Ельбфіл-гармонія та Лейсгалле спрощують обмін даними та підписи за допомогою Dropbox та Dropbox Sign

Передісторія

В Ельбській філармонії та Лейсгалле, двох найпрестижніших культурних закладах Гамбурга, жодні дві ночі не бувають однаковими. Щодня відбувається до п'яти концертів, на яких беруть участь усі – від всесвітньо відомих солістів до молодих ансамблів, і кожен виступ пропонує нову хвилю матеріалів: угоди з артистами, програмні нотатки, маркетингові матеріали, технічні пропозиції та оновлення в останню хвилину.

Команди перемикаються між проектами на повній швидкості. А з такою кількістю рухомих частин, дотримання вирівнювання є невід'ємною частиною.

Завдання: баланс між простотою використання та безпекою

З першого дня команда Ельбської філармонії та Лейсгалле поставила собі за мету створити чітку, добре організовану систему для зберігання та обміну активами. Але з такою кількістю залучених людей, від штатних співробітників до позаштатних співробітників та дизайнерських агентств, потрібно було знайти правильний баланс. Досить простий для використання будь-ким, але водночас достатньо безпечний та надійний, щоб захистити цілісність бренду та конфіденційну інформацію.

«Ми працюємо з дуже різноманітною групою зовнішніх партнерів, багато з яких мають творчий досвід». «Вони не збираються витрачати час на вивчення складних систем», – каже Мелані Кемперманн, керівник відділу маркетингу, комунікацій та продажів в Ельбській філармонії та Лайсгалле.

Це означало виключення чогось надто корпоративного чи складного. Також потрібно було ретельно продумати дозволи: хто що має бачити, як файли мають передаватись між командами, як запобігти плутанині з версіями під час ротації вистав, а також як усунути затримки, спричинені ручним створенням та підписанням контрактів з артистами, агентствами та партнерами по всьому світу.

Рішення: структура, яка підходить для всіх

Команда перейшла на Dropbox, поки Ельбфілармонія ще перебувала в стадії будівництва, причому Dropbox безпосередньо підтримував розгортання, щоб вони могли швидко розпочати роботу. «Якщо щось йшло не так або виникало питання, ми одразу отримували відповіді.» Підтримка була швидкою та ефективною. «Це справді мало значення», – каже Інго Фрембс, заступник керівника відділу інформаційних технологій в Ельбській філармонії та Лейсгалле. «Сьогодні у нас 260 користувачів Dropbox».

Ще одним важливим фактором вибору Dropbox була простота використання для творчих партнерів. «Структура папок у Dropbox відображає те, до чого люди звикли на своїх комп’ютерах», — каже Фрембс. «Більшість наших партнерів вже користуються Dropbox, тому нема чого пояснювати.» Вони можуть одразу ж почати.

Між двома концертними залами майже 200 терабайтів контенту зберігається в структурованій системі папок, яка відповідає європейським та німецьким нормам щодо даних — від маркетингових матеріалів та прес-кітів до контрактів та виробничих файлів. «Безпека була головною причиною, чому ми обрали Dropbox.» «Першою великою віхою став перенесення Dropbox своїх центрів обробки даних до Європи», – пояснює Фрембс.

Співробітники надають доступ зовнішнім партнерам за допомогою простих посилань, незалежно від того, чи це окремий ресурс, чи ціла папка. А якщо колись виникне непорозуміння, наприклад, двоє людей редагують один і той самий файл, історія версій допоможе команді точно побачити, що і коли змінилося, щоб вони могли швидко вирішити проблему та не збитися з курсу.

Команда також використовує Dropbox Replay для керування відеооглядами. А за допомогою Sign контракти підписуються в цифровому вигляді та автоматично зберігаються в одній системі, що дозволяє відстежувати всю інформацію в одному місці.

Результати: чіткість, гнучкість та контроль для команди, що швидко розвивається

Завдяки чіткій структурі папок файли легко знаходити. Замість надсилання вкладень чи перегляду вхідних повідомлень, кожен знає, де шукати, тому співпраця із зовнішніми командами відбувається безперебійно. Спільне використання також безпечніше. Команди можуть надавати доступ до певного контенту, не розкриваючи нічого іншого.

Гнучкість платформи також допомагає. Співробітники можуть вирішувати, які документи зберігати в хмарі, а які зробити доступними офлайн для легкого доступу під час віддаленої роботи, подорожей або перемикання між місцями роботи. «Після завершення одного концертного сезону я встановлюю для цих папок режим «лише онлайн», щоб заощадити місце на локальному диску», – пояснює Кемперманн. «Таким чином, мій пристрій не буде захаращений і на ньому не буде мало місця». Але водночас, навіть коли я працюю офлайн, я можу відкривати важливі файли на своєму пристрої — незалежно від того, чи я вдома, у поїзді чи на зустрічі з нашими партнерами».

Sign допомагає співробітникам швидко збирати підписи від керівництва, митців та партнерів, значно зменшуючи кількість суперечок. Раніше форми потрібно було друкувати, підписувати від руки, сканувати, а іноді надсилати внутрішньою поштою, де вони могли легко загубитися. «Тепер усі наші документи можна відстежувати», — каже Фрембс. «Нічого не губиться.» Ви завжди точно знаєте, де знаходиться документ, хто його підписав, а хто ні.

Повтор також пришвидшує перегляд відео та спрощує співпрацю. Завдяки коментарям до окремих кадрів, що знаходяться в одному файлі, зворотний зв'язок легше надати та зрозуміти, тому редагування виконується за меншу кількість циклів.

Завдяки Dropbox команда Ельбської філармонії та Лейсгалле не потребувала значних інвестицій в обладнання, системи охолодження чи спеціалізований простір — інвестицій, які більшість культурних установ не могли собі дозволити. Для команди, яка керує сотнями терабайтів, Dropbox не просто спрощує співпрацю. Це має фінансовий сенс.