Breakdance blir global med Dropbox och BBoy City

Bakgrund

Romeo Navarro, en brandman i Austin, har alltid använt breakdance som sitt utlopp – ett sätt att uttrycka sig och fly de tuffa gatorna. 1998 skapade han BBoy City för att ge barn från tuffa stadsdelar samma möjlighet.

Samhället tränar, stöttar och förbinder unga dansare genom breakdancetävlingar och evenemang. "Tävlingar håller barnen fokuserade på ett mål och borta från problem. I början fanns det inga formella evenemang – det var därför jag skapade BBoy City.”

Utmaning: göra nationella evenemang smidiga och stressfria

Med ett team på 20 hade BBoy City inte råd med långsamma, klumpiga processer. Att samla in och sedan organisera filmmaterial för marknadsföring och filmfestivaler var svårt. "Folk skickade oss röriga länkar som var omöjliga att spåra", delar Navarro. "Att ha så mycket innehåll är värdelöst om du inte kan hitta det."

Att hantera pappersarbete var också ett krångel. Teamet skulle skriva ut och skanna dokument och skicka dem fram och tillbaka via e-post för signering, vilket saktade ner processen.

En annan utmaning var videoredigeringsprocessen. Teamet var tvungen att ladda ner enorma filer bara för att granska dem, sedan ge feedback via e-post med tidskoder, eller hoppa på ett samtal. "Det var besvärligt och tidskrävande, särskilt när man arbetade med redaktörer i andra tidszoner", säger Michael Plaster, Bboy City Media Partner. "Jag tillbringade timmar med att hantera logistiken för filöverföringar, anteckningar och kommunikation."

2020, när breaking blev en olympisk sport, kämpade alla för att organisera evenemang och bygga ett lag. BBoy City-laget steg upp och antog utmaningen att organisera kval och nationella tävlingar. Att hitta smartare sätt att samla in dansares bidrag, signaturer och filmer blev mer brådskande.

Lösning: planering, signering och delning – enkelt

Navarro introducerade Dropbox för hela sin besättning, från arrangörer och grafiska designers till säkerhet och EMT. Idag lagrar BBoy City alla sina filmer i Dropbox – över 15 terabyte (eller 500 timmar) video – och det blir allt. "Dropbox håller våra filer organiserade och tillgängliga. Det är en riktig livräddare, säger Navarro.

BBoy City använder Dropbox för att samla in innehåll från breakdansare runt om i världen. Till exempel använder deltagare i liveevenemang QR-koder för att skicka in videor som omedelbart hamnar i rätt mappar. BBoy City samlade också in videor inspelade av dansare som reser jorden runt och fångar lokal kultur. 15 filmer valdes ut att ha premiär på en filmfestival i Austin. "Vi fick många sista minuten-inlämningar och jag kunde sortera dem från min telefon när jag var på språng. Dropbox hjälpte mig att hantera allt effektivt, vilket hindrade mig från att känna mig överväldigad”, säger Scott Eshbaugh, regissör för Bboy City Film Festival.

Teammedlemmar samarbetar också på filmer, direkt i Dropbox. Så här gör du: Kameraoperatörer laddar upp filmer till Dropbox, märker mappar när de går och varnar resten av besättningen med omedelbara aviseringar. Redaktören börjar sedan arbeta och laddar upp den slutliga produkten tillbaka till Dropbox för att få feedback.

BBoy City-teamet kan sedan lämna kommentarer på specifika ramar med Dropbox Replay. Med integrationer för populära redigeringsprogram som Premiere kan redigerare använda Replay-markörer för att hoppa direkt till de exakta punkter som behöver justeras, vilket eliminerar behovet av att manuellt söka igenom materialet. Genom att ha versionshistorik och jämförelser sida vid sida kan teamet enkelt granska och välja de bästa redigeringarna, som att testa olika intros för att se vilka som fungerar bäst. Besättningen kan också generera omedelbara utskrifter, vilket sparar tid.

Slutligen använder BBoy City Dropbox Sign för att verkställa kontrakt och dispens. Vid de olympiska kvalet kunde dansare underteckna covid-19 undantag direkt på sina enheter. "Det gjorde evenemanget helt beröringsfritt, och vi var de enda som klarade det under pandemin," tillägger Navarro. Teamet hanterar även visumansökningar via Dropbox, vilket gör det smidigt att ta in internationella artister eller sökande.

Resultat: snabbt, smidigt lagarbete för en global räckvidd

Dropbox har blivit teamets "personliga sekreterare", som hanterar alla sorters dokument. Istället för att jonglera med skannade papper kan Navarro skicka ett kontrakt för signering med bara några klick. Körda filer lagras på ett organiserat sätt.

Med ett 30-tal kontrakt tecknade per månad, sparar BBoy City tid på att kommunicera med artister eller sökande. "Något som brukade ta dagar tar nu fem minuter", tillägger Navarro. – Det här är avgörande i vårt arbete. Om det tar för lång tid att underteckna ett dokument kan våra dansare tappa intresset för att delta i våra evenemang.”

Med ett enda, strukturerat utrymme för utbyte av filer kan BBoy Citys team samarbeta smidigt med kollegor, partners och internationella avdelningar. Omedelbara meddelanden om slutförda uppgifter eller uppladdade filer håller alla intressenter synkroniserade. "Det känns som att alla är på väg ner, även om de är halvvägs över världen. Filer, innehåll och pappersarbete delas direkt. Inga mellanhänder, inga förseningar”, tillägger Navarro.

Med detta strömlinjeformade samarbete har BBoy City utökat sin globala räckvidd – med evenemang som ger ett säkert utrymme för ungdomar att göra breakdance utan rädsla för diskriminering. Deras kapitel ansluter nu till unga människor i Europa, Asien och Sydamerika. "Sedan vi var med i OS kommer breaking bara att bli större, och vi kommer att behöva Dropbox för att hantera mer komplex logistik och organisera mer innehåll," avslutar Navarro. "Det kommer att hjälpa oss att skapa möjligheter för barn att få riktning, resa världen runt och vända sina utmaningar till framgångar."