成峰建设株式会社正在构建信息共享的“抽屉”

挑战：不一致的文档浪费时间和金钱

成峰建设株式会社在三重县伊势市有着长期的建筑工程经验，其中包括许多公共工程项目。该公司正以土木工程和建筑工程两大支柱业务开展业务。他们尤其擅长土木工程领域的合资项目，同时运营的项目大约有十个。

促进与建筑客户和分包商的文件交换对于确保现场流程顺利进行至关重要。然而，Seihou Kensetsu 过去曾面临过与此相关的一些挑战。在土木工程和建筑工地，会准备一份称为“施工会议书”的文件。它全面描述了客户的要求、要做的工作以及需要做的任何更改。为了确保工程顺利进行，每家公司和承包商都会对账簿进行检查，如果账簿不完整，工程就会因为确认和纠正而延误，从而影响整体工期。

“经验丰富的员工和初级员工之间的施工会议记录的完整性不一致，这令我们感到担忧。由于将根据该文件花费数百万或数千万日元，因此确保没有任何遗漏或不完整的细节是绝对必要的。为了防止返工造成的延误，我们有必要对文档进行高水平的标准化，”Masaaki Nishiyama 先生解释道。

当时，每个负责施工会议记录的人都在自己的电脑上创建和存储记录，这也是记录过于“个性化”的一个因素。他们需要一种在全公司范围内共享过去文档的方法，以便新员工可以学习如何创建它们并使用正确的示例。考虑到这一点，该公司开始考虑一个系统。

解决方案：在一个平台上共享集体知识

“现场部门主动考虑并选择使用哪种 IT 解决方案。我们总务部负责提出有效的解决方案并支持其实施，”西口和之先生说。该公司在调查中采用了这种方法。

在确定解决方案时，该公司设想了“抽屉”。如果将过去的施工会议记录簿放在抽屉里，任何人都可以随时将其取出以检查其格式是否正确。他们认为他们可以将公司现有的专有技术转化为共享的公司资产。

“此外，当初级员工准备文件时，他们可能不太愿意向忙碌的上级寻求澄清。我们认为抽屉可以消除这种担忧，”西山先生说。

正是在那时，他从一位 IT 合作伙伴那里了解到了 Dropbox。当这位合作伙伴向西山先生描述 Dropbox 时，他就知道它可以为他们服务。

“起初，我们并没有考虑使用云存储，但我们觉得可以从任何地方访问的云非常适合我们的业务，因为我们的大多数员工都在工作现场。“能够在旅途中通过智能手机查看文档并上传在现场办公室创建的文件非常方便，”西山先生解释道。

云的另一个优势是您还可以使您的业务无纸化。例如，过去，公司的现场主管会打印出图纸并将其带到施工现场。现在，如果将所有必要的文件存储在 Dropbox 文件夹中，并在平板电脑和智能手机上进行检查，则可以大大减少印刷材料的数量。公司认为这也能减轻员工的负担。

“解决方案是立即决定的，但现场实施需要一些时间。“这是因为我们认为，如果突然切换到新系统，会给员工带来太大的负担。”西口先生说道。

在向所有员工分发账户后，总务部提供支持，以便每位员工都能按照自己的节奏熟悉 Dropbox，无论他们想在工作中充分使用还是仅部分使用。

结果：节省了文档准备和文件共享的时间

Seihou Kensetsu 在 Dropbox 中为每个站点创建了文件夹，员工可以在其中存储图纸和施工会议记录等文件。公司没有设置严格的访问权限。相反，允许员工检查其他工作地点的文件，以提高这些“抽屉”的效率。该公司承接的许多公共工程项目都是由市政当局和政府机构承包的。这意味着对任何提交的文件都有严格的规定。虽然制作施工会议记录簿需要很高的技巧，但自从公司开始使用 Dropbox 以来，与施工会议记录簿相关的咨询和修改数量一直在减少。

“结果是，从资深员工到初级员工，每个人现在都可以检查文件的正确状态并准备施工会议记录。当负责人无法立即到场时，请公司其他人进行纠正也更容易，”西口先生说。

材料、文件的准备、修改工作已经压缩到每月10小时左右。该公司也正在向无纸化迈进。随着Dropbox在公司内部的普及，打印图纸、施工会议记录等随身携带的情况减少了。因此，由于可以随时在平板电脑上查看最新文件，因此工作效率也得到了提高。

“施工会议记录簿是一个有 20 到 30 页的 Word 文件，在某些情况下，单个施工现场会举行 200 多次会议。图纸数据和图像也是在现场拍摄的，因此我们的计算机的硬盘容量有时会变得过大和迟缓，特别是在施工后期。采用 Dropbox 也解决了这个问题，”西山先生补充道。

与公司外部人员共享文件也变得更加容易。这是因为您可以在 Dropbox 上创建外部共享文件夹并让人们访问它。例如，过去与分包商的沟通是通过发送电子邮件附件并请求确认来完成的。现在，使用文件夹可以使事情变得更容易，并确保始终可以检查最新的数据。此外，要接收某人创建的文件，只需将其上传到文件夹即可。

从用作装满诀窍和知识的抽屉，到用作更加多功能的文件共享平台：Dropbox 将继续支持公司的运营。