บริษัท เซโฮ เคนเซทสึ กำลังสร้าง “ลิ้นชัก” สำหรับการแบ่งปันข้อมูล

ความท้าทาย: เอกสารที่ไม่สอดคล้องกันทำให้ต้องเสียทั้งเวลาและเงิน

บริษัท เซโฮ เค็นเซทสึ จำกัด มีประสบการณ์ยาวนานในงานก่อสร้างในเมืองอิเสะ จังหวัดมิเอะ รวมถึงโครงการสาธารณูปโภคต่างๆ มากมาย บริษัทกำลังพัฒนาธุรกิจในสองเสาหลักคือวิศวกรรมโยธาและการก่อสร้าง พวกเขาเชี่ยวชาญโดยเฉพาะในโครงการร่วมทุนในสาขาวิศวกรรมโยธา โดยมีโครงการที่ดำเนินการอยู่ประมาณ 10 โครงการในแต่ละช่วงเวลา

การอำนวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนเอกสารกับลูกค้าก่อสร้างและผู้รับเหมาช่วงถือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการในสถานที่ดำเนินไปอย่างราบรื่น อย่างไรก็ตาม Seihou Kensetsu ต้องเผชิญกับความท้าทายบางประการที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้ในอดีต ในสถานที่ทำงานโยธาและก่อสร้าง จะมีการจัดทำเอกสารที่เรียกว่า “สมุดประชุมก่อสร้าง” อธิบายคำขอจากลูกค้า งานที่ต้องทำ และการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่จำเป็นต้องทำอย่างครอบคลุม เพื่อให้การทำงานดำเนินต่อไปได้ บริษัทและผู้รับเหมาที่เกี่ยวข้องทุกคนจะตรวจสอบหนังสือ ดังนั้น หากหนังสือไม่เสร็จสมบูรณ์ งานจะล่าช้าเพื่อการยืนยันและแก้ไข ซึ่งส่งผลกระทบต่อช่วงเวลาการก่อสร้างโดยรวม

ความไม่สอดคล้องกันในความครบถ้วนของหนังสือการประชุมก่อสร้างระหว่างพนักงานที่มีประสบการณ์และพนักงานระดับจูเนียร์เป็นแหล่งของความกังวลสำหรับเรา เนื่องจากเอกสารฉบับนี้จะต้องใช้เงินนับล้านหรือนับสิบล้านเยน จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องแน่ใจว่าไม่มีรายละเอียดที่ขาดหายหรือไม่สมบูรณ์ เพื่อป้องกันความล่าช้าที่เกิดจากการทำงานซ้ำ เราจึงจำเป็นต้องทำให้เอกสารเป็นมาตรฐานในระดับสูง” นายมาซาอากิ นิชิยามะ อธิบาย

ในเวลานั้น แต่ละคนที่รับผิดชอบหนังสือการประชุมก่อสร้างจะจัดทำและจัดเก็บหนังสือเหล่านั้นบนคอมพิวเตอร์ของตนเอง ซึ่งนี่คือปัจจัยที่ทำให้หนังสือเหล่านี้มีลักษณะ “เฉพาะตัว” มากเกินไป สิ่งที่พวกเขาต้องการคือวิธีการแชร์เอกสารเก่าทั่วทั้งบริษัทเพื่อให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้วิธีการสร้างเอกสารและใช้ตัวอย่างที่ถูกต้อง ด้วยความคิดนี้ บริษัทจึงเริ่มพิจารณาระบบหนึ่ง

โซลูชัน: การแบ่งปันความรู้ร่วมกันบนแพลตฟอร์มเดียว

แผนกภายในสถานที่เป็นผู้ริเริ่มในการพิจารณาและเลือกโซลูชันไอทีที่จะใช้ พวกเราซึ่งเป็นฝ่ายบริหารทั่วไปมีหน้าที่รับผิดชอบในการเสนอแนวทางแก้ไขที่มีประสิทธิผลและสนับสนุนการดำเนินการตามแนวทางแก้ไขเหล่านั้น” นายคาซูยูกิ นิชิกูจิ กล่าว บริษัทใช้แนวทางนี้ในการสืบสวน

