การสำรองข้อมูลออนไลน์กับออฟไลน์ต่างกันตรงไหน

การสำรองข้อมูลออนไลน์กับการสำรองข้อมูลแบบออฟไลน์ แบบไหนเหมาะกับคุณ?

คุณเคยรู้สึกกังวลหลังจากลบไฟล์สำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นอย่างน้อยหนึ่งคนจะยืนกรานว่าคุณควรมีสำเนาสำรองข้อมูลทั้งออนไลน์และออฟไลน์ แต่สิ่งนี้หมายถึงอะไร?  ความแตกต่างระหว่างสองวิธีนี้คืออะไร? เปรียบเทียบกันอย่างไรบ้าง และควรพึ่งตัวไหน? 

คู่มือนี้จะอธิบายเกี่ยวกับการสำรองข้อมูลแบบออนไลน์และแบบออฟไลน์ และวิธีการสร้างกลยุทธ์การปกป้องข้อมูลที่ยืดหยุ่นเพื่อให้แน่ใจถึงการกู้คืนข้อมูลอย่างรวดเร็ว

แม้ว่าคุณจะบันทึกและจัดเก็บไฟล์ของคุณอย่างรอบคอบเพียงใด คุณก็ไม่สามารถคาดการณ์ถึงการสูญเสียข้อมูลของคุณได้เสมอไป ด้วยเหตุผลนี้เอง การเตรียมกระบวนการสำรองข้อมูลไว้จึงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดวิธีหนึ่งในการปกป้องข้อมูลของคุณจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด

วิธีการที่แนะนำกันอย่างแพร่หลายที่สุดคือ “กฎ 3-2-1”:

• สร้างสำเนาข้อมูลหลักของคุณอย่างน้อยสามชุด
• จัดเก็บสำเนาเหล่านี้สองชุดไว้ในการสำรองข้อมูลออฟไลน์บนอุปกรณ์ท้องถิ่นที่แตกต่างกัน
• สำรองสำเนาหนึ่งชุดไว้ที่นอกสถานที่ในสถานที่ห่างไกล เช่น คลาวด์

แต่เหตุใดการสำรองข้อมูลจึงมีความสำคัญตั้งแต่แรก การใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์และการตั้งค่า “บันทึกอัตโนมัติ” ให้กับเอกสารของคุณนั้นยังไม่เพียงพออีกหรือ

ก่อนที่เราจะเจาะลึกถึงความแตกต่างระหว่างกลยุทธ์การสำรองข้อมูลทางออนไลน์กับออฟไลน์ เราจะเริ่มต้นด้วยการอธิบายว่า “การสำรองข้อมูล” คืออะไร และเหตุใดจึงมีความสำคัญ

มาเริ่มด้วยพื้นฐานกันก่อนดีกว่า: “การสำรองข้อมูล” หมายถึงอะไร?

ถ้ากล่าวง่ายๆ การสำรองข้อมูล หมายถึง สำเนาข้อมูลจริงหรือข้อมูลเสมือนที่เก็บไว้ในพื้นที่สำรอง วัตถุประสงค์ของการสำรองข้อมูลคือการเก็บรักษาข้อมูลเพื่อให้สามารถกู้ข้อมูลดังกล่าวคืนได้ ในกรณีที่ไฟล์ โฟลเดอร์ หรือเอกสารต้นฉบับสูญหายหรือใช้งานไม่ได้อีกต่อไป

ความถี่ในการสำรองข้อมูลของคุณขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ปัจจัยดังกล่าวรวมถึงความถี่ที่ข้อมูลของคุณได้รับการแก้ไข มูลค่าของข้อมูล และเวลาหรือทรัพยากรที่ต้องใช้ในการสำรองข้อมูล

ตัวอย่างประเภทข้อมูลที่คุณควรสำรองเป็นประจำมีดังนี้

• ไฟล์รูปภาพ วิดีโอ และเพลง
• อีเมลและข้อความ
• เอกสาร (ที่เป็นความลับ ส่วนบุคคล และเชิงพาณิชย์)
• สเปรดชีต
• ฐานข้อมูล (เช่น บันทึกทางการเงินหรือธุรกรรม)

โดยพื้นฐานแล้ว คุณควรสำรองข้อมูลใดๆ ก็ตามที่ไม่สามารถทดแทนได้หากข้อมูลดังกล่าวสูญหายหรือเสียหาย

เหตุใดการสำรองข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญ

คุณใช้เวลาทั้งวันไปกับการปรับแต่งงานชิ้นสำคัญที่ต้องส่งให้ลูกค้าในวันรุ่งขึ้น ชิ้นงานนั้นผ่านการปรับแต่งและขัดเกลาจนสุดท้ายก็ออกมาสมบูรณ์แบบ

