того, хотел ли он использовать его в своей работе полностью или только частично.

Результаты: экономия времени при подготовке документов и обмене файлами.

Компания Seihou Kensetsu создала папки в Dropbox для каждого объекта, где сотрудники могут хранить такие файлы, как чертежи и журналы совещаний по строительству. Компания не устанавливает строгих прав доступа. Вместо этого сотрудникам разрешено проверять файлы на других рабочих местах, чтобы повысить эффективность этих «ящиков». Многие из проектов общественных работ, которыми занимается компания, выполняются по контрактам муниципалитетов и государственных учреждений. Это означает, что в отношении любых представленных документов действуют строгие правила. Хотя создание журнала учета строительных совещаний требует высокого уровня мастерства, количество запросов и правок, связанных с журналами учета строительных совещаний, сократилось с тех пор, как компания начала использовать Dropbox.

«В результате теперь каждый, от опытных сотрудников до самых младших, может проверить правильность оформления документов и подготовить книгу совещаний по строительству. «Кроме того, проще попросить кого-то другого в компании внести исправления, когда ответственное лицо недоступно в данный момент», — говорит г-н Нисигучи.

Объем работ по подготовке и проверке материалов и документов уже сокращен примерно до 10 часов в месяц. Компания также движется в сторону отказа от бумажного документооборота. Поскольку Dropbox стал использоваться в компании более широко, количество случаев, когда чертежи и протоколы строительных совещаний распечатываются и переносятся с места на место, сократилось. Таким образом, эффективность работы также повысилась, поскольку последние файлы всегда можно проверить на планшете.

«Книга совещаний по строительству — это файл Word объемом 20–30 страниц, а в некоторых случаях на одной строительной площадке проводится более 200 совещаний. Чертежные данные и изображения также берутся на месте, поэтому емкость жесткого диска наших компьютеров иногда оказывается перегруженной и работа замедляется, особенно во второй половине периода строительства. «Внедрение Dropbox также решило эту проблему», — добавляет г-н Нишияма. 

Обмен файлами с людьми за пределами компании также стал проще. Это связано с тем, что вы можете создать внешнюю общую папку в Dropbox и предоставить другим людям доступ к ней. Например, раньше общение с субподрядчиками осуществлялось путем отправки вложений по электронной почте и запроса подтверждения. Теперь папки используются для упрощения работы и обеспечения возможности постоянной проверки последних данных. Кроме того, чтобы получить созданный кем-то файл, его нужно просто загрузить в папку. 

Dropbox продолжит поддерживать деятельность компании: от использования в качестве хранилища знаний и опыта до использования в качестве более универсальной платформы для обмена файлами.