Huish Outdoors sparar timmar på att hitta dokument med Dropbox Dash
Det tog många timmar att söka efter filer och dokument som var utspridda över Huishs många verktyg. Med Dropbox Dash söker Huishs team i alla anslutna appar med ett enda ord eller nummer, vilket sparar timmar.
"Dropbox Dash sparar mig timmar som annars skulle läggas på att genomsöka miljontals mappar i olika system."
Använda produkter
Dropbox, Dash
Bransch
Tillverkning
Storlek
250–999
Plats
Salt Lake City, UT
Problemet: Fragmenterad information bromsade Huish produktionstakt
Stan Ferguson, IT-chef på Huish Outdoors, har arbetat med några av de största företagen i världen under hela sin IT-karriär, och hans erfarenheter har bidragit med en viktig insikt: filer som inte är organiserade är ett utbrett problem för de flesta företag idag.
Denna utmaning var särskilt tydlig hos Huish, ett internationellt företag som specialiserat sig på tillverkning av dykutrustning. "Vi har 250 anställda utspridda över Italien, Vietnam, Kanada och USA, och de har alla sina egna metoder för att spara och organisera data, vilket kan bli rörigt," förklarar Stan.
Men anställda lagrade inte bara information på olika sätt, de lagrade den också i en rad olika verktyg: SharePoint, One Drive, Outlook, Dropbox och mycket mer. Denna fragmentering innebar att medarbetare måste söka igenom varje verktyg individuellt – ibland i timmar – för att hitta den exakta information de letade efter.
Huish Outdoors ville ha ett bättre sätt att få fram den information som deras medarbetare behövde, när de behövde den, så att sökandet efter information inte bromsade upp viktigare uppgifter i verksamheten.
Ett alternativ var att överföra all information hos Huish till ett enda lagringsverktyg, men det skulle ha påkallat tidskrävande datamigreringar och omskolning av personal i nya verktyg och processer.
Men då upptäckte Stan Dropbox Dash.
"Dropbox Dash sparar mig och mina team värdefull tid och arbete genom att göra information tillgänglig på ett snabbare och enklare sätt. Alla avdelningar, från IT till Teknik till Ekonomi, upplever att arbetet blir enklare och mer produktivt."
Lösning: Dropbox Dash hjälper Huish att söka alla anslutna appar på en och samma gång
Med Dropbox Dash universella sökfunktioner kan Stan och anställda nu söka efter den information de behöver på alla Huishs uppkopplade plattformar – Dropbox, OneDrive, Outlook – från en enda sökruta.
"Vi kan söka efter namn, kontonummer, ett ord i brödtexten i ett e-postmeddelande – nästan vad som helst, och hitta det vi behöver från en sökning med Dash", förklarar Stan. "Dropbox Dash är det bästa verktyget jag har sett när det gäller att hitta data i e-postmeddelanden."
Att göra all Huishs information tillgänglig på detta sätt har haft en djupgående inverkan på hur snabbt Stan kan utföra sitt jobb. Innan Dash var aktuellt, behövde Stan bläddra igenom otaliga e-postmeddelanden och filsystem i hopp om att hitta den fil han arbetade på för flera år sedan, och som han inte kunde komma ihåg exakt vilken plattform denna fil var lagrad på.
Nu kan Stan enkelt, med bara ett namn eller ett telefonnummer, hämta en projektfil i OneDrive, en konversation i Outlook eller ett kontrakt från Dropbox. Han kan dessutom filtrera efter plattform om han redan har en uppfattning om var ett dokument finns.
"Dropbox Dash sparar mig timmar som annars skulle läggas på att genomsöka miljontals mappar i olika system", säger Stan.
Dropbox Dash har också expanderat över hela organisationen, där både teamen inom teknik och redovisning har effektiviserat sitt arbetssätt.
När Huishs teknikteam skapar 3D-diagram för olika typer av dykutrustning måste de hitta specifika artikelnummer. Genom att använda Dropbox Dash för att söka igenom hela databaser får de hjälp med att hitta exakt vad de behöver med bara ett namn eller ett ord, vilket avsevärt påskyndar deras arbete.
Huishs redovisningsteam ser liknande resultat. Dropbox Dash innebär att de kan söka bland all sin organisationsinformation efter kontonummer för att hitta fakturor som måste betalas, utan att behöva gå igenom miljontals mappar eller e-postmeddelanden. "Tidigare var redovisningsteamets data inte särskilt organiserade, men Dropbox Dash ser till att samla in all information de behöver så att de kan få mer gjort på kortare tid", säger Stan.
När Stan först funderade på Dropbox Dash var hans prioritet att upprätthålla sekretess och säkerhet i hela organisationen. Eftersom Huish redan var Dropbox-kund, tillämpade Dash helt enkelt samma skyddsåtgärder med strikta kontroller. Om en medarbetare till exempel inte har åtkomst till en fil, kommer den filen att visas tom när de söker igenom Dropbox Dash.
Även om Stan och hans team mest använder Dropbox Dash för att söka efter filer, använder de också AI-svarsfunktionen för att generera sammanfattningar av projekt. För Stan fungerar dessa sammanfattningar som tidsbesparare när han behöver fräscha upp gamla projekt.
Huish-teamet använder också Stacks-funktionen för att gruppera mappar och webbplatslänkar från olika verktyg på ett och samma ställe, vilket gör det lättare att dela flera filer samtidigt vid samarbete i projekt.
I takt med att Stan och hans team fortsätter att bygga ut företagets organisatoriska infrastruktur, inklusive ett kontaktcenter, är han övertygad om att Dropbox Dash kommer att göra medarbetarna mer effektiva och förbättra den övergripande verksamheten. "Dropbox Dash sparar mig och mina team värdefull tid och arbete genom att göra information tillgänglig på ett snabbare och enklare sätt. Det underlättar allas arbete och ökar produktiviteten.” säger Stan
.
Resultatet: Dropbox Dash sparar tid och förenklar information för Huish
Minskad söktid
Med hjälp av universalsökning i Dash, hittar Huish dokument över hela sitt fillagringsutrymme och informationsappar på några sekunder från ett enda, lättanvänt gränssnitt.
Användningsfall i verksamheten
Team i Huishs verksamhet hittar applikationer för snabbare sökning i deras dagliga arbete, från IT till teknik och redovisning.
Säkerhet och sekretesskontroller på Dropbox-nivå
Dropbox Dash upprätthåller samma säkerhetsprotokoll som Dropbox, så att du kan vara säker på att all din information är skyddad och endast tillgänglig för rätt parter.
"Dropbox Dash är det bästa verktyget jag har sett när det gäller att hitta data i e-postmeddelanden."
Stan FergusonIT-chef på Huish Outdoors