Seihou Kensetsu Co., Ltd. створює «шухляди» для обміну інформацією

Проблема: невідповідна документація вимагає часу та грошей

Seihou Kensetsu Co., Ltd. має тривалий досвід будівельних робіт у місті Ісе префектури Міе, включаючи багато проектів громадських робіт. Компанія розвиває свій бізнес у двох напрямках цивільного будівництва та будівництва. Вони особливо вправні в проектах спільного підприємства в галузі цивільного будівництва, де в будь-який момент часу працює близько десяти проектів.

Спрощення обміну документами з будівельними клієнтами та субпідрядниками має важливе значення для забезпечення безперебійного проходження процесів на місці. Однак у минулому Сейхоу Кенсецу стикався з певними проблемами, пов’язаними з цим. На об’єктах цивільного будівництва та будівництва готується документ, який називається «Книга будівельних нарад». Він вичерпно описує запити від клієнта, роботу, яку потрібно виконати, і будь-які зміни, які необхідно внести. Для продовження роботи кожна залучена компанія та підрядник перевіряє книгу, тому, якщо вона неповна, робота буде відкладена для підтвердження та виправлення, що впливає на загальний період будівництва.

«Невідповідність повноти журналів будівельних нарад між досвідченими та молодшими працівниками викликала у нас занепокоєння. Оскільки на основі цього документа будуть витрачені мільйони чи десятки мільйонів ієн, абсолютно важливо переконатися, що немає відсутніх або неповних даних. Щоб запобігти затримкам, спричиненим переробкою, нам необхідно було стандартизувати документацію на високому рівні», — пояснює пан Масаакі Нісіяма.

У той час кожна особа, яка відповідала за книги будівельних нарад, створювала та зберігала їх на власному комп’ютері, і це стало фактором, який зробив книги занадто «персоналізованими». Їм потрібен спосіб поділитися минулими документами з усією компанією, щоб нові співробітники могли навчитися їх створювати та використовувати правильні приклади. Маючи це на увазі, компанія почала розглядати систему.

Рішення: обмін колективними знаннями на одній платформі

«Відділ на місці бере на себе ініціативу в розгляді та виборі ІТ-рішень для використання. Ми, Департамент із загальних справ, відповідаємо за пропонування ефективних рішень і підтримку їх впровадження», — говорить пан Казуюкі Нісігучі. Компанія використовувала цей підхід у своєму розслідуванні.

Визначаючи рішення, компанія передбачила «шухляди». Якщо книги минулих будівельних зборів зберігаються в шухляді, будь-хто може вільно витягнути їх, щоб перевірити правильний формат, коли захоче на них подивитися. Вони думали, що зможуть перетворити існуюче ноу-хау компанії на спільний актив компанії.

«Крім того, коли молодші співробітники готують документи, їм може бути некомфортно запитувати роз’яснення у зайнятих старших. Ми думали, що висувні шухляди усунуть такі побоювання», — каже пан Нішіяма.

Саме тоді він дізнався про Dropbox від IT-партнера. Пан Нісіяма знав, що Dropbox може працювати на них, як тільки цей партнер розповів йому про це.

«Спочатку ми не думали про використання хмарного сховища, але ми відчули, що хмара, до якої можна отримати доступ з будь-якого місця, добре підходить для нашого бізнесу, оскільки більшість наших співробітників працюють на робочих місцях. Зручно мати можливість переглядати документи на своєму смартфоні в дорозі та завантажувати документи, створені в офісі на сайті», — пояснює пан Нішіяма.

Ще одна перевага хмари полягає в тому, що ви також можете зробити свій бізнес безпаперовим. Наприклад, раніше керівники підприємства роздруковували креслення і приносили їх на місце роботи. Тепер, якщо всі необхідні файли зберігати в папці Dropbox і перевіряти натомість на планшетах і смартфонах, кількість друкованих матеріалів можна значно скоротити. Компанія вважає, що це також зменшить навантаження на працівників.

«Рішення було прийнято негайно, але впровадження на місці зайняло деякий час. Це тому, що ми вважали, що раптово перейдемо на нову систему, це буде занадто великим тягарем для наших співробітників», — каже пан Нісігучі.

Після розповсюдження облікових записів усім співробітникам відділ загальних справ надав підтримку, щоб кожен працівник міг ознайомитися з Dropbox у своєму власному темпі, незалежно від того, чи бажає він використовувати його повністю чи лише частково у своїй роботі.

Результат: економія часу на підготовку документів і обмін файлами

Сейхо Кенсецу створив папки в Dropbox для кожного сайту, де співробітники можуть зберігати такі файли, як креслення та книги будівельних зустрічей. Компанія не встановлює суворих привілеїв доступу. Натомість працівникам дозволяється перевіряти файли на інших робочих місцях, щоб підвищити ефективність цих «шухлядок». Багато проектів громадських робіт, якими займається компанія, укладаються за контрактами з муніципалітетами та державними установами. Це означає, що існують суворі правила для будь-яких поданих документів. Незважаючи на те, що створення книги будівельних зустрічей вимагає високого рівня навичок, кількість запитів і переглядів, пов’язаних із книгами будівельних зустрічей, зменшується відтоді, як компанія почала використовувати Dropbox.

«Результат полягає в тому, що кожен, від ветеранів до наймолодшого, тепер може перевірити правильність оформлення документів і скласти книгу нарад на будівництво. Крім того, легше попросити когось іншого в компанії внести виправлення, коли відповідальна особа недоступна відразу», — каже пан Нісігучі.

Роботу, пов’язану з підготовкою та доопрацюванням матеріалів і документів, уже скорочено приблизно до 10 годин на місяць. Компанія також рухається до безпаперового використання. Оскільки Dropbox набув більш широкого використання в компанії, кількість випадків, коли креслення та книги будівельних зустрічей роздруковуються та переносяться з собою, зменшилася. Таким чином ефективність роботи також покращилася, оскільки останні файли завжди можна перевірити на планшеті.

«Книга будівельних нарад — це файл Word із 20–30 сторінками, і в деяких випадках на одному робочому місці проводиться понад 200 нарад. Дані креслення та зображення також знімаються на місці, тому ємність жорсткого диска наших комп’ютерів іноді ставала надмірною та млявою, особливо в другій половині періоду будівництва. Запровадження Dropbox також вирішило цю проблему», – додає пан Нісіяма. 

Обмін файлами з людьми за межами компанії також став легшим. Це пов’язано з тим, що ви можете створити зовнішню спільну папку в Dropbox і надати людям доступ до неї. Наприклад, у минулому зв’язок із субпідрядниками здійснювався шляхом надсилання вкладень електронною поштою та запитів на підтвердження. Тепер папки використовуються, щоб спростити роботу та гарантувати, що останні дані завжди можна перевірити. Крім того, щоб отримати створений кимось файл, його потрібно просто завантажити в папку. 

Dropbox продовжуватиме підтримувати діяльність компанії: від його використання як ящика, повного ноу-хау та знань, до його використання як більш універсальної платформи обміну файлами.