Designit
บริษัทออกแบบเชิงกลยุทธ์กำลังเร่งรัดรวมถึงลดความซับซ้อนในการทำงานร่วมกันทั่วโลกกับทีมและลูกค้า โดยใช้ Dropbox และ Dropbox Paper
ความท้าทาย: การนำทีมทั่วโลกมารวมตัวใกล้ชิดกันยิ่งขึ้น
ในแต่ละวันและทุกๆ วัน Designit จะสำรวจวิธีคิด พฤติกรรม และการมีปฏิสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมของผู้คน บริษัทออกแบบเชิงกลยุทธ์นี้ใช้ความเชี่ยวชาญดังกล่าวเพื่อช่วยให้แบรนด์ที่มีความทะเยอทะยานสร้างผลิตภัณฑ์ การบริการ และพื้นที่ซึ่งมีอิทธิพลต่อความชื่นชอบของผู้คนสูง เพราะสิ่งสำคัญต่อผู้คนย่อมมีความสำคัญต่อธุรกิจ
แนวทางที่ให้ความสำคัญกับผู้คนเป็นอันดับแรกของ Designit สะท้อนให้เห็นในวัฒนธรรม หัวใจของ Designit คือการเน้นที่ประสบการณ์ ความยืดหยุ่น และการทำงานร่วมกันของพนักงาน โดยย้อนกลับไปในปี 2015 ซึ่งปูทางให้ Dropbox กลายเป็นมาตรฐานการทำงานร่วมกันของบริษัท หลังจากพบว่าพนักงานจำนวนมากใช้บัญชี Dropbox ส่วนตัวอยู่แล้ว Designit ได้ซื้อบัญชีบริษัทซึ่งขณะนี้มีผู้ใช้เกือบ 1,000 ราย “เราพยายามนำเครื่องมือที่พนักงานชอบมาใช้” Kjersti Lund กรรมการบริหารทั่วโลกกล่าว “เราเห็นว่าเป็นส่วนสำคัญในการสร้างความมั่นใจในสุขภาวะของพนักงาน”
อย่างไรก็ดี เมื่อเทคโนโลยีพัฒนาขึ้น พนักงานก็เช่นเดียวกัน ท้ายที่สุด Designit ก็ต้องการโซลูชันที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนช่วยให้ทีมต่างๆ ซึ่งมีพนักงานกระจายอยู่ทั่วทั้งสำนักงาน 16 แห่งสามารถทำงานกับเนื้อหาเดียวกันได้แบบเรียลไทม์
ทีมต่างหันมาใช้ Dropbox Paper ซึ่งในไม่ช้าได้กลายเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกันในบริษัทนี้ “Paper มีอยู่ทุกๆ ที่ใน Designit” Morten Thomsen หัวหน้าฝ่ายไอทีทั่วโลกกล่าว “และเรื่องตลกก็คือเราไม่เคยแนะนำ Paper ให้ใครรู้จักจริงๆ ทุกคนรู้วิธีใช้งานเพราะใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน และทำงานได้อย่างที่ควรจะเป็น"
“เมื่อต้องทำงานแข่งกับเวลา ผมใช้ Paper เพราะช่วยให้ผมทำงานได้เร็วขึ้น มีผลิตภัณฑ์มากมายที่คล้ายๆ กัน แต่ Paper ค่าใช้จ่ายน้อยมาก”
- James Bailey หัวหน้านักวิจัยด้านการออกแบบ
โซลูชัน: การประสานงานด้านเนื้อหาใน Paper
พนักงานกว่า 550 คนทั่วทั้ง Designit ในขณะนี้ใช้ Dropbox Paper เพื่อทำงานในโครงการต่างๆ ร่วมกันแบบเรียลไทม์ และปรับขั้นตอนการทำงานให้คล่องตัว ซึ่งช่วยลดเวลาได้มากในการทำงานธุรการ เช่น การส่งอีเมลเนื้อหา หรือสรุปข้อมูลของทีมเกี่ยวกับโครงการ โดยสองตัวอย่างต่อไปจะแสดงวิธีที่ทีมของ Designit ใช้ Dropbox Paper
ทีมวิจัยด้านการออกแบบ
ทีมวิจัยด้านการออกแบบต้องอาศัย Paper มากที่สุดในระยะเริ่มต้นโครงการ ในขั้นตอนเหล่านี้จะมุ่งเน้นถึงการเรียนรู้เกี่ยวกับความท้าทายที่ลูกค้ากำลังเผชิญอยู่ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ "การประสานงานการวิจัยและการประมวลผลข้อมูลที่เราต้องการเพื่อทำความเข้าใจความท้าทายของลูกค้าอย่างถ่องแท้ จะต้องใส่ใจในรายละเอียด” James Bailey หัวหน้านักวิจัยด้านการออกแบบอธิบาย “Paper ช่วยให้ทำงานกับข้อมูลได้ง่ายขึ้น และชี้ให้เห็นถึงประเด็นที่สำคัญที่สุด”
