Så hjälper Dropbox Australiens första dedikerade pre-seed-fond att vinna stort
Co Ventures har byggt ett system som gör det möjligt för dem att skicka och spåra konfidentiell information, skriva kontrakt med potentiella investerare och upprätthålla en robust historisk databas.
”DocSend och Sign passar perfekt för våra arbetsflöden och gör det möjligt för oss att vara mer effektiva, att säkert kunna skicka information som vi annars inte skulle känna oss bekväma med att dela och att sluta avtal med investerare.”
Använda produkter
Bransch
Finansiella tjänster
Storlek
2–249
Plats
Sydney, Australien
Utmaning: Konfidentiell information, många investerare – ett stort problem
Co Ventures står med entreprenörer och grundare på den ena sidan och investerare på den andra. Som ett resultat behövde grundaren Maxine Minter och hennes team sätt att dela konfidentiell information som finansiella prognoser, produktfärdplaner och marknadsfakta. De behövde veta att rätt personer hade åtkomst till företagets data och att fel personer inte hade det, samtidigt som de behövde hålla reda på dokumenten. Med 14 riskkapitalpartners och ett stort community av kommanditdelägare som gör 30 investeringar från en enda fond ”finns det en enorm mängd material som cirkulerar hela tiden”, säger Maxine Minter. ”Att begränsa innehållsrisker och möjligheten att dela känslig information är väldigt högt prioriterat för oss”.
Signera enkelt
Co Ventures behövde även juridiskt bindande signaturer, kunna spåra vem som signerat, vem som fortfarande behövde signera och vem som hade sett dokumentet i fråga. I riskkapitalets värld kan snabbhet och effektivitet vara avgörande för om man får investera i nästa enhörningsföretag eller missar chansen. Det kan därför vara värt miljoner att ha ett enkelt och snabbt sätt att se utestående signaturer.
Med så många dokument som ständigt cirkulerar skulle ett system som automatiskt kategoriserar och arkiverar färdiga dokument till rätt plats i Co Ventures moln minimera rutinarbete, förebygga versionshanteringsproblem och upprätthålla en organiserad och säker databas.
”Investering handlar så mycket om förtroende, eller hur? Att ha ett sätt att skicka dokument säkert och spåra vem som ser dem hjälper till att bygga och bibehålla det viktiga förtroendet.”
Lösning: DocSend-, Sign- och GSuite-integreringar håller Co Ventures samordnat
DocSend-, Sign- och Dropbox GSuite-integreringar bakas in i Co Ventures dagliga arbetsflöde och underlättar ett effektivare flöde av känsliga dokument.
DocSend används framför allt under insamlingsprocessen men även när material ska delas med riskkapitalpartners. Det gör det möjligt för Co Ventures att hantera material, ange utgångsdatum och förvara information i lämpliga silor. Med DocSend kan Maxine Minter och hennes personal vara säkra på att konfidentiella dokument inte delas öppet eller av misstag. De skapar också mallar och använder länkar för att effektivisera processer, spara tid och energi samt undvika huvudvärk. ”DocSend är ett sätt för oss att professionellt skicka material till partners och potentiella partners som enkelt kan lagras och hanteras i vår enhet”, säger Maxine Minter.
Sign räddar dagen
Sign handlar om att få till det där avtalet. ”Det är säkert”, säger Maxine Minter. ”Det är enkelt att delegera. Det är verkligen bra att inte behöva administrera vem som har skrivit på, vem som inte har gjort det och vem som fortfarande drar ut på tiden.” Co Ventures-teamet har etablerat arbetsflöden som beskriver vad man ska göra när en riskkapitalpartner inte har signerat ett dokument efter en viss tid, vilket effektiviserar uppföljningsprocessen.
Co Ventures har hundratals arbetsflöden varje dag i Notion, Canva, Zoom och i många andra applikationer. Med Dropbox GSuite-integreringen kan dessa arbetsflöden spåras, förenklas och underhållas. ”Till exempel när ett kontrakt kommer från GSuite till Sign”, säger Maxine Minter. ”När det väl har signerats flyttas det automatiskt tillbaka till GSuite. Det är så enkelt.”
Resultat: Vinna investerare och sluta avtal på ett enkelt sätt
Dropbox produktsortiment har hjälpt Maxine Minter och Co Venture att avsluta sin senaste runda. ”De spelar en ganska central roll”, säger grundaren. ”De gör precis det de ska, det vill säga att de är så enkla att använda att jag inte behöver tänka på dem särskilt mycket. Jag lägger ingen tid på att våndas över funktionerna. De bara fungerar.”
Det är ovärderligt att kunna skicka information till en kund som tidigare bara hade delats muntligt. Detsamma gäller de detaljerade analyserna, som gör det möjligt för Maxine Minter och hennes team att skräddarsy konversationer och presentationer inför uppföljningar. Om de potentiella investerarna bara har ägnat någon minut åt att titta på Co Ventures fondstrategi vet Maxine Minter att hon först måste ge en mer övergripande bild. Men om de har lagt mycket tid på att titta på dokumenten kan hon snabbare gå in på detaljer.
Att sluta avtal går också snabbare och effektivare. Efter ett samtal, eller till och med under tiden, kan Maxine Minter plocka fram standardmallen för partneravtal, lägga till några viktiga detaljer och vänta på att det signerade dokument ska komma tillbaka. Ännu ett avtal signerat, förseglat, levererat och automatiskt arkiverat på rätt plats.
”Eftersom vi använder DocSend delar vi material som vi inte hade delat om vi bara använt PDF eller en länk till Google Drive. Att vara säker på att informationen är i trygga händer gör att vi kan arbeta effektivare.”
Maxine MinterGrundare av och komplementär på Co Ventures och Co Lab