Huish Outdoors ช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสารได้หลายชั่วโมงด้วย Dropbox Dash
การค้นหาไฟล์และเอกสารที่กระจายอยู่ในเครื่องมือต่างๆ มากมายที่ Huish ใช้อยู่นั้นกินเวลานานหลายชั่วโมง แต่เมื่อมี Dropbox Dash ทีมงานของ Huish สามารถค้นหาได้ในทุกแอปที่เชื่อมต่อจากคำหรือตัวเลขเดียว ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมง
“Dropbox Dash ช่วยผมประหยัดเวลาหลายชั่วโมง ซึ่งปกติแล้วต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาโฟลเดอร์นับล้านโฟลเดอร์ในระบบต่างๆ”
ผลิตภัณฑ์ที่ใช้
Dropbox, Dash
อุตสาหกรรม
การผลิต
ขนาด
250-999
ตำแหน่งที่ตั้ง
ซอลท์เลคซิตี้ ยูทาห์
ความท้าทาย: ข้อมูลที่อยู่กระจัดกระจายทำให้ Huish ดำเนินงานช้าลง
Stan Ferguson หัวหน้าฝ่ายไอทีของ Huish Outdoors เคยทำงานกับองค์กรที่ใหญ่ที่สุดในโลกมาหลายแห่งตลอดอาชีพด้านไอที และจากประสบการณ์ของเขา เขาได้เรียนรู้ว่า การจัดเก็บไฟล์อย่างไม่เป็นระเบียบนั้นเป็นปัญหาที่บริษัทส่วนใหญ่พบเจอกันอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน
ปัญหานี้ปรากฏอย่างเด่นชัดที่ Huish ซึ่งเป็นบริษัทระดับนานาชาติที่เชี่ยวชาญด้านการผลิตอุปกรณ์ดำน้ำ “เรามีพนักงาน 250 คนกระจายอยู่ในอิตาลี เวียดนาม แคนาดา และสหรัฐฯ และแต่ละสาขาต่างก็มีวิธีการบันทึกและจัดระเบียบข้อมูลของตนเอง ซึ่งอาจเกิดความยุ่งเหยิงได้” Stan อธิบาย
แต่พนักงานไม่เพียงแต่จะจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบที่แตกต่างกันเท่านั้น แต่ยังจัดเก็บข้อมูลไว้ในเครื่องมือที่แตกต่างกันอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็น SharePoint, One Drive, Outlook, Dropbox และอีกมากมาย วิธีการที่หลากหลายนี้ทำให้พนักงานต้องค้นหาในแต่ละเครื่องมือทีละรายการ ซึ่งบางครั้งใช้เวลานานหลายชั่วโมงกว่าจะพบข้อมูลที่ต้องการ
Huish Outdoors ต้องการวิธีที่ดีกว่าในการนำเสนอข้อมูลที่พนักงานต้องการในเวลาที่ต้องการ เพื่อที่จะไม่เสียเวลาค้นหาข้อมูลจนกระทบกับภารกิจทางธุรกิจที่สำคัญ
ทางเลือกหนึ่งคือการย้ายข้อมูลทั้งหมดของ Huish ไปยังเครื่องมือจัดเก็บข้อมูลเครื่องมือเดียว แต่วิธีนี้จะต้องใช้เวลานานในการย้ายข้อมูลและยังต้องฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับเครื่องมือและกระบวนการใหม่ๆ อีกด้วย
แต่แล้ว Stan ก็ค้นพบ Dropbox Dash
“Dropbox Dash ช่วยผมและทีมประหยัดแรงและเวลาอันมีค่าด้วยการทำให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้เร็วขึ้นและง่ายขึ้น” ช่วยให้ทุกคนทำงานได้ง่ายขึ้นและมีประสิทธิผลมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นงานด้านไอที วิศวกรรม หรือบัญชี”
โซลูชัน: Dropbox Dash ช่วยให้ Huish ค้นหาข้อมูลในทุกแอปที่เชื่อมต่อได้ในคราวเดียว
เพราะการค้นหาแบบครอบคลุม Dropbox Dash ตอนนี้ Stan และพนักงานจึงสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ในทุกแพลตฟอร์มที่ Huish เชื่อมต่อ ไม่ว่าจะเป็น Dropbox, OneDrive, Outlook จากกล่องการค้นหาเดียว
“เราสามารถค้นหาจากชื่อ หมายเลขบัญชี คำในเนื้อหาอีเมล หรืออะไรก็ได้ และพบสิ่งที่เราต้องการทั้งหมดได้จากการค้นหาของ Dash” Stan อธิบาย “Dropbox Dash เป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดที่ผมเคยเห็นมาสำหรับการค้นหาข้อมูลภายในอีเมล”
การค้นพบข้อมูลทั้งหมดของ Huish ในลักษณะนี้มีผลอย่างมากต่อความเร็วในการทำงานของ Stan ก่อนที่จะมี Dash หาก Stan เคยทำงานกับไฟล์เมื่อหลายปีก่อนและจำไม่ได้ว่าไฟล์นั้นถูกเก็บไว้ในแพลตฟอร์มใด เขาจะต้องเลื่อนดูอีเมลและระบบไฟล์จำนวนนับไม่ถ้วนเพื่อหวังว่าจะพบไฟล์นั้น
