Seihou Kensetsu Co., Ltd. bygger "lådor" för informationsdelning

Utmaning: inkonsekvent dokumentation kostar tid och pengar

Seihou Kensetsu Co., Ltd. har en lång erfarenhet av byggnadsarbeten i Ise City of Mie Prefecture, inklusive många offentliga arbeten. Företaget utvecklar sin verksamhet inom de två pelarna anläggning och bygg. De är särskilt skickliga i samriskprojekt inom anläggningsområdet, med ett tiotal projekt i drift vid varje given tidpunkt.

Att underlätta utbyte av dokument med byggkunder och underentreprenörer är väsentligt för att säkerställa att processer på plats fortskrider smidigt. Men Seihou Kensetsu ställdes inför vissa utmaningar relaterade till detta tidigare. På anläggnings- och byggarbetsplatser utarbetas ett dokument som kallas ”byggmötesbok”. Den beskriver utförligt förfrågningar från kunden, det arbete som ska utföras och eventuella ändringar som behöver göras. För att arbetet ska kunna fortsätta kontrollerar varje inblandat företag och entreprenör boken, så om den är ofullständig kommer arbetet att försenas för bekräftelse och rättelse, vilket påverkar den totala byggtiden.

"Inkonsekvensen i fullständigheten i byggmötesböckerna mellan erfarna och yngre anställda var en källa till oro för oss. Eftersom miljoner eller tiotals miljoner yen kommer att spenderas baserat på detta dokument, är det absolut nödvändigt att se till att det inte finns några saknade eller ofullständiga detaljer. För att förhindra förseningar orsakade av omarbetning var det nödvändigt för oss att standardisera dokumentationen på en hög nivå”, förklarar Masaaki Nishiyama.

På den tiden skapade och lagrade varje person som ansvarade för byggmötesböckerna dem på sin egen dator, och detta var en faktor som gjorde böckerna för "personliga". Vad de behöver var ett sätt att dela tidigare dokument över hela företaget så att nya medarbetare kan lära sig att skapa dem och använda de rätta exemplen. Med detta i åtanke började företaget överväga ett system.

Lösning: dela kollektiv kunskap på en plattform

– Platsavdelningen tar initiativ till att överväga och välja vilka IT-lösningar som ska användas. Vi, General Affairs Department, är ansvariga för att föreslå effektiva lösningar och stödja deras implementering”, säger Kazuyuki Nishiguchi. Företaget använde denna metod i sin undersökning.

När företaget bestämde lösningen föreställde sig "lådor". Om tidigare byggmötesböcker förvaras i en låda kan vem som helst fritt dra fram dem för att kontrollera rätt format närhelst de vill titta i dem. De trodde att de kunde omvandla företagets befintliga kunnande till en delad företagstillgång.

"Dessutom, när yngre anställda förbereder dokument, kan de känna sig obekväma att be sina upptagna seniorer om förtydligande. Vi trodde att lådor skulle eliminera sådana bekymmer”, säger Nishiyama.

Det var då han lärde sig om Dropbox från en IT-partner. Mr. Nishiyama visste att Dropbox kunde arbeta för dem så snart den här partnern beskrev det för honom.

”Först hade vi inte tänkt på att använda molnlagring, men vi kände att molnet, som kan nås var som helst, passade bra för vår verksamhet, eftersom de flesta av våra anställda är ute på arbetsplatser. Det är bekvämt att kunna se dokument på din smartphone när du är på resande fot och ladda upp dokument som skapats på platskontoret”, förklarar Mr. Nishiyama.

En annan fördel med molnet är att du även kan göra din verksamhet papperslös. Tidigare skrev exempelvis företagets arbetsledare ut ritningar och tog med dem till arbetsplatsen. Nu, om alla nödvändiga filer lagras i en Dropbox-mapp och kontrolleras på surfplattor och smartphones istället, kan mängden tryckt material minskas avsevärt. Företaget ansåg att detta också skulle minska belastningen på de anställda.

”Lösningen var ett omedelbart beslut, men implementeringen på plats tog lite tid. Det beror på att vi trodde att det skulle bli för mycket av en börda för våra anställda om vi plötsligt byter till ett nytt system”, säger Mr. Nishiguchi.

Efter att ha distribuerat konton till alla anställda gav General Affairs Department stöd så att varje anställd kunde bli bekant med Dropbox i sin egen takt, oavsett om de ville använda det helt eller bara delvis i sitt arbete.

Resultat: sparad tid vid förberedelse av dokument och fildelning

Seihou Kensetsu har skapat mappar i Dropbox för varje sida, där anställda kan lagra filer som ritningar och byggmötesböcker. Företaget anger inte strikta åtkomstprivilegier. Istället tillåts anställda kontrollera filer på andra arbetsplatser för att öka effektiviteten hos dessa "lådor". Många av de samhällsbyggnadsprojekt som företaget sköter är upphandlade av kommuner och statliga myndigheter. Det betyder att det finns strikta regler för alla inlämnade dokument. Även om skapandet av en byggmötesbok kräver en hög kompetensnivå, har antalet förfrågningar och revisioner relaterade till byggmötesböcker minskat sedan företaget började använda Dropbox.

"Resultatet är att alla, från veterananställda till de mest yngre, nu kan kontrollera dokumentens korrekta status och förbereda en byggmötesbok. Det är också lättare att be någon annan i företaget att göra korrigeringar när den ansvarige inte är tillgänglig omedelbart”, säger Mr. Nishiguchi.

Arbetet med att förbereda och revidera material och dokument har redan reducerats till cirka 10 timmar per månad. Företaget går också mot att bli papperslöst. I takt med att Dropbox har blivit mer utbredd inom företaget har antalet ärenden där ritningar och byggmötesböcker skrivs ut och burits runt minskat. Så arbetseffektiviteten har också förbättrats eftersom de senaste filerna alltid kan kontrolleras på en surfplatta.

”En byggmötesbok är en Word-fil på 20 till 30 sidor, och i vissa fall hålls mer än 200 möten på en enda arbetsplats. Ritningsdata och bilder tas också på plats, så hårddiskkapaciteten på våra datorer blev ibland överansträngd och trög, särskilt under senare hälften av byggtiden. Att adoptera Dropbox har också löst det problemet”, tillägger Nishiyama. 

Fildelning med personer utanför företaget har också blivit lättare. Detta beror på att du kan skapa en extern delad mapp på Dropbox och låta andra komma åt den. Till exempel har kommunikationen med underleverantörer tidigare skett genom att skicka e-postbilagor och begära bekräftelse. Nu används mappar för att göra saker enklare och för att säkerställa att de senaste uppgifterna alltid kan kontrolleras. För att ta emot en fil som någon har skapat behöver den bara laddas upp till en mapp. 

Från dess användning som en låda full av know-how och kunskap, till dess användning som en mer mångsidig fildelningsplattform: Dropbox kommer att fortsätta att stödja företagets verksamhet.