Det värsta har hänt – du har av misstag raderat din dator och förlorat alla dina viktiga filer. Vid det här laget vill du förmodligen inte höra att du borde ha haft ett system för säkerhetskopiering eller arkivering av data på plats.
Du kanske också undrar vad skillnaden är mellan en säkerhetskopia och ett arkiv. De är båda lagringsplatser för data, eller hur? Ja, ja. Men de tjänar olika syften och det finns några viktiga skillnader att göra. Enkelt uttryckt:
- En säkerhetskopia är en kopia av data som används för att återställa eller återskapa dessa data om de skulle skadas, förloras eller försvinna
- Ett arkiv är en förvaringsplats för långsiktig datalagring, vanligtvis används för att uppfylla krav på informationslagring och efterlevnadsstandarder.
Innan vi förklarar den bästa strategin för att skydda och lagra dina data vill vi förklara vad vi menar med ”säkerhetskopiering” och ”arkiv” mer detaljerat.
Vad är en ”säkerhetskopia” egentligen?
”Säkerhetskopiering” är att skapa en kopia (eller flera kopior) av en datakälla – till exempel ett dokument, en fil, en mapp eller ett helt system – så att dessa data kan återställas och återställas om de förloras, skadas eller korruptas.
Det är viktigt att säkerhetskopian existerar bredvid den primära datakällan – den ursprungliga filen eller mappen tas inte bort eller ersätts av säkerhetskopian.
Huvudmålet med en säkerhetskopia är att hjälpa dig att återställa dina filer till hur de var innan du förlorade dina data.
Säkerhetskopior kan skapas manuellt med metoder för lokal säkerhetskopiering, till exempel med hjälp av externa hårddiskar. Alternativt är en snabbare, säkrare och bekvämare lösning automatisk säkerhetskopiering till molnet.
I stället för att schemalägga säkerhetskopior med jämna mellanrum, säkerhetskopierar molntjänster som Dropbox Backup automatiskt dina filer när ändringar görs i originaldata – så det är helt problemfritt.
Då ska du använda säkerhetskopiering
Säkerhetskopior rekommenderas för både personliga och professionella filer – särskilt de som skulle vara oersättliga om de förlorades. En säkerhetskopieringsstrategi ger ett värdefullt skyddsnät och bör spela en viktig roll i alla planer för katastrofåterställning.
Helst bör du säkerhetskopiera hela datorn. Det finns dock vissa specifika fall där en säkerhetskopia skulle vara mest fördelaktig, nämligen:
- Filer som regelbundet revideras eller samarbetsprojekt där tidigare versioner av filer kan behöva återställas vid ett senare tillfälle, till exempel webbutvecklings- och videoredigeringsinnehåll
- Filer som redigeras på flera enheter, särskilt om de är länkade till säkerhetskopiering i molnet (i motsats till lokal säkerhetskopiering)
- När filsäkerheten är av största vikt – molnsäkerhetskopiering ger det bästa skyddet mot maskinvarufel, ransomware och IT-attacker
Om du vill säkerhetskopiera dina viktiga filer, foton, videor och annan data erbjuder Dropbox säker och enkel molnbaserad säkerhetskopiering av filer som håller allt i tryggt förvar.
...och vad menar du med ett "arkiv"?
Säkerhetskopior är mer aktiva utrymmen för data som uppdateras ofta, medan arkiv enbart är till för långsiktig lagring av data.
När en fil har arkiverats kan du radera originalet. Vanligtvis skickas endast data som inte behöver nås regelbundet till ett arkiv – som gamla avtal som innehåller känsliga uppgifter och register över finansiella transaktioner.
Arkiv är platser för att lagra historisk data, som dokument och filer som du inte behöver för det dagliga arbetet.
När man ska använda ett arkiv
Ett dataarkiv används för att lagra viktiga filer under lång tid. Dessa filer borde inte behöva ändras eller användas ofta.
Du kan använda ett arkiv för gammal data eller data som inte har använts nyligen. När du till exempel markerar ett projekt som slutfört kan data som skapats under projektet skickas till ett arkiv snarare än ett säkerhetskopieringssystem.
Detta frigör utrymme i ditt primära lagringssystem men låter dig också återställa dessa data om du behöver det.
Sammanfattningsvis låter ett dataarkiv dig:
- Visa efterlevnad av informationslagringspolicyer och efterlevnadsregler
- Skapa ett permanent register över viktig affärskommunikation, till exempel juridiska dokument och korrespondens
- Få tillgång till viktig historisk data som du kan behöva för att lösa tvister eller frågor om din affärsverksamhet, avtal, finansiella transaktioner etc.
Vad är det för skillnad på säkerhetskopiering och arkivering?
Säkerhetskopior och arkiv ger båda ett utrymme för att lagra data så att den kan återställas i framtiden – och det är ungefär allt för likheter.
Det finns flera skillnader mellan säkerhetskopior och arkiv, inklusive deras primära syften och hur de fungerar.
Säkerhetskopior
- Lämplig för kort- och långtidsförvaring
- Rekommenderas för filer och mappar som är aktiva, ständigt ändras och används regelbundet
- Hastighet är viktigt för snabba säkerhetskopieringar och snabb dataåterställning
- Skapar flera kopior av filer för att säkerställa att tidigare versioner kan återställas vid behov
- Används för att återställa och återskapa tidigare versioner av data efter att originalfilerna förlorats, skadats eller skrivits över
Arkiv
- Endast lämplig för lagring av data under en längre period
- Rekommenderas för filer och mappar som behöver behållas men inte behöver nås ofta
- Hastigheten är mindre viktig
- Använder vanligtvis bara en kopia av en fil, som inte kan ändras eller ändras när den har arkiverats
- Används för att hämta data som inte har ändrats sedan de ursprungligen lagrades in i arkivet
Så vad ska du välja?
Oavsett hur robust din nuvarande filhanteringsstrategi är, är det bästa sättet att skydda dina viktiga filer att ha en säkerhetskopieringslösning och ett arkiv på plats.
- Använd din säkerhetskopieringslösning för aktuella och aktiva data som behöver skydd mot oavsiktlig eller skadlig förlust, men som också måste kunna nås och/eller återställas snabbt
- Använd ditt arkiv för att på obestämd tid bevara filer som är viktiga för din affärsverksamhet och juridiska skyldigheter, och som behöver vara lätta att hämta – men som inte behöver vara tillgängliga hela tiden.
Genom att ha båda får du det mest robusta skyddet för dina filer.
Dropbox Backup ger ett enkelt sätt att framtidssäkra dina filer. Dina filer, mappar och dokument kommer att vara säkra på ditt Dropbox-konto. Du kan öppna dem när och var du än behöver dem – även om det är flera år senare.
Dropbox Backup: Den perfekta lösningen för säkerhetskopiering och arkivering
Med Dropbox Backup är det enkelt att spara dina filer automatiskt i molnet, så att du snabbt kan återställa dem – oavsett vad som händer.