ตอนนี้ เพียงแค่ใช้ชื่อหรือหมายเลขโทรศัพท์ Stan ก็สามารถดึงไฟล์โปรเจ็กต์ใน OneDrive บทสนทนาใน Outlook หรือสัญญาจาก Dropbox ได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ เขายังสามารถกรองตามแพลตฟอร์มได้หากเขาทราบว่าเอกสารนั้นอยู่ที่ใด
“Dropbox Dash ช่วยผมประหยัดเวลาหลายชั่วโมง ซึ่งปกติแล้วผมต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาโฟลเดอร์นับล้านโฟลเดอร์ในระบบต่างๆ” Stan กล่าว
เราได้ขยายการใช้งาน Dropbox Dash ไปทั่วทั้งองค์กรด้วย โดยทั้งทีมวิศวกรรมและทีมบัญชีต่างก็ทำงานได้เร็วขึ้น
เมื่อทีมวิศวกรรมของ Huish สร้างไดอะแกรม 3 มิติสำหรับอุปกรณ์ดำน้ำประเภทต่างๆ พวกเขาจำเป็นต้องระบุหมายเลขชิ้นส่วนอย่างเฉพาะเจาะจง การใช้ Dropbox Dash เพื่อค้นหาฐานข้อมูลทั้งหมดช่วยให้พวกเขาพบสิ่งที่ต้องการได้อย่างถูกต้องโดยใช้เพียงชื่อหรือคำเดียว ช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้นอย่างมาก
ทีมบัญชีของ Huish ก็เห็นผลลัพธ์ที่คล้ายคลึงกัน Dropbox Dash ช่วยให้ทีมสามารถค้นหาหมายเลขบัญชีจากข้อมูลองค์กรทั้งหมดเพื่อหาใบแจ้งหนี้ที่ต้องชำระได้โดยไม่ต้องค้นหาในโฟลเดอร์หรืออีเมลนับล้านรายการ “ก่อนหน้านี้ ข้อมูลของทีมบัญชีไม่ได้เป็นระเบียบแบบนี้ แต่ Dropbox Dash ช่วยรวบรวมข้อมูลที่ต้องการทั้งหมดเข้าด้วยกัน เพื่อให้ทีมทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง” Stan กล่าว
ตอนแรกที่ Stan พิจารณาใช้ Dropbox Dash สิ่งที่เขากังวลเป็นหลักคือการรักษาความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยทั่วทั้งองค์กร เนื่องจาก Huish เป็นลูกค้า Dropbox อยู่แล้ว Dash จึงใช้มาตรการป้องกันแบบเดียวกันและมีการควบคุมอย่างเข้มงวด หากพนักงานไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ ไฟล์นั้นก็จะว่างเปล่าเมื่อค้นหาผ่าน Dropbox Dash
ในขณะที่ Stan และทีมของเขาใช้ Dropbox Dash เป็นหลักในการค้นหาไฟล์ พวกเขาใช้คุณสมบัติคำตอบจาก AI เพื่อสร้างสรุปของโปรเจ็กต์ด้วย สำหรับ Stan แล้ว สรุปเหล่านี้ช่วยประหยัดเวลาเมื่อเขาต้องการทบทวนโปรเจ็กต์เก่าๆ
ทีม Huish ยังใช้คุณสมบัติ Stacks เพื่อจัดกลุ่มโฟลเดอร์และลิงก์ไปยังไซต์จากเครื่องมือต่างๆ ไว้ในที่เดียว ซึ่งทำให้การแชร์ไฟล์หลายไฟล์ในคราวเดียวง่ายขึ้นเมื่อทำงานร่วมกันในโปรเจ็กต์ต่างๆ
แม้ว่า Stan และทีมของเขาจะยังอยู่ในระหว่างการสร้างโครงสร้างพื้นฐานด้านองค์กรของบริษัท ซึ่งรวมถึงศูนย์ติดต่อลูกค้าอยู่ เขาก็มั่นใจว่า Dropbox Dash จะทำให้พนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและปรับปรุงการดำเนินงานโดยรวมได้ดีขึ้น Stan กล่าวว่า “Dropbox Dash ช่วยผมและทีมประหยัดแรงและเวลาอันมีค่าด้วยการทำให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้เร็วขึ้นและง่ายขึ้น” ช่วยให้งานของทุกคนง่ายขึ้นและมีประสิทธิผลมากขึ้น”
ผลลัพธ์: Dropbox Dash ช่วยประหยัดเวลาและทำให้ข้อมูลสำหรับ Huish ง่ายขึ้น
ลดเวลาในการค้นหา
การใช้การค้นหาแบบครอบคลุมของ Dash ช่วยให้ Huish สามารถค้นหาเอกสารทั่วทั้งแอปจัดเก็บข้อมูลไฟล์และแอปข้อมูลต่างๆ ได้ภายในไม่กี่วินาทีจากอินเทอร์เฟซเดียวที่ใช้งานง่าย
กรณีการใช้งานทั่วทั้งธุรกิจ
ทีมงานทั่วทั้งธุรกิจของ Huish กำลังหาแอปพลิเคชันสำหรับการค้นหาที่รวดเร็วยิ่งขึ้นในการทำงานประจำวัน ตั้งแต่ฝ่ายไอที วิศวกรรม ไปจนถึงฝ่ายบัญชี
การควบคุมความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวในระดับ Dropbox
Dropbox Dash ยังคงใช้โปรโตคอลความปลอดภัยแบบเดียวกันกับ Dropbox เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลทั้งหมดของคุณจะได้รับการปกป้องและเฉพาะกับบุคคลที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้
“Dropbox Dash เป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดที่ผมเคยเห็นมาสำหรับการค้นหาข้อมูลภายในอีเมล”
Stan Fergusonหัวหน้าฝ่ายไอทีที่ Huish Outdoors