成峰建設株式會社正在建構資訊共享的“抽屜”

挑戰：不一致的文檔浪費時間和金錢

成峰建設株式會社在三重縣伊勢市有著長期的建築工程經驗，其中包括許多公共工程項目。該公司正以土木工程和建築工程兩大支柱業務開展業務。他們尤其擅長土木工程領域的合資項目，同時運作的項目大約有十個。

促進與建築客戶和分包商的文件交換對於確保現場流程順利進行至關重要。然而，Seihou Kensetsu 過去曾面臨過與此相關的一些挑戰。在土木工程和建築工地，會準備一份稱為「施工會議書」的文件。它全面描述了客戶的要求、要做的工作以及需要做的任何更改。為了確保工程順利進行，每家公司和承包商都會對帳簿進行檢查，如果帳簿不完整，工程就會因為確認和糾正而延誤，從而影響整體工期。

「經驗豐富的員工和初級員工之間的施工會議記錄的完整性不一致，這令我們感到擔憂。由於將根據該文件花費數百萬或數千萬日元，因此確保沒有遺漏或不完整的細節是絕對必要的。為了防止返工造成的延誤，我們有必要對文件進行高水準的標準化，」Masaaki Nishiyama 先生解釋道。

當時，每個負責施工會議記錄的人都在自己的電腦上建立和儲存記錄，這也是記錄過於「個人化」的因素。他們需要一種在全公司範圍內共享過去文件的方法，以便新員工可以學習如何建立它們並使用正確的範例。考慮到這一點，該公司開始考慮一個系統。

解決方案：在一個平台上共享集體知識

「現場部門主動考慮並選擇使用哪種 IT 解決方案。我們總務部負責提出有效的解決方案並支持其實施，」西口和之先生說。該公司在調查中採用了這種方法。

在確定解決方案時，該公司設想了「抽屜」。如果將過去的施工會議記錄簿放在抽屜裡，任何人都可以隨時將其取出以檢查其格式是否正確。他們認為他們可以將公司現有的專有技術轉化為共享的公司資產。

「此外，當初級員工準備文件時，他們可能不太願意向忙碌的上級尋求澄清。我們認為抽屜可以消除這種擔憂，」西山先生說。

正是在那時，他從一位 IT 合作夥伴那裡了解到了 Dropbox。當這位合作夥伴向西山先生描述 Dropbox 時，他就知道它可以為他們服務。

「起初，我們並沒有考慮使用雲端存儲，但我們覺得可以從任何地方訪問的雲端非常適合我們的業務，因為我們的大多數員工都在工作現場。「能夠在旅途中透過智慧型手機查看文件並上傳在現場辦公室創建的文件非常方便，」西山先生解釋道。

雲端的另一個優點是您還可以使您的業務無紙化。例如，過去，公司的現場主管會列印出圖紙並將其帶到施工現場。現在，如果將所有必要的文件儲存在 Dropbox 資料夾中，並在平板電腦和智慧型手機上進行檢查，則可以大大減少印刷材料的數量。公司認為這也能減輕員工的負擔。

「解決方案是立即決定的，但現場實施需要一些時間。「這是因為我們認為，如果突然切換到新系統，會給員工帶來太大的負擔。」西口先生說。

在向所有員工分發帳戶後，總務部提供支持，以便每位員工都能按照自己的步調熟悉 Dropbox，無論他們想在工作中充分使用還是僅部分使用。

結果：節省了文件準備和文件共享的時間

Seihou Kensetsu 在 Dropbox 中為每個站點建立了資料夾，員工可以在其中儲存圖紙和施工會議記錄等文件。公司沒有設定嚴格的存取權限。相反，允許員工檢查其他工作地點的文件，以提高這些「抽屜」的效率。該公司承接的許多公共工程項目都是由市政當局和政府機構承包的。這意味著對任何提交的文件都有嚴格的規定。雖然製作施工會議記錄簿需要很高的技巧，但自從公司開始使用 Dropbox 以來，與施工會議記錄簿相關的諮詢和修改數量一直在減少。

「結果是，從資深員工到初級員工，每個人現在都可以檢查文件的正確狀態並準備施工會議記錄。當負責人無法立即到場時，請公司其他人進行糾正也更容易，」西口先生說。

材料、文件的準備、修改工作已經壓縮到每月10小時左右。該公司也正向無紙化邁進。隨著Dropbox在公司內部的普及，列印圖面、施工會議記錄等隨身攜帶的情況減少了。因此，由於可以隨時在平板電腦上查看最新文件，因此工作效率也提高了。

「施工會議記錄簿是一個有 20 到 30 頁的 Word 文件，在某些情況下，單一施工現場會舉行 200 多次會議。圖紙資料和影像也是在現場拍攝的，因此我們的電腦的硬碟容量有時會變得過大和遲緩，特別是在施工後期。採用 Dropbox 也解決了這個問題，」西山先生補充道。

與公司外部人員分享文件也變得更加容易。這是因為您可以在 Dropbox 上建立外部共用資料夾並讓人們存取它。例如，過去與分包商的溝通是透過發送電子郵件附件並請求確認來完成的。現在，使用資料夾可以使事情變得更容易，並確保始終可以檢查最新的資料。此外，要接收某人創建的文件，只需將其上傳到資料夾即可。

從用作裝滿訣竅和知識的抽屜，到用作更多功能的文件共享平台：Dropbox 將繼續支援公司的營運。