Elbphil-harmonie och Laeiszhalle förenklar delning och signaturer med Dropbox och Dropbox Sign

Bakgrund

På Elbphilharmonie och Laeiszhalle, två av Hamburgs mest prestigefyllda kulturinstitutioner, är ingen kväll den andra lik. Med upp till fem konserter om dagen, med allt från världsberömda solister till nya ensembler, för varje show med sig en ny våg av material: artistavtal, programanteckningar, marknadsföringsmaterial, tekniska hjälpmedel och sista minuten-uppdateringar.

Team hoppar mellan projekt i full fart. Och med så många rörliga delar är det oförhandlingsbart att hålla sig i linje.

Utmaning: att balansera användarvänlighet och säkerhet

Från dag ett satte sig Elbphilharmonie- och Laeiszhalle-teamet in för att skapa ett rent och välorganiserat system för att lagra och dela tillgångar. Men med så många inblandade personer, från intern personal till frilansande samarbetspartners och designbyråer, var det nödvändigt att hitta rätt balans. Enkel nog för vem som helst att använda, men ändå tillräckligt säker och pålitlig för att skydda varumärkesintegritet och känslig information.

”Vi arbetar med en mycket mångfaldig grupp av externa partners, många med kreativ bakgrund.” De kommer inte att lägga tid på att lära sig komplexa system”, säger Melanie Kämpermann, chef för marknadsföring, kommunikation och försäljning på Elbphilharmonie och Laeiszhalle.

Det innebar att utesluta allt som var alltför företagsmässigt eller komplicerat. Det krävde också att man noggrant tänkte igenom behörigheter: Vem skulle se vad, hur filer skulle skickas mellan team, hur man undviker versionsförvirring när föreställningar roteras in och ut, och hur man eliminerar de förseningar som orsakas av att manuellt skapa och signera kontrakt med artister, agenturer och partners runt om i världen.

Lösning: en struktur som fungerar för alla

Teamet använde Dropbox medan Elbphilharmonie fortfarande var under uppbyggnad, med Dropbox som direkt support för utrullningen så att de kunde komma igång snabbt. ”Om något gick fel eller om en fråga dök upp fick vi svar direkt.” Supporten var snabb och effektiv. Det gjorde verkligen skillnad”, säger Ingo Främbs, biträdande IT-chef på Elbphilharmonie och Laeiszhalle. "Idag har vi 260 Dropbox-användare."

En annan viktig faktor i valet av Dropbox var dess användarvänlighet för kreativa partners. ”Mappstrukturen i Dropbox speglar vad folk är vana vid på sina egna datorer”, säger Främbs. ”De flesta av våra partners använder redan Dropbox, så det finns inget att förklara.” De kan hoppa in direkt.”

Mellan de två konsertsalarna lagras nästan 200 terabyte innehåll i ett strukturerat mappsystem som uppfyller europeiska och tyska dataskyddsföreskrifter – allt från marknadsföringsmaterial och presskit till kontrakt och produktionsfiler. ”Säkerhet var den främsta anledningen till att vi valde Dropbox.” Den första stora milstolpen var när Dropbox flyttade sina datacenter till Europa, förklarar Främbs.

Personal delar åtkomst med externa partners via enkla länkar, oavsett om det är en enskild tillgång eller en hel mapp. Och om det någonsin uppstår förvirring, som två personer som redigerar samma fil, hjälper versionshistoriken teamet att se exakt vad som ändrades och när, så att de snabbt kan lösa det och hålla sig på rätt spår.

Teamet använder även Dropbox Replay för att hantera videorecensioner. Och med Sign signeras kontrakt digitalt och lagras automatiskt i samma system, vilket gör att allt är spårbart och samlat på ett ställe.

Resultat: tydlighet, flexibilitet och kontroll för ett snabbt rörligt team

Med en tydlig mappstruktur är filer lätta att hitta. Istället för att skicka bilagor eller gräva igenom inkorgar vet alla var de ska leta, så samarbetet med externa team är sömlöst. Delning är också säkrare. Team kan bevilja åtkomst till specifikt innehåll utan att exponera något annat.

Plattformens flexibilitet hjälper också. Personalen kan bestämma vilka dokument som ska sparas i molnet och vilka som ska göras tillgängliga offline för enkel åtkomst när de arbetar på distans, reser eller byter arbetsplats. ”När en konsertsäsong är över ställer jag in de mapparna till 'endast online' för att spara utrymme på min lokala hårddisk”, förklarar Kämpermann. "På så sätt blir min enhet inte rörig eller får slut på utrymme." Men samtidigt, även när jag arbetar offline, kan jag öppna viktiga filer på min enhet – oavsett om jag är hemma, på tåget eller när jag träffar våra partners.”

Sign hjälper personal att snabbt samla in underskrifter från ledning, konstnärer och samarbetspartners med betydligt mindre fram och tillbaka. Tidigare var blanketter tvungna att skrivas ut, signeras för hand, skannas och ibland skickas med internpost, där de lätt kunde försvinna. ”Nu är alla våra dokument spårbara”, säger Främbs. "Ingenting går förlorat." Du vet alltid exakt var ett dokument finns, vem som har skrivit under det och vem som inte har det.”

Replay snabbar också upp videogranskningar och förenklar samarbete. Med ramspecifika kommentarer på samma fil är feedback lättare att ge och förstå, så redigeringar blir klara på färre omgångar.

Med Dropbox behövde Elbphilharmonie- och Laeiszhalle-teamet inga större investeringar i hårdvara, kylsystem eller dedikerat utrymme – investeringar som de flesta kulturinstitutioner inte hade råd med. För ett team som hanterar hundratals terabyte förenklar Dropbox inte bara samarbetet. Det är ekonomiskt vettigt.