Elbphil-harmonie และ Laeiszhalle ช่วยให้การแชร์และการลงลายเซ็นง่ายขึ้นด้วย Dropbox และ Dropbox Sign

ข้อมูลพื้นฐาน

ที่ Elbphilharmonie และ Laeiszhalle สองสถาบันทางวัฒนธรรมที่มีชื่อเสียงที่สุดของฮัมบูร์ก แต่ละคืนจะไม่เหมือนกันเลย ด้วยจำนวนคอนเสิร์ตมากถึงห้าครั้งต่อวัน ซึ่งมีทั้งศิลปินเดี่ยวระดับโลกไปจนถึงวงดนตรีหน้าใหม่ การแสดงแต่ละครั้งจึงนำมาซึ่งเอกสารใหม่ๆ มากมาย เช่น ข้อตกลงกับศิลปิน รายละเอียดโปรแกรม เอกสารทางการตลาด ข้อกำหนดทางเทคนิค และการอัปเดตในนาทีสุดท้าย

ทีมงานสลับไปมาระหว่างโครงการต่างๆ ด้วยความรวดเร็วเต็มที่ และด้วยองค์ประกอบที่เคลื่อนไหวมากมายเช่นนี้ การรักษาความสอดคล้องจึงเป็นสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้

ความท้าทาย: การสร้างสมดุลระหว่างความสะดวกในการใช้งานและความปลอดภัย

ตั้งแต่วันแรก ทีมงานของ Elbphilharmonie และ Laeiszhalle ตั้งเป้าหมายที่จะสร้างระบบที่สะอาดตาและเป็นระเบียบเรียบร้อยสำหรับการจัดเก็บและแบ่งปันทรัพย์สิน แต่เนื่องจากมีผู้เกี่ยวข้องจำนวนมาก ตั้งแต่พนักงานภายในบริษัทไปจนถึงผู้ร่วมงานอิสระและบริษัทออกแบบ จึงจำเป็นต้องหาจุดสมดุลที่เหมาะสม ใช้งานง่ายพอที่ทุกคนจะใช้ได้ แต่ก็มีความปลอดภัยและน่าเชื่อถือเพียงพอที่จะปกป้องภาพลักษณ์ของแบรนด์และข้อมูลสำคัญ

“เราทำงานร่วมกับพันธมิตรภายนอกที่หลากหลายกลุ่ม โดยส่วนใหญ่มาจากสายงานสร้างสรรค์” “พวกเขาจะไม่เสียเวลาไปกับการเรียนรู้ระบบที่ซับซ้อน” เมลานี แคมเปอร์มันน์ หัวหน้าฝ่ายการตลาด การสื่อสาร และการขายของ Elbphilharmonie และ Laeiszhalle กล่าว

นั่นหมายถึงการตัดสิ่งที่เป็นองค์กรมากเกินไปหรือซับซ้อนเกินไปออกไป นอกจากนี้ยังต้องพิจารณาเรื่องสิทธิ์การเข้าถึงอย่างรอบคอบด้วย เช่น ใครควรเห็นอะไรบ้าง วิธีการส่งต่อไฟล์ระหว่างทีม วิธีป้องกันความสับสนเรื่องเวอร์ชันเมื่อมีการหมุนเวียนรายการ และวิธีขจัดความล่าช้าที่เกิดจากการสร้างและลงนามในสัญญาด้วยตนเองกับศิลปิน เอเจนซี่ และพันธมิตรทั่วโลก

แนวทางแก้ไข: โครงสร้างที่ใช้งานได้สำหรับทุกคน

ทีมงานได้นำ Dropbox มาใช้ในระหว่างที่ Elbphilharmonie ยังอยู่ระหว่างการก่อสร้าง โดย Dropbox ให้การสนับสนุนการใช้งานโดยตรง ทำให้พวกเขาสามารถเริ่มต้นใช้งานได้อย่างรวดเร็ว “หากมีอะไรผิดพลาดหรือมีข้อสงสัยเกิดขึ้น เราก็จะได้รับคำตอบทันที” การช่วยเหลือรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ “นั่นสร้างความแตกต่างอย่างแท้จริง” อิงโก แฟรมบ์ส รองหัวหน้าฝ่ายไอทีของเอลบ์ฟิลฮาร์โมนีและลาอิสฮัลเล กล่าว “ปัจจุบัน เรามีผู้ใช้งาน Dropbox จำนวน 260 ราย”

ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งในการเลือก Dropbox คือความง่ายในการใช้งานสำหรับพาร์ทเนอร์ด้านงานสร้างสรรค์ Främbs กล่าวว่า "โครงสร้างโฟลเดอร์ใน Dropbox นั้นคล้ายคลึงกับสิ่งที่ผู้คนคุ้นเคยบนคอมพิวเตอร์ของตนเอง" “พันธมิตรของเราส่วนใหญ่ใช้ Dropbox อยู่แล้ว ดังนั้นจึงไม่มีอะไรต้องอธิบายเพิ่มเติม” พวกเขาสามารถเริ่มลงมือทำได้ทันที”

