Bakgrund

Heck är en komplett leverantör av premiumprodukter inom produktion, post- och animationsdesign. Med ett helt distansteam är varje projekts framgång beroende av snabba och pålitliga molnplattformar.

Inledningsvis använde Heck Google Drive för att hantera dokument och stora produktionsfiler. Men allt eftersom företaget växte blev det tydligt att de behövde en mer omfattande lösning.

Utmaning: att rensa det kreativa arbetsflödet

Friktionen med Drive var påtaglig. Uppladdningar och nedladdningar av råvideofilmer stannade rutinmässigt av, och tusentals tillgångar staplades upp i köer.

”Vi flyttar terabyte i veckan”, säger Phillip Goodwin, Hecks grundare och VD. "Mappar skulle säga att de var synkroniserade när de inte var det." Filer försvann, och om en mapp försvann stoppas hela projektet.”

Heck-teamet använde sig av lösningar, som att arbeta via webbläsare eller fysiskt skicka filmmaterial för att undvika molnförseningar. Även om dessa tillfälliga korrigeringar var effektiva, ledde de till missade deadlines, förvirring bland kunderna och öppnade dörren för säkerhetsrisker. 

Granskningscyklerna var lika osammanhängande och krävde verktyg från tredje part som kopplade bort feedback från källfilerna. Samtidigt gjorde den stora volymen av tillgångar det tidskrävande att hitta filer.  

”Det var komplicerat, skört, och vi lade alldeles för mycket tid på att försöka få verktygen att fungera istället för att göra videor”, förklarar Goodwin. "När man inte hittar saker snabbt börjar kunderna undra om man är organiserad." Inom kreativa tjänster påverkar det förtroendet.”

Lösning: ett enhetligt system för optimering av arbetsflöden på distans

Som frilansare hade Goodwin framgångsrikt använt Dropbox i flera år. Han visste att det fungerade och undrade om det kunde skalas upp för att lösa Hecks problem med fjärrarbetsflöden.

Efter det första projektet var det tydligt att Dropbox hade den hastighet och tillförlitlighet som Heck behövde.

"Från första testet bara fungerade det", säger Goodwin. "Vi flyttade hela företaget och har aldrig ångrat oss."

Efter flytten föll allt på plats. Heck arbetar med talanger i fler än 30 länder och anlitar ofta dussintals samarbetspartners för ett enda projekt. Dropbox behörighetsverktyg säkerställer säker onboarding och problemfri åtkomst till filer, oavsett var folk arbetar.

Teamet implementerade snart en AI-lagkamrat, Dropbox Dash, för att koppla samman alla sina appar som Slack, Gmail och Notion på ett och samma ställe. Det levererade en välbehövlig enhetlig sökfunktionsupplevelse över hela deras kreativa arbetsflöde och projektkalendrar.

”Med Dash tar sökningar några sekunder”, säger Goodwin. ”Jag sökte på 'Golden Gate Bridge' och fick omedelbart exakt den fil vi behövde bland tusentals.” Dash visste vad jag menade innan jag gjorde det.”

Teamet införde även smarta, delbara innehållshubbar, kallade Buntar, för att skapa moodboards, pitchdecks och leveranspaket. "Det är som att ha en smidig och kreativ presentation inbyggd", säger Goodwin.

För recensioner använder Heck nu Dropbox Replay. Detta verktyg för samarbetsinriktad granskning och godkännande ansluts direkt till Dropbox-mappar, vilket gör att teamet enkelt kan utbyta filer med artister och smidigt samla in feedback från kunder. Och eftersom allt finns på ett ställe kan Hecks team hoppa in i nästa omgång av revisioner utan att behöva vänta.

Resultat: skalning för att stödja globalt arbete

Med sina processer stabiliserade kunde Heck sluta felsöka och börja fokusera på tillväxt.

Dropbox bevisade sitt värde under en av Hecks största och mest komplexa kampanjer hittills: ett projekt med flera videor och fler än 300 leveranser i 30 länder och 17 språk. ”Dropbox höll alla synkroniserade och klientorienterade.” Det var enormt, säger Goodwin. Det hjälpte dem att uppnå det effektiviserade arbetsflöde de alltid velat ha och samtidigt leverera en bättre kundupplevelse.

Viktigast av allt, Dropbox lät teamet göra det de gör bäst: skapa arbete som kunderna älskar. ”Dropbox håller vårt distansteam uppkopplat, organiserat och snabbt”, säger Goodwin. "Det är allt."