易北爱乐音乐厅和莱斯音乐厅利用 Dropbox 和 Dropbox Sign 简化了共享和签名流程。

背景

在汉堡的两大最负盛名的文化机构——易北爱乐音乐厅和莱斯音乐厅，没有两个夜晚是相同的。每天最多有五场音乐会，演出者涵盖世界知名的独奏家和新兴乐团，每场演出都会带来新的素材：艺术家协议、节目单、营销材料、技术要求和最后一刻的更新。

团队以全速在各个项目之间切换。涉及的环节如此之多，保持步调一致是不可妥协的。

挑战：平衡易用性和安全性

从一开始，易北爱乐音乐厅和莱斯音乐厅的团队就致力于创建一个干净、井然有序的资产存储和共享系统。但由于涉及的人员众多，从内部员工到自由职业合作者再到设计机构，必须找到合适的平衡点。简单易用，任何人都能轻松上手；同时又足够安全可靠，能够保护品牌完整性和敏感信息。

“我们与非常多元化的外部合作伙伴群体合作，其中许多人来自创意背景。“他们不会花时间去学习复杂的系统，”易北爱乐音乐厅和莱斯音乐厅的市场营销、传播和销售主管梅兰妮·坎珀曼说道。

这意味着要排除任何过于商业化或复杂的内容。这还需要仔细考虑权限问题：谁应该看到什么，文件应该如何在团队之间传递，如何防止节目轮换时出现版本混乱，以及如何消除因手动创建和签署与世界各地艺术家、机构和合作伙伴的合同而造成的延误。

解决方案：一种适合所有人的架构

在 Elbphilharmonie 还在建设期间，团队就采用了 Dropbox，Dropbox 直接支持部署，使他们能够快速启动并运行。“如果出了什么问题或者有疑问，我们都能立即得到解答。”支持迅速有效。“这确实带来了改变，”易北爱乐音乐厅和莱斯音乐厅的IT副主管英戈·弗兰布斯说道。“目前，我们统计到 Dropbox 用户有 260 位。”

选择 Dropbox 的另一个重要因素是它对创意合作伙伴来说易于使用。Främbs 说：“Dropbox 中的文件夹结构与人们在自己电脑上习惯的结构类似。”“我们的大多数合作伙伴已经在使用 Dropbox，所以没有什么需要解释的。”他们可以立即加入。

这两个音乐厅共存储了近 200 TB 的内容，这些内容存储在符合欧洲和德国数据法规的结构化文件夹系统中——从营销材料和新闻资料包到合同和制作文件，应有尽有。“安全性是我们选择 Dropbox 的主要原因。”弗雷姆斯解释说：“第一个重大里程碑是 Dropbox 将其数据中心迁移到欧洲。”

员工可以通过简单的链接与外部合作伙伴共享访问权限，无论是单个资产还是整个文件夹。如果出现任何混淆，例如两个人同时编辑同一个文件，版本历史记录可以帮助团队准确地了解哪些内容发生了更改以及更改的时间，以便他们能够快速解决问题并保持进度。

该团队还使用 Dropbox Replay 来管理视频点评。使用 Sign，合同可以进行数字化签署，并自动存储在同一个系统中，从而保证所有内容都可追溯且集中在一个地方。

结果：为快速发展的团队带来清晰度、灵活性和控制力。

文件夹结构清晰，文件查找起来很方便。无需发送附件或在收件箱中翻找，每个人都知道在哪里查找，因此与外部团队的协作变得顺畅无阻。分享也更安全。团队可以授予对特定内容的访问权限，而不会泄露其他任何内容。

该平台的灵活性也很有帮助。员工可以决定哪些文档保存在云端，哪些文档可以离线访问，以便在远程办公、出差或在不同地点之间切换时轻松访问。“一个音乐季结束后，我会将这些文件夹设置为‘仅在线’，以节省本地驱动器上的空间，”坎珀曼解释道。“这样，我的设备就不会杂乱无章，也不会空间不足。”但与此同时，即使我离线工作，我也可以在我的设备上打开重要文件——无论我是在家、在火车上，还是在与合作伙伴开会。”

Sign 可以帮助员工快速收集领导、艺术家和合作者的签名，大大减少来回沟通。以前，表格需要打印出来，手工签名，扫描，有时还要通过内部邮件发送，很容易丢失。“现在，我们所有的文件都是可追踪的，”弗兰布斯说。“不会丢失任何东西。”你总能准确地知道文件在哪里，谁签了名，谁没签。

Replay 还能加快视频审查速度，简化协作。由于所有帧相关的注释都放在同一个文件中，反馈更容易给出和理解，因此修改可以在更少的轮次内完成。

有了 Dropbox，易北爱乐音乐厅和莱斯音乐厅团队无需在硬件、冷却系统或专用空间方面进行重大投资——而这些投资是大多数文化机构都负担不起的。对于管理数百TB数据的团队来说，Dropbox 不仅仅简化了协作。从财务角度来看，这是合理的。