คุณกำลังจะกด “บันทึก” แต่ในขณะนั้นเอง คอมพิวเตอร์ของคุณก็หยุดทำงาน

เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นช่วงเวลาชวนให้ตื่นตระหนกที่ไม่มีมืออาชีพคนใดต้องการพบเจอ โดยเฉพาะเมื่อคุณรู้ตัวว่าไม่ได้สำรองข้อมูลไฟล์ของคุณไว้ และตอนนี้ชิ้นงานของคุณก็อาจสูญหายไปทั้งหมดแล้ว

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีแบบออนไลน์หรือออฟไลน์ การสำรองข้อมูลจะช่วยให้คุณสบายใจได้ในหลายๆ ด้านดังต่อไปนี้

• การกู้คืนจากความเสียหายรุนแรง — ป้องกันการสูญหายของข้อมูลที่ไม่อาจนำกลับคืนได้
• ความมั่นใจ — กลับมาใช้งานได้ทันทีหากเกิดข้อผิดพลาด
• ความยืดหยุ่น — สำเนาข้อมูลหลายชุดหมายความว่าคุณมีตัวเลือกในกรณีที่สำเนาชุดใดชุดหนึ่งเสียหายหรือไม่สามารถใช้งานได้
• การเก็บรักษาข้อมูล — เก็บถาวรไฟล์ที่คุณอาจต้องใช้ในอนาคตแต่ไม่ต้องเข้าถึงเป็นประจำ
• ความต่อเนื่องทางธุรกิจ — การสำรองข้อมูลทำให้สามารถกู้คืนข้อมูลที่ใช้ในการจัดการความสัมพันธ์กับผู้ร่วมมือ การตรวจสอบข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงของโครงการ และการดำเนินงานอื่นๆ นั้นทำได้ง่ายยิ่งขึ้น

เพื่อเสริมความแข็งแกร่งให้กลยุทธ์ความปลอดภัยทางไซเบอร์ของคุณ คุณควรส่งสำเนาข้อมูลไปยังตำแหน่งสำรองข้อมูลทั้งทางออนไลน์และออฟไลน์ แต่คำว่า “การสำรองข้อมูลออนไลน์” และ “การสำรองข้อมูลออฟไลน์” หมายถึงอะไร และทั้งสองอย่างนี้เหมือนหรือต่างกันอย่างไร

การสำรองข้อมูลออนไลน์คืออะไร

การสำรองข้อมูลทางออนไลน์ หรือที่เรียกว่า การสำรองข้อมูลบนคลาวด์ หรือการสำรองข้อมูลระยะไกล คือกระบวนการส่งสำเนาข้อมูลไปยังตำแหน่งระยะไกลโดยใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยทั่วไปตำแหน่งเหล่านี้จะเป็นเซิร์ฟเวอร์บนคลาวด์ที่โฮสต์โดยบริการของบุคคลที่สาม เช่น Dropbox Backup เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์จะได้รับการจัดเก็บอย่างปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่ายจากอุปกรณ์ใดก็ได้

การสำรองข้อมูลออนไลน์ทำงานอย่างไร

• ไฟล์จะถูกเข้ารหัสก่อนที่จะอัพโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์คลาวด์ที่ปลอดภัยเพื่อให้มั่นใจในการปกป้องข้อมูล
• การกำหนดตารางเวลาอัตโนมัติช่วยลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดของมนุษย์และช่วยให้การสำรองข้อมูลเป็นปัจจุบัน
• ข้อมูลยังสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์หลายเครื่อง ช่วยให้กู้คืนได้อย่างรวดเร็วจากทุกที่

การสำรองข้อมูลออนไลน์อาจเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า “การสำรองข้อมูลระยะไกล” หรือ “การสำรองข้อมูลนอกสถานที่” คุณอาจเห็นกระบวนการนี้เรียกว่า “การสำรองข้อมูลแบบร้อน” ซึ่งหมายความว่าการสำรองข้อมูลจะเกิดขึ้นในขณะที่ข้อมูลยังคงใช้งานอยู่หรือผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้

การสำรองข้อมูลออนไลน์มีข้อดีและข้อเสียอย่างไรบ้าง

การเลือกโซลูชันการสำรองข้อมูลออนไลน์ถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปกป้องข้อมูลอันมีค่า แต่บริการทั้งหมดไม่ได้มอบระดับความปลอดภัย การเข้าถึง และความสะดวกในการใช้งานเท่ากัน การสำรองข้อมูล Dropbox ทำให้กระบวนการง่ายขึ้นด้วยการป้องกันอัตโนมัติ การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัย และการกู้คืนที่ง่ายดาย ช่วยแก้ไขปัญหาทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการสำรองข้อมูลออนไลน์

ข้อดีของการสำรองข้อมูลออนไลน์:

