Стратегический переход ТВ-корпорации Asahi на Dropbox: более эффективная и безопасная работа с медиафайлами
Внедрив Dropbox, корпорация TV Asahi перешла на облачную платформу для обмена файлами. Благодаря этому она сумела повысить эффективность работы, обеспечить безопасность данных, а также упростить предоставление доступа к большим файлам данных и совместную работу с ними внутри коллектива.

«Мы можем просматривать файлы даже самых редко используемых при производстве видео форматов, не скачивая их. Ни один сервис, кроме Dropbox, не позволяет ничего подобного».

Используемые продукты
Dropbox
Промышленная отрасль
Медиа и индустрия развлечений
Размер
1000+
Расположение
Япония
Задача: перевод рабочих процессов в цифровой формат за счет использования облачной платформы для обмена файлами
Компания TV Asahi была учреждена в 1959 г. и вот уже более 60 лет занята в сфере телевещания. В последние годы она также расширяет свое присутствие на рынке интернет-телевидения под брендами AbemaTV и TV Asahi Douga, чтобы предлагать пользователям современные и востребованные способы доступа к контенту. Однако по мере расширения бизнеса численность ее коллектива тоже стала расти. Постепенно компании TV Asahi перестало хватать места в ее зданиях, и перед сотрудниками встала проблема хранения магнитных лент и прочих носителей. Вот что говорит об этом Хадзимэ Ясуда, сотрудник технического отдела компании:
«Нам нужно было срочно сократить объем бумажной документации, с которой мы работали. Чтобы перевести работу в цифровой формат, мы внедрили файловые серверы и планшеты, но порвать с давно сложившейся культурой бумажного документооборота было нелегко. Примерно за неделю наши сотрудники распечатывали и раздавали перед обсуждениями десятки тысяч планов различных телешоу».
При переходе на безбумажный формат работы также выявились определенные проблемы. Опрашивая сотрудников на предмет использования ими цифровых технологий, мы выяснили, что многие из них использовали сервисы обмена данных потребительского уровня как по собственной инициативе, так и внутри своих отделов.
«Потребительские решения обычно не оснащены средствами обеспечения безопасности, необходимыми для бизнеса, и ИТ-специалистам сложно настраивать централизованное управление ими. Чтобы предотвратить утечку как коммерческих документов, например договоров и счетов, так и контента (сценариев, планов телешоу и т. п.), нам нужна платформа для обмена данными, которая использовалась бы на уровне компании и подходила для официальной передачи документов», — рассказывает Ясуда.
Хотя компания уже располагала локальными серверами, пригодными для хранения файлов данных, они не обеспечивали удобный обмен информацией с другими организациями, например студиями или рекламными агентствами. Так, если сотрудник находился не на рабочем месте, а ему нужно было изучить какой-либо документ, он должен был попросить коллег, чтобы они отправили ему файл по электронной почте. В итоге руководство TV Asahi пришло к выводу, что для более эффективной работы и в целях повышения безопасности компания нуждается в другом сервисе облачного хранения, который будет предназначен для корпоративных клиентов и позволит использовать другую схему совместного использования данных.
Решение: надежные инструменты для хранения и совместного использования данных
После долгих размышлений руководство компании приняло решение перейти на Dropbox.
Главную роль при принятии решения было то, что по результатам внутреннего опроса выяснилось следующее: по собственной инициативе сотрудники TV Asahi чаще всего использовали именно этот продукт.
«Многим нашим специалистам понравился удобный интерфейс Dropbox, и мы решили, что раз уж они смогли без труда его освоить, то переход на новый сервис пройдет проще», — объясняет Макото Мияхара, сотрудник TV Asahi.
Руководство компании также по достоинству оценило инструменты Dropbox для обеспечения безопасности. Многофакторная аутентификация, инновационные журналы входа, доступное администраторам централизованное отслеживание использования данных и многое другое — благодаря всему этому руководство TV Asahi смогло вздохнуть спокойно.
«Теперь мы можем непрерывно отслеживать работу сервиса, и это помогает нам эффективно применять меры по контролю и правила. Мы подумали, что это поспособствует отказу от продуктов потребительского уровня, и предоставили коллективу платформу для обмена данными, в которой файлы доступны когда и где угодно». Хадзимэ Ясуда
Еще одним преимуществом Dropbox является то, что эта платформа может без труда обрабатывать большие объемы данных. Компаниям в сфере телевещания приходится постоянно работать с файлами множества типов, содержащими много контента. Помимо прочего, это видеозаписи и файлы систем компьютерной графики. Раньше в TV Asahi они хранились на собственных серверах, но сотрудники компании заявили, что это неудобно, если нужно отправить данные в другую компанию. «Во время натурных съемок режиссерам зачастую нужно свериться с отснятым ранее материалом, но помочь им в этом было почти невозможно. Dropbox же предлагает предварительный просмотр большинства используемых нами форматов файлов, даже таких специфичных, как Avid DNxHD и Apple ProRes (они применяются при создании видеоконтента и компьютерной графики). Их можно посмотреть даже при слабом интернет-подключении, поскольку для этого не нужно скачивать файл целиком. Мы изучили все за и против различных сервисов и пришли к выводу, что Dropbox — единственно верное решение для работы с видеоконтентом», — говорит Такатоси Ямамото, специалист дизайн-центра TV Asahi.
Результат: все более широкое использование Dropbox для работы с видеоконтентом и графикой
Итак, все перечисленные выше аргументы подтолкнули руководство TV Asahi к внедрению Dropbox. В настоящее время на эту платформу поэтапно переходят все отделы компании. Им было выделено нужное количество лицензий в соответствии с их потребностями. Первыми новый сервис освоили отделы компьютерной графики и интернет-торговли, поскольку им он был нужен больше всего. При этом были поставлены цели повысить эффективность работы в офисах и студиях, а также совместного использования данных.
«Я занимаюсь компьютерной графикой, и наш отдел полностью перешел на новую платформу. Стало значительно проще взаимодействовать с теми, кто находится не в офисе или студии. Но преимущества нового решения не исчерпываются предварительным просмотром видео. Благодаря Dropbox Transfer мы теперь можем без труда обмениваться файлами с теми, кто работает не на территории TV Asahi. Очень полезна и настройка ограничения срока, в течение которого можно скачать данные. Наконец, компания Dropbox постоянно внедряет новейшие технологии, и мы можем быть уверены, что, создавая с ее помощью собственную платформу для хранения и обмена файлами, всегда будем оставаться на острие технического прогресса», — заявляет Ямамото.
Основные преимущества Dropbox
Когда коллектив получает возможность хранения и совместного использования как контента, так и деловых документов, переход на безбумажный формат проходит быстрее.
При хранении в облаке обмен файлами между сотрудниками на территории корпорации и за ее пределами становится проще. Повышается эффективность и производительность бизнеса.
Проверка подлинности домена позволяет отслеживать активность пользователей. Идентификация пользователей, создающих личные аккаунты, снижает риск несанкционированного использования ИТ-инфраструктуры.
«Пользователей можно сортировать по домену электронной почты, поэтому для выявления анонимных пользователей нам не нужно связываться с представителями отделов. Это значительно снижает объем административной работы».
Хадзимэ ЯсудаТехнический отдел компании TV Asahi