เมื่อพิจารณาเลือกโซลูชัน บริษัทจะนึกถึง "ลิ้นชัก" หากเก็บหนังสือการประชุมก่อสร้างที่ผ่านมาไว้ในลิ้นชัก ใครๆ ก็สามารถดึงออกมาตรวจสอบรูปแบบที่ถูกต้องได้ทุกเมื่อที่ต้องการ พวกเขาคิดว่าสามารถเปลี่ยนความรู้ที่มีอยู่ของบริษัทให้กลายเป็นสินทรัพย์ร่วมกันของบริษัทได้

“นอกจากนี้ เมื่อพนักงานระดับจูเนียร์กำลังเตรียมเอกสาร พวกเขาอาจรู้สึกไม่สบายใจที่จะขอให้รุ่นพี่ที่ยุ่งอยู่ช่วยชี้แจงเอกสารให้” เราคิดว่าลิ้นชักจะช่วยขจัดความกังวลดังกล่าวได้” นายนิชิยามะกล่าว

จากนั้นเขาจึงได้เรียนรู้เกี่ยวกับ Dropbox จากพันธมิตรด้านไอที คุณนิชิยามะรู้ว่า Dropbox สามารถทำงานให้กับพวกเขาได้ทันทีที่หุ้นส่วนรายนี้บรรยายให้เขาฟัง

“ในตอนแรกเราไม่ได้คิดที่จะใช้การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ แต่เรารู้สึกว่าคลาวด์ซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่นั้นเหมาะกับธุรกิจของเราดี เนื่องจากพนักงานส่วนใหญ่ของเราออกไปทำงานที่ไซต์งาน” สะดวกมากที่จะสามารถดูเอกสารบนสมาร์ทโฟนของคุณขณะอยู่บนท้องถนนและอัปโหลดเอกสารที่สร้างไว้ที่สำนักงานหน้างานได้” นายนิชิยามะอธิบาย

ข้อดีอีกประการของระบบคลาวด์ก็คือคุณสามารถทำธุรกิจแบบไร้กระดาษได้อีกด้วย เช่น ในอดีต หัวหน้างานของบริษัทจะพิมพ์แบบและนำมาที่หน้างาน ในปัจจุบัน หากเก็บไฟล์ที่จำเป็นทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์ Dropbox และตรวจสอบบนแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟนแทน ปริมาณเอกสารที่พิมพ์ก็จะลดลงอย่างมาก บริษัทรู้สึกว่าการทำเช่นนี้จะช่วยลดภาระของพนักงานด้วย

“การแก้ปัญหาได้รับการตัดสินใจทันที แต่การนำไปปฏิบัติจริงในสถานที่จริงต้องใช้เวลาสักระยะหนึ่ง เพราะเราคิดว่าจะเป็นภาระมากเกินไปสำหรับพนักงานของเราหากเราเปลี่ยนมาใช้ระบบใหม่กะทันหัน” คุณนิชิกูจิกล่าว

หลังจากแจกจ่ายบัญชีให้กับพนักงานทุกคนแล้ว ฝ่ายกิจการทั่วไปก็ให้การสนับสนุนเพื่อให้พนักงานแต่ละคนมีความคุ้นเคยกับ Dropbox ตามจังหวะของตนเอง ไม่ว่าพนักงานจะต้องการใช้งาน Dropbox เต็มรูปแบบหรือเพียงบางส่วนในงานของตนก็ตาม