• อัตโนมัติและต่อเนื่อง: การสำรองข้อมูลออนไลน์ทำงานเบื้องหลัง ช่วยลดความพยายามด้วยตนเอง
• การเข้าถึงจากระยะไกล: สามารถเรียกคืนไฟล์ได้จากทุกที่ ทำให้เหมาะสำหรับการทำงานระยะไกลและความต่อเนื่องทางธุรกิจ
• ความปลอดภัยและการเข้ารหัส: การเข้ารหัสขั้นสูงช่วยปกป้องข้อมูลจากภัยคุกคามทางไซเบอร์และการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
• ความสามารถในการปรับขนาด: สามารถขยายพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ได้ตามต้องการ ทำให้เหมาะสมกับธุรกิจที่กำลังเติบโต

ข้อเสียของการสำรองข้อมูลออนไลน์:

• การขึ้นต่อความเร็วอินเทอร์เน็ต: เวลาในการสำรองข้อมูลและกู้คืนอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับแบนด์วิดท์ แต่ Dropbox Backup จะเพิ่มประสิทธิภาพการถ่ายโอนข้อมูล
• รูปแบบการสมัครสมาชิก: เช่นเดียวกับโซลูชันคลาวด์พรีเมียมอื่น ๆ Dropbox Backup จำเป็นต้องมีการสมัครสมาชิก แต่การลงทุนนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ถึงการป้องกัน การเข้าถึง และการรักษาความปลอดภัยโดยอัตโนมัติ
• ข้อกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัวของข้อมูล: ความปลอดภัยขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ แต่ Dropbox Backup ปกป้องข้อมูลด้วยการป้องกันหลายชั้น รวมถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนด การเข้ารหัส และการเข้าถึงที่ควบคุมโดยผู้ใช้

การสำรองข้อมูลออฟไลน์คืออะไร

กลยุทธ์การสำรองข้อมูลออฟไลน์ไม่ใช้ซอฟต์แวร์หรือคลาวด์ ซึ่งแตกต่างจากการสำรองข้อมูลออนไลน์ แต่การสำรองข้อมูลประเภทนี้จะคัดลอกข้อมูลไปยังตำแหน่งที่สามารถเข้าถึงได้เมื่อคอมพิวเตอร์ไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

วิธีสำรองข้อมูลออฟไลน์ทั่วไปได้แก่:

• ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก (HDD หรือ SSD)
• แฟลชไดรฟ์ USB
• ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบเชื่อมต่อกับเครือข่าย (NAS)
• แผ่นดีวีดีหรือแผ่นบลูเรย์

หรืออาจจะเป็นในอุปกรณ์เดียวกับข้อมูลต้นฉบับก็ได้ แต่อยู่ในพื้นที่แยกต่างหากที่สามารถเข้าถึงได้เมื่ออุปกรณ์ไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต

การสำรองข้อมูลออฟไลน์สามารถเรียกได้อีกอย่างว่า “การสำรองข้อมูลบนฮาร์ดไดรฟ์” และ “การสำรองข้อมูลแบบเคลื่อนย้ายได้” ทั้งนี้ มีการใช้คำเกี่ยวกับอุณหภูมิเพื่อเรียกการสำรองข้อมูลออฟไลน์ในลักษณะเดียวกับการสำรองข้อมูลออนไลน์ด้วย ได้แก่ “Cold Backup” หรือการสำรองข้อมูลแบบไม่สามารถแก้ไขได้ เนื่องจากการสำรองข้อมูลประเภทนี้จะดำเนินการเมื่อระบบออฟไลน์และไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลเพื่ออัปเดตได้

การสำรองข้อมูลออฟไลน์มีข้อดีและข้อเสียอย่างไรบ้าง

การสำรองข้อมูลแบบออฟไลน์เป็นวิธีที่เชื่อถือได้ในการจัดเก็บไฟล์สำคัญโดยไม่ต้องพึ่งอินเทอร์เน็ต แม้ว่าจะมีข้อดีเช่นการเข้าถึงทันทีและการป้องกันภัยคุกคามทางไซเบอร์ แต่ก็มีข้อจำกัด เช่น ความเสี่ยงทางกายภาพและการบำรุงรักษาด้วยตนเอง 

ข้อดีของการสำรองข้อมูลแบบออฟไลน์:

• เข้าถึงได้ทันที: ไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อค้นหาไฟล์ อย่างไรก็ตาม Dropbox Backup ช่วยให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณจะพร้อมใช้งานจากทุกที่และทุกอุปกรณ์
• ค่าใช้จ่ายครั้งเดียว: ไม่มีค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกต่อเนื่องหลังจากซื้อฮาร์ดแวร์จัดเก็บข้อมูล แต่ด้วย Dropbox Backup คุณจะได้รับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบปรับขนาดได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์หรือการอัปเกรด
• การป้องกันจากภัยคุกคามทางไซเบอร์: การสำรองข้อมูลแบบออฟไลน์จะไม่ถูกเปิดเผยต่อแรนซัมแวร์หรือการละเมิดออนไลน์ Dropbox Backup ช่วยเพิ่มความปลอดภัยด้วยการเข้ารหัสขั้นสูงและการเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัย

