易北愛樂音樂廳和萊斯音樂廳利用 Dropbox 和 Dropbox Sign 簡化了共享和簽名流程。

背景

在漢堡的兩大最負盛名的文化機構——易北愛樂音樂廳和萊斯音樂廳，沒有兩個夜晚是相同的。每天最多有五場音樂會，表演者涵蓋世界知名的獨奏家和新興樂團，每場演出都會帶來新的素材：藝術家協議、節目單、行銷材料、技術要求和最後一刻的更新。

團隊以全速在各個專案之間切換。涉及的環節如此之多，保持步調一致是不可妥協的。

挑戰：平衡易用性和安全性

從一開始，易北愛樂音樂廳和萊斯音樂廳的團隊就致力於創造一個乾淨、井然有序的資產儲存和共享系統。但由於涉及的人員眾多，從內部員工到自由職業合作者再到設計機構，必須找到合適的平衡點。簡單易用，任何人都能輕鬆上手；同時又足夠安全可靠，能夠保護品牌完整性和敏感資訊。

「我們與非常多元化的外部合作夥伴群體合作，其中許多人來自創意背景。「他們不會花時間去學習複雜的系統，」易北愛樂音樂廳和萊斯音樂廳的行銷、傳播和銷售主管梅蘭妮·坎珀曼說道。

這意味著要排除任何過於商業化或複雜的內容。這也需要仔細考慮權限問題：誰應該看到什麼，團隊之間應該如何傳遞文件，節目輪換時如何防止版本混亂，以及如何消除因手動創建和簽署與世界各地藝術家、機構和合作夥伴的合約而造成的延誤。

解決方案：適合所有人的架構

在 Elbphilharmonie 還在建設期間，團隊就採用了 Dropbox，Dropbox 直接支援部署，讓他們能夠快速啟動並運行。“如果出了什麼問題或有疑問，我們都能立即得到解答。”支援迅速有效。「這確實帶來了改變，」易北愛樂音樂廳和萊斯音樂廳的IT副主管英戈·弗蘭布斯說。“目前，我們統計到 Dropbox 用戶有 260 位。”

選擇 Dropbox 的另一個重要因素是它對創意合作夥伴來說很容易使用。Främbs 說：“Dropbox 中的資料夾結構與人們在自己電腦上習慣的結構類似。”“我們的大多數合作夥伴已經在使用 Dropbox，所以沒有什麼需要解釋的。”他們可以立即加入。

這兩個音樂廳共儲存了近 200 TB 的內容，這些內容儲存在符合歐洲和德國資料法規的結構化資料夾系統中——從行銷資料和新聞資料包到合約和製作文件，應有盡有。“安全性是我們選擇 Dropbox 的主要原因。”弗雷姆斯解釋說：“第一個重大里程碑是 Dropbox 將其資料中心遷移到歐洲。”

員工可以透過簡單的連結與外部合作夥伴共用存取權限，無論是單一資產還是整個資料夾。如果出現任何混淆，例如兩個人同時編輯同一個文件，版本歷史記錄可以幫助團隊準確地了解哪些內容發生了更改以及更改的時間，以便他們能夠快速解決問題並保持進度。

團隊還使用 Dropbox Replay 來管理視訊點評。使用 Sign，合約可以進行數位化簽署，並自動儲存在同一個系統中，從而保證所有內容都可追溯且集中在一個地方。

結果：為快速發展的團隊帶來清晰度、靈活性和控制力。

資料夾結構清晰，文件查找起來很方便。無需發送附件或在收件匣中翻找，每個人都知道在哪裡查找，因此與外部團隊的協作變得順暢無阻。分享也更安全。團隊可以授予對特定內容的存取權限，而不會洩露其他任何內容。

該平台的靈活性也很有幫助。員工可以決定哪些文件保存在雲端，哪些文件可以離線訪問，以便在遠端辦公、出差或在不同地點之間切換時輕鬆存取。“一個音樂季結束後，我會將這些文件夾設置為‘僅在線’，以節省本地驅動器上的空間，”坎珀曼解釋道。“這樣，我的設備就不會雜亂無章，也不會空間不足。”但同時，即使我離線工作，我也可以在我的設備上打開重要文件——無論我是在家、在火車上，還是在與合作夥伴開會。 」

Sign 可以幫助員工快速收集領導者、藝術家和合作者的簽名，大大減少來回溝通。以前，表格需要列印出來，手動簽名，掃描，有時還要透過內部郵件發送，很容易遺失。「現在，我們所有的文件都是可追蹤的，」弗蘭布斯說。“不會丟失任何東西。”你總是能準確地知道文件在哪裡，誰簽了名，誰沒簽。

Replay 還能加快視訊審查速度，簡化協作。由於所有幀相關的註釋都放在同一個文件中，反饋更容易給出和理解，因此修改可以在更少的輪次內完成。

有了 Dropbox，易北愛樂音樂廳和萊斯音樂廳團隊無需在硬體、冷卻系統或專用空間方面進行重大投資——而這些投資是大多數文化機構都負擔不起的。對於管理數百TB資料的團隊來說，Dropbox 不僅僅簡化了協作。從財務角度來看，這是合理的。