ผลลัพธ์: ประหยัดเวลาในการเตรียมเอกสารและแบ่งปันไฟล์

Seihou Kensetsu ได้สร้างโฟลเดอร์ใน Dropbox สำหรับแต่ละไซต์งาน ซึ่งพนักงานสามารถจัดเก็บไฟล์ต่างๆ เช่น ภาพวาดและหนังสือประชุมการก่อสร้างได้ บริษัทไม่ได้กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงอย่างเคร่งครัด แทนที่จะปล่อยให้พนักงานตรวจสอบไฟล์ที่ไซต์งานอื่นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของ "ลิ้นชัก" เหล่านี้ โครงการสาธารณูปโภคหลายโครงการที่บริษัทดูแลได้รับการว่าจ้างจากเทศบาลและหน่วยงานภาครัฐ นั่นหมายความว่ามีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดสำหรับเอกสารที่ส่งใดๆ แม้ว่าการจัดทำหนังสือประชุมก่อสร้างจะต้องใช้ทักษะขั้นสูง แต่จำนวนการสอบถามและการแก้ไขที่เกี่ยวข้องกับหนังสือประชุมก่อสร้างก็ลดลงเรื่อยๆ นับตั้งแต่บริษัทเริ่มใช้ Dropbox

“ผลลัพธ์ที่ได้คือ ทุกคนตั้งแต่พนักงานอาวุโสไปจนถึงพนักงานระดับล่างสุดสามารถตรวจสอบสถานะเอกสารที่ถูกต้องและจัดเตรียมสมุดประชุมการก่อสร้างได้แล้ว” นอกจากนี้ การขอให้คนอื่นในบริษัทแก้ไขเมื่อผู้รับผิดชอบไม่อยู่ในบริษัทก็ง่ายกว่าด้วย” นายนิชิกูจิกล่าว

งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดเตรียมและแก้ไขเอกสารต่างๆ ลดลงเหลือประมาณ 10 ชั่วโมงต่อเดือนแล้ว บริษัทกำลังมุ่งสู่การเป็นองค์กรไร้กระดาษอีกด้วย เนื่องจาก Dropbox ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายมากขึ้นในบริษัท จำนวนการพิมพ์และพกพาหนังสือแบบร่างและหนังสือประชุมก่อสร้างจึงลดลง ดังนั้นประสิทธิภาพในการทำงานจึงได้รับการปรับปรุงด้วยเนื่องจากสามารถตรวจสอบไฟล์ล่าสุดได้บนแท็บเล็ตเสมอ

“หนังสือประชุมก่อสร้างเป็นไฟล์ Word ที่มี 20 ถึง 30 หน้า และในบางกรณี มีการประชุมมากกว่า 200 ครั้งที่ไซต์งานเดียว นอกจากนี้ ข้อมูลการวาดภาพและรูปภาพยังถูกถ่ายที่หน้างานด้วย ดังนั้นความจุฮาร์ดดิสก์ของคอมพิวเตอร์ของเราจึงอาจเกินกำลังและช้า โดยเฉพาะในช่วงครึ่งหลังของระยะเวลาการก่อสร้าง การนำ Dropbox มาใช้ยังช่วยแก้ปัญหาดังกล่าวได้ด้วย” นาย Nishiyama กล่าวเสริม 

การแชร์ไฟล์กับบุคคลภายนอกบริษัทก็ง่ายขึ้นเช่นกัน เนื่องจากคุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่แชร์ภายนอกบน Dropbox และให้ผู้อื่นสามารถเข้าถึงได้ ตัวอย่างเช่น ในอดีตการสื่อสารกับผู้รับเหมาช่วงจะทำโดยการส่งไฟล์แนบทางอีเมลและร้องขอการยืนยัน ปัจจุบัน โฟลเดอร์ถูกนำมาใช้เพื่อให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้น และเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถตรวจสอบข้อมูลล่าสุดได้เสมอ นอกจากนี้หากต้องการรับไฟล์ที่ใครบางคนสร้างขึ้น เพียงอัปโหลดไปยังโฟลเดอร์เท่านั้น 

จากการใช้เป็นลิ้นชักที่เต็มไปด้วยความรู้และทักษะ ไปจนถึงการใช้งานเป็นแพลตฟอร์มการแบ่งปันไฟล์ที่มีความอเนกประสงค์มากขึ้น Dropbox จะยังคงสนับสนุนการดำเนินงานของบริษัทต่อไป