ข้อเสียของการสำรองข้อมูลแบบออฟไลน์:

• ความเสี่ยงต่อความเสียหายทางกายภาพ: ฮาร์ดไดรฟ์และ USB อาจสูญหาย ถูกขโมย หรือเสียหาย แต่การสำรองข้อมูลออนไลน์จะรักษาไฟล์ให้ปลอดภัยบนคลาวด์
• ความจุจำกัด: พื้นที่จัดเก็บจะคงที่ เว้นแต่จะอัปเกรดด้วยตนเอง ในขณะที่บริการเช่น Dropbox Backup ช่วยให้คุณปรับขนาดตามความต้องการของคุณได้
• ไม่มีการซิงค์อัตโนมัติ: ต้องมีการอัปเดตด้วยตนเองเป็นประจำ ในขณะที่ Dropbox Backup จะปกป้องไฟล์อย่างต่อเนื่องแบบเรียลไทม์

การสำรองข้อมูลแบบออฟไลน์สามารถให้การป้องกันพื้นฐานได้ แต่ขาดความยืดหยุ่นและความปลอดภัยของโซลูชันบนคลาวด์ Dropbox Backup ช่วยให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณได้รับการปกป้อง เข้าถึงได้ และอัปเดตอยู่เสมอ โดยไม่ยุ่งยาก

คุณควรเลือกวิธีการสำรองข้อมูลแบบใด?

การสำรองข้อมูลทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ต่างก็มีข้อดี แต่กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดคือการใช้ทั้งสองอย่างเพื่อปกป้องข้อมูลให้สูงสุด

การเปรียบเทียบการสำรองข้อมูลออนไลน์และออฟไลน์

ระบบอัตโนมัติ

• การสำรองข้อมูลออนไลน์: ทำงานโดยอัตโนมัติในพื้นหลัง
• การสำรองข้อมูลแบบออฟไลน์: ต้องมีการอัปเดตด้วยตนเอง

การช่วยการเข้าถึง

• การสำรองข้อมูลออนไลน์: สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่
• การสำรองข้อมูลแบบออฟไลน์: จำกัดเฉพาะอุปกรณ์ที่จัดเก็บไว้

การรักษาความปลอดภัย

• การสำรองข้อมูลออนไลน์: ใช้การเข้ารหัสและการป้องกันหลายชั้น
• การสำรองข้อมูลแบบออฟไลน์: อาจเกิดความเสียหายหรือสูญหายทางกายภาพ

ความเร็ว

• การสำรองข้อมูลออนไลน์: ขึ้นอยู่กับความเร็วอินเทอร์เน็ต
• การสำรองข้อมูลแบบออฟไลน์: ให้การเข้าถึงในพื้นที่ทันที

ความสามารถในการปรับขนาดได้

• การสำรองข้อมูลออนไลน์: นำเสนอตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูลแบบยืดหยุ่น
• การสำรองข้อมูลแบบออฟไลน์: จำกัดตามความจุของอุปกรณ์

สำหรับธุรกิจ ผู้ทำงานอิสระ และทีมงานระยะไกล โซลูชันการสำรองข้อมูลบนคลาวด์เช่น Dropbox Backup มอบวิธีการอัตโนมัติที่ปลอดภัยในการปกป้องข้อมูล และสามารถกู้คืนข้อมูลได้อย่างรวดเร็วเมื่อจำเป็น

เหตุใด Dropbox Backup จึงเป็นโซลูชันการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ที่เชื่อถือได้

Dropbox Backup ถูกออกแบบมาเพื่อการปกป้องไฟล์บนคลาวด์แบบอัตโนมัติและง่ายดาย ด้วยการสำรองข้อมูล Dropbox คุณสามารถ:

• สำรองไฟล์จากคอมพิวเตอร์และไดรฟ์ภายนอกโดยอัตโนมัติ
• กู้คืนข้อมูลที่สูญหายอย่างรวดเร็วด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
• เข้ารหัสไฟล์อย่างปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
• เข้าถึงข้อมูลสำรองของคุณได้ทุกที่จากอุปกรณ์ใดก็ได้

Dropbox Backup ช่วยให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณจะได้รับการปกป้อง เป็นปัจจุบัน และกู้คืนได้ง่ายในกรณีฉุกเฉิน ซึ่งแตกต่างจากการสำรองข้อมูลออฟไลน์แบบดั้งเดิม