ระหว่างห้องแสดงคอนเสิร์ตทั้งสองแห่ง มีเนื้อหาเกือบ 200 เทราไบต์ถูกจัดเก็บไว้ในระบบโฟลเดอร์ที่มีโครงสร้าง ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดด้านข้อมูลของยุโรปและเยอรมนี ครอบคลุมตั้งแต่เอกสารทางการตลาดและชุดข้อมูลสำหรับสื่อมวลชน ไปจนถึงสัญญาและไฟล์การผลิต “ความปลอดภัยเป็นเหตุผลหลักที่เราเลือกใช้ Dropbox” “ก้าวสำคัญครั้งแรกคือตอนที่ Dropbox ย้ายศูนย์ข้อมูลมายังยุโรป” Främbs อธิบาย

พนักงานสามารถแชร์สิทธิ์การเข้าถึงกับพันธมิตรภายนอกได้โดยใช้ลิงก์ง่ายๆ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เดียวหรือทั้งโฟลเดอร์ก็ตาม และหากเกิดความสับสนขึ้น เช่น มีคนสองคนแก้ไขไฟล์เดียวกัน ประวัติเวอร์ชันจะช่วยให้ทีมเห็นได้อย่างชัดเจนว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างและเมื่อใด เพื่อให้พวกเขาสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วและทำงานได้อย่างราบรื่น

นอกจากนี้ ทีมงานยังใช้ Dropbox Replay ในการจัดการรีวิววิดีโอด้วย และด้วย Sign สัญญาจะถูกลงนามแบบดิจิทัลและจัดเก็บโดยอัตโนมัติในระบบเดียวกัน ทำให้ทุกอย่างสามารถตรวจสอบได้และอยู่ในที่เดียวกัน

ผลลัพธ์: ความชัดเจน ความยืดหยุ่น และการควบคุมสำหรับทีมที่เคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว

โครงสร้างโฟลเดอร์ที่ชัดเจนช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้ง่าย แทนที่จะต้องส่งไฟล์แนบหรือค้นหาในกล่องจดหมาย ทุกคนรู้ว่าจะต้องดูที่ไหน ทำให้การทำงานร่วมกับทีมภายนอกเป็นไปอย่างราบรื่น การแชร์ไฟล์ยังมีความปลอดภัยมากกว่าด้วย ทีมสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาเฉพาะเจาะจงได้โดยไม่ต้องเปิดเผยข้อมูลอื่นใด

ความยืดหยุ่นของแพลตฟอร์มก็เป็นอีกปัจจัยสำคัญเช่นกัน พนักงานสามารถตัดสินใจได้ว่าจะเก็บเอกสารใดไว้ในระบบคลาวด์ และจะนำเอกสารใดมาใช้งานแบบออฟไลน์เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายเมื่อทำงานจากระยะไกล เดินทาง หรือเปลี่ยนสถานที่ทำงาน “เมื่อฤดูกาลคอนเสิร์ตจบลงแล้ว ผมจะตั้งค่าโฟลเดอร์เหล่านั้นเป็น 'ออนไลน์เท่านั้น' เพื่อประหยัดพื้นที่ในฮาร์ดไดรฟ์ของผม” แคมเปอร์มันน์อธิบาย “ด้วยวิธีนี้ อุปกรณ์ของฉันจะไม่รกหรือพื้นที่เต็ม” แต่ในขณะเดียวกัน แม้ว่าผมจะทำงานแบบออฟไลน์ ผมก็ยังสามารถเปิดไฟล์สำคัญบนอุปกรณ์ของผมได้ ไม่ว่าผมจะอยู่ที่บ้าน บนรถไฟ หรือกำลังประชุมกับพันธมิตรของเราก็ตาม”

Sign ช่วยให้เจ้าหน้าที่รวบรวมลายเซ็นจากผู้บริหาร ศิลปิน และผู้ร่วมงานได้อย่างรวดเร็วและลดขั้นตอนการส่งไปมาหลายรอบ เมื่อก่อนต้องพิมพ์แบบฟอร์ม เซ็นชื่อด้วยลายมือ สแกน และบางครั้งก็ส่งผ่านทางไปรษณีย์ภายใน ซึ่งอาจทำให้เอกสารสูญหายได้ง่าย “ตอนนี้เอกสารทั้งหมดของเราสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้แล้ว” ฟรามบ์กล่าว “ไม่มีอะไรสูญหาย” คุณจะรู้ได้อย่างแน่นอนว่าเอกสารอยู่ที่ไหน ใครลงนามแล้ว และใครยังไม่ได้ลงนาม”

ฟังก์ชันการเล่นซ้ำยังช่วยเร่งกระบวนการตรวจสอบวิดีโอและทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นอีกด้วย การใส่คำอธิบายเฉพาะเฟรมไว้ในไฟล์เดียวกันทำให้การให้ข้อเสนอแนะง่ายขึ้นและเข้าใจง่ายขึ้น ส่งผลให้การแก้ไขเสร็จสิ้นในจำนวนรอบที่น้อยลง

ด้วย Dropbox ทีมงานของ Elbphilharmonie และ Laeiszhalle ไม่จำเป็นต้องลงทุนจำนวนมากในด้านฮาร์ดแวร์ ระบบระบายความร้อน หรือพื้นที่เฉพาะ ซึ่งเป็นการลงทุนที่สถาบันทางวัฒนธรรมส่วนใหญ่ไม่สามารถจ่ายได้ สำหรับทีมที่จัดการข้อมูลหลายร้อยเทราไบต์ Dropbox ไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือช่วยให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นเท่านั้น มันสมเหตุสมผลในแง่การเงิน