Компанія Huish Outdoors заощаджує години під час пошуку документів за допомогою Dropbox Dash
Пошук файлів і документів у багатьох інструментах компанії Huish займав години. За допомогою Dropbox Dash команди Huish здійснюють пошук у кожній підключеній програмі за допомогою одного терміна чи номера, заощаджуючи години.
«Dropbox Dash заощаджує мені години, які я б інакше витратив на перегляд мільйонів папок у різних системах».
Використані продукти
Dropbox Dash
Галузь
Виробництво
Розмір
250-999
Місце розташування
Солт-Лейк-Сіті, Юта
Проблема: фрагментована інформація сповільнювала роботу компанії Huish
Стен Фергюсон, керівник ІТ-відділу компанії Huish Outdoors, протягом своєї кар'єри працював із деякими з найбільших корпорацій у світі у сфері інформаційних технологій, і його досвід допоміг йому отримати ключове розуміння: сьогодні дезорганізація файлів є найбільш поширеною проблемою для більшості компаній.
Ця проблема особливо гостро постала перед Huish, міжнародною компанією, що спеціалізується на виробництві водолазного спорядження. «У нас 250 співробітників, які працюють в Італії, В'єтнамі, Канаді й США, і всі вони мають власні підходи до збереження та організації даних, що може призвести до безладу», — пояснює Стен.
Але співробітники не просто зберігали інформацію різними способами, вони також зберігали її за допомогою різноманітних інструментів: SharePoint, One Drive, Outlook, Dropbox тощо. Ця фрагментація означала, що співробітникам доводилося шукати в кожному інструменті окремо, іноді годинами, щоб знайти точну інформацію, яку вони шукали.
Компанія Huish Outdoors хотіла знайти кращий спосіб оприлюднювати інформацію, яка була потрібна її співробітникам, коли вона їм була потрібна, щоб пошук інформації не сповільнював виконання більш важливих бізнес-завдань.
Одним із варіантів було перенести всю інформацію компанії Huish у єдиний інструмент зберігання, але це вимагало б тривалого перенесення даних і повторного навчання персоналу новим інструментам та процесам.
Але потім Стен дізнався про Dropbox Dash.
«Dropbox Dash заощаджує мені й моїй командам цінний час і зусилля, роблячи інформацію доступною швидко й просто. Це робить роботу кожного, від ІТ-спеціалістів до інженерів і бухгалтерії, простішою та продуктивнішою».
Рішення: Dropbox Dash допомагає компанії Huish знайти кожну одночасно підключену програму
Завдяки універсальному пошуку Dropbox Dash Стен і співробітники тепер можуть шукати потрібну інформацію на всіх підключених платформах компанії Huish — Dropbox, OneDrive, Outlook — у єдиному вікні пошуку.
«Ми можемо шукати за іменем, номером обліковки, словом у тексті електронного повідомлення — практично за будь–чим — і знаходити те, що нам потрібно, за допомогою пошуку Dash». «Dropbox Dash — це найкращий інструмент для пошуку даних в електронних повідомленнях, який я бачив.»
Доступ до всієї інформації компанії Huish таким способом суттєво вплинув на те, як швидко Стен може виконувати свою роботу. До Dash, якщо Стен працював над файлом багато років тому і не міг точно пригадати, на якій платформі він зберігався, йому доводилося прокручувати незліченну кількість електронних повідомлень і файлових систем у надії знайти його.
Зараз, маючи лише ім'я або номер телефону, Стен може швидко знайти файл проєкту в OneDrive, розмову в Outlook або контракт із Dropbox. Крім того, він може фільтрувати за платформою, якщо вже має уявлення про те, де міститься документ.
«Dropbox Dash заощаджує мені години, які я б інакше витратив на перегляд мільйонів папок у різних системах», — каже Стен.
Dropbox Dash також поширився на всю організацію, прискоривши роботу команд інженерів і бухгалтерів.
Коли команда інженерів компанії Huish створює 3D-схеми для різних типів обладнання для дайвінгу, їм потрібно знайти конкретні номери деталей. Використання Dropbox Dash для пошуку цілих баз даних допомагає знайти саме те, що їм потрібно, лише за назвою або словом, що значно прискорює їхню роботу.
Команда бухгалтерів компанії Huish має схожі результати. Застосування Dropbox Dash означає, що вони можуть шукати номери рахунків в інформації всієї своєї організації, щоб знайти рахунки, які потрібно оплатити, не сортуючи мільйони папок або електронних повідомлень. «Раніше дані бухгалтерії були не дуже впорядковані, але Dropbox Dash допомагає зібрати всю необхідну інформацію разом, щоб вони могли робити більше протягом меншого часу», — каже Стен.
Коли Стен вперше задумався про Dropbox Dash, його першочерговим завданням було зберегти конфіденційність і безпеку в організації. Оскільки компанія Huish вже була клієнтом Dropbox, програма Dash просто застосовувала ті самі заходи безпеки із суворим контролем. Наприклад, якщо співробітник не має доступу до файлу, він не знайде його під час пошуку в Dropbox Dash.
Хоча Стен і його команда здебільшого використовують Dropbox Dash для пошуку файлів, вони також використовують функцію відповідей штучного інтелекту для створення резюме проєктів. Для Стена ці резюме заощаджують час, коли йому потрібно переглянути старі проєкти.
Команда компанії Huish також використовує функцію «Стоси» для групування папок і посилань на вебсайти з різних інструментів в одному місці, що спрощує надання доступу до кількох файлів одночасно під час спільної роботи над проєктами.
Оскільки Стен і його команда продовжують розбудовувати організаційну інфраструктуру компанії, зокрема контакт–центр, він упевнений, що Dropbox Dash зробить співробітників ефективнішими й покращить загальну роботу. Стен каже, що «Dropbox Dash заощаджує мені й моїй командам цінний час і зусилля, роблячи інформацію доступнішою та простішою. Це робить роботу кожного легшою і продуктивнішою».
Результат: Dropbox Dash заощаджує час і спрощує пошук інформації для компанії Huish
Скорочення часу пошуку
За допомогою універсального пошуку Dash компанія Huish знаходить документи в усіх своїх сховищах файлів та інформаційних програмах за секунди за допомогою єдиного, простого у використанні інтерфейсу.
Приклади використання в бізнесі
Команди різних підрозділів компанії Huish використовують швидкий пошук у своїй повсякденній роботі — від ІТ-відділу до інженерно-технічного відділу й бухгалтерії.
Елементи керування безпекою та конфіденційністю на рівні Dropbox
Dropbox Dash підтримує ті самі протоколи безпеки, що й Dropbox, тому ви можете бути впевнені, що всю вашу інформацію захищено, і вона доступна лише потрібним користувачам.
«Dropbox Dash — це найкращий інструмент, який я бачив для пошуку даних в електронних повідомленнях».
Стен Фергюсон (Stan Ferguson)Керівник ІТ-відділу компанії Huish Outdoors