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณสมบัติอย่างการเรนเดอร์ลิงก์ของ Dropbox ไปยังภาพหน้าจอที่รวดเร็วช่วยเร่งกระบวนการทั้งหมดในทีมของ James “คุณสมบัตินี้ช่วยประหยัดเวลามาก เพียงแค่จับภาพหน้าจอได้ วางลิงก์ และเท่านั้นล่ะ ก็จะอยู่ในเอกสารนั้นเลย ผมชอบมากๆ” นอกจากนี้ ทีมด้านการออกแบบยังใช้เครื่องมือไฮไลท์เพื่อทำให้เห็นคำพูดสัมภาษณ์ที่สำคัญซึ่งจะนำไปจัดกลุ่มตามธีม และจะนำตารางมาใช้เพื่อเปรียบเทียบคำตอบของบรรดาผู้ให้สัมภาษณ์ต่างๆ ด้วยอีโมจิที่ช่วยให้เห็นภาพ
ทีมการตลาด
ทีมการตลาดของ Designit มีหน้าที่กระจายข่าวสารเกี่ยวกับบริษัทและมุมมองด้านการออกแบบไปยังผู้ชมทั่วโลกให้กว้างขวางเท่าที่จะมากได้ ดังนั้นจึงทำให้ทีมต้องรับผิดชอบทุกอย่างตั้งแต่โซเชียลมีเดียไปจนถึงกรณีศึกษาของลูกค้า ตลอดจนเนื้อหาสำหรับการเขียนบล็อกความเป็นผู้นำทางความคิดบน Medium โดย Paper จะทำหน้าที่เป็นทั้งคอนเทนเนอร์สำหรับเนื้อหานั้นเมื่อมีการพัฒนา และเป็นแหล่งที่ยืดหยุ่นต่อการประสานงานโครงการ “Paper เกี่ยวข้องกับการแบ่งปัน ดังนั้นจึงทำให้การอัพเดตโครงการของเรามีความชัดเจนยิ่งขึ้น” Nicole Okumu ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดของ Designit กล่าว “แต่ละสำนักงานทั้ง 16 แห่งของเราจัดการเนื้อหาของตนเอง ดังนั้น Paper ทำให้ทุกอย่างโปร่งใส ซึ่งทำให้สำนักงานที่อยู่ห่างไกลของเรามีอิสระมากยิ่งขึ้น”
นอกจากนี้ ทีมการตลาดยังใช้ Paper เพื่อจัดการแผนโซเชียลมีเดียรายสัปดาห์อีกด้วย โดยองค์ประกอบเนื้อหาหลักภายในเอกสารแต่ละฉบับเหล่านี้ เช่น วันที่เผยแพร่ การคัดลอกเนื้อหา จุดประสงค์เฉพาะ และรูปภาพจะได้รับการจัดระเบียบ รวมไปถึงสิ่งที่ต้องทำประจำวันและรายการดำเนินการในแต่ละโพสต์ จากนั้นเมื่อถึงเวลาที่จะต้องใช้โพสต์ นักวางกลยุทธ์ดิจิทัลของทีมก็จะคัดลอกเนื้อหาจากเอกสารและเผยแพร่โพสต์ “Paper เป็นสิ่งแรกที่มาพร้อมกับทีมของเราแทนการประสานงานผ่านอีเมล” Okumu กล่าว “Paper ไม่มีปัญหาในการควบคุมเวอร์ชัน รวมทั้งทำให้ง่ายต่อการสร้างแนวทางที่เป็นแบบอย่างและมีความสอดคล้อง ซึ่งทุกอย่างจะรวมอยู่ในที่เดียว”
“ทีมของเรากำลังทำงานอย่างต่อเนื่องในประเทศ เขตเวลา และสำนักงานต่างๆ ขณะนี้มีโซลูชันมากมายที่สามารถอำนวยความสะดวกให้กับการทำงานนั้นได้ แต่ไม่มีโซลูชันใดที่จะทำงานได้อย่างราบรื่นเหมือนกับ Dropbox และ Dropbox Paper อีกแล้ว”
- Morten Thomsen หัวหน้าฝ่ายไอทีระดับโลก
ผลลัพธ์: โซลูชันเดียวสำหรับทุกคน
ทีมการตลาดของ Designit กำลังเร่งสร้างสินทรัพย์ทางการตลาดกว่า 100 รายการใน Paper ภายในปีนี้ Paper ช่วยให้ทีม Designit มีข้อมูลตรงกันอยู่เสมอโดยลดการพึ่งพาอีเมลและขจัดปัญหาการควบคุมเวอร์ชัน
การทำงานอันยอดเยี่ยมทั้งหมดนี้เกิดขึ้นได้ด้วยทีมฝ่ายไอทีของ Designit ซึ่งจัดการปรับใช้ Dropbox Enterprise โดยทีมสนับสนุนว่าการลดอุปสรรคในการทำงานร่วมกันนับว่าเป็นประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของ Dropbox ทีมของเรากำลังทำงานอย่างต่อเนื่องในหลายประเทศ เขตเวลา และสำนักงานต่างๆ” Thomsen กล่าว “ขณะนี้มีโซลูชันมากมายที่สามารถอำนวยความสะดวกให้กับการทำงานนั้นได้ แต่ไม่มีโซลูชันใดที่จะทำงานได้อย่างราบรื่นเหมือนกับ Dropbox และ Dropbox Paper อีกแล้ว”
จากการรับฟังคำบอกเล่า Dropbox ไม่ได้เป็นเรื่องยุ่งยากมากนัก แม้จะมีผู้ใช้บัญชีเกือบ 1,000 ราย "ผู้ใช้ของเราพบว่า Dropbox ใช้งานง่ายมาก” Anh Le ผู้ดูแลระบบไอทีทั่วโลกกล่าว “เราไม่จำเป็นต้องให้การสนับสนุนอะไรมากมาย”