FTP

我該如何架設 FTP?

架設 FTP 伺服器和訓練團隊成員使用 FTP 是個很繁瑣的過程。舉例來說,您必須為每一個 FTP 帳號設定殼層存取權和檔案系統權限,還要教會每個成員使用 FTP 用戶端軟體。

FTP

  • 購買 FTP 伺服器
  • 登入伺服器上的管理員控制台
  • 為每一名使用者建立 FTP 帳號
  • 在每一名使用者的電腦上安裝 FTP 軟體

Dropbox

  • 註冊 Dropbox
  • 下載 Dropbox 應用程式

相較之下,您兩三下就能開始使用 Dropbox 企業方案!所有檔案都儲存於雲端,您完全不需要跟伺服器打交道。此外,由於安裝程序相當簡單,您的團隊可以專心處理重要工作,不必像學習使用 FTP 軟體一樣,耗時又費力。


我要如何與團隊成員分享檔案?

FTP 上的操作都是手動的,成員間必須時常反覆執行相同的動作。每次編輯完檔案,都必須再把檔案上傳至 FTP 伺服器後,才能與他人分享。而需要檔案最新版本的人,就必須再次下載檔案。如果您的團隊常常需要分享編輯內容,這樣的方法勢必不是長久之計。

FTP

  • 開啟您的 FTP 軟體
  • 輸入伺服器位址、連接埠、以及您的 FTP 帳戶使用者名稱和密碼
  • 連線至伺服器
  • 使用 FTP 軟體的檔案瀏覽器尋找電腦中的檔案
  • 上傳檔案至伺服器
  • 要求團隊成員登入 FTP 伺服器,將檔案下載至各自的電腦
  • 每次更新檔案都要重複以上步驟

Dropbox

  • 在您的 Dropbox 中建立新資料夾,專門用來與團隊分享檔案
  • 在資料夾上按右鍵,與團隊成員共享
  • 將檔案放入電腦上的共享資料夾,它便會自動出現在團隊成員的 Dropbox 資料夾中
  • 若有人編輯檔案,所有人手上的複本都會自動更新

有了 Dropbox,您只需建立起共享資料夾便一切就緒,後續的協作都全面自動化。每位成員都會有自己可以編輯的檔案複本,且所有複本皆保持同步,一有成員作出變更,新的編輯內容就會神奇地出現在其他成員的電腦上。擔心同時編輯時會發生檔案衝突嗎?


我要如何與客戶分享檔案?

透過 FTP 與客戶分享檔案難以確保檔案的安全性。為了不讓客戶變更您的檔案,您必須把他們的 FTP 帳號設成僅有唯讀權限。您多半也不希望讓他們查看團隊所有的內部文件。為了做這些設定,您就必須請系統管理員逐一配置 FTP 伺服器上的檔案系統權限。

FTP

  • 要求客戶在電腦上安裝 FTP 軟體
  • 為客戶建立 FTP 帳號。這點很麻煩:
    • 客戶要有唯讀權限
    • 客戶只能存取特定檔案
  • 告知客戶他們的 FTP 登入資訊,以及檔案在伺服器上的位置
  • 客戶跟團隊成員一樣可以下載需要的檔案

Dropbox

  • 在 Dropbox 中的任一檔案上按右鍵
  • 選擇選單上的分享 Dropbox 連結,產生分享連結
  • 將連結傳送給客戶。客戶可以使用任何網頁瀏覽器瀏覽或下載連結內容

Dropbox 讓您可以輕鬆將團隊檔案與客戶的檔案分開管理。分享連結獨立於團隊共享的 Dropbox 資料夾之外,也就是說,您的客戶只能存取您分享給他們的檔案。客戶不需要額外安裝其他軟體就能透過分享連結下載,不必學習操作新的系統,便能輕鬆取得檔案。若您使用的是 Dropbox ProDropbox Business,還可以為連結設定密碼和到期日。此外,您隨時都可以停用連結,避免他人存取文件。


我該如何與他人一同編輯相同檔案?

很多人一起編輯同一個檔案時,可能會產生衝突:到底應該儲存誰的編輯內容?假設現在有兩名使用者在編輯同一份文件。其中一名先完成編輯,並率先將檔案上傳至 FTP 伺服器。一會兒之後,另一名使用者也完成了編輯,如法炮製地將檔案上傳至 FTP 伺服器。但這麼做就會覆蓋掉先前儲存的版本,第一名使用者辛苦所做的修改就付諸流水了。

FTP 和 Dropbox 的處理方式相當不同。

FTP

  • FTP 無法解決衝突問題
  • 檔案的最新版本會覆寫其他人的編輯內容
  • 解決辦法是使用者必須不時檢查有沒有其他人在編輯檔案,確保同一時段只有一個人在編輯

Dropbox

  • 發生編輯衝突時,Dropbox 會將兩份複本都保存下來
  • 您可以瀏覽兩個使用者的編輯內容,再決定該如何合併兩個版本

使用 FTP 就容易發生檔案衝突。要避免發生這樣的人為疏失,唯有設計一套工作流程,限制同一時段僅能有一名使用者編輯檔案。

反之,Dropbox 的衝突複本功能就能確保所有資料都不會遺失。若有編輯衝突發生,Dropbox 便會送出提醒,大家不必一再檢查,擔心不小心覆寫了他人的檔案。


我該如何管理檔案的舊版本?

FTP 伺服器只儲存各個檔案的最新版本,完全沒有檔案歷史版本這回事,因此有遺失資料的風險。例如,如果一名使用者刪除了檔案中的一些內容,然後再將檔案重新上傳至伺服器,刪除的內容就永久遺失了。

FTP

  • FTP 不支援檔案版本記錄功能
  • 常見的解決辦法是複製檔案,然後將它重新命名,註明版本編號

Dropbox

  • 在您的 Dropbox 資料夾中,右鍵點選該檔案
  • 在選單中選取檢視過去版本,查看檔案的歷史版本列表
  • 選擇您要的版本,然後按一下還原

若您將檔案放在 Dropbox 中,Dropbox 會將每一次的編輯內容都記錄下來。如果突然發現之前不小心刪除了重要內容,只要輕點幾下滑鼠便可以把內容救回來。跟檔案共享一樣,這是全自動的,除非您需要還原舊版,否則都不必處理任何關於檔案版本的事。


我要如何在行動裝置上存取檔案?

在行動裝置上使用 FTP 和在電腦上使用都一樣受限。您的行動裝置上也必須裝有專門的 FTP 軟體,且每一次有人更新檔案時,都必須手動同步檔案。

FTP

  • 在行動裝置上安裝 FTP 軟體
  • 連線至您的 FTP 伺服器並下載檔案
  • 每次要與團隊分享新的編輯內容時,都得手動下載/上傳檔案

Dropbox

  • 下載 Dropbox 行動版應用程式
  • 登入您的帳戶,直接在 Dropbox 行動應用程式預覽檔案
  • 使用如 Microsoft Office 等與 Dropbox 連結的行動應用程式編輯檔案,所作出的任何變更皆會同步至所有裝置

大部份的行動裝置都可以使用 Dropbox,包括 iOS、Android、和 Windows Phone 及平板電腦。您也可以從 Dropbox 網站上存取您的檔案。透過 Dropbox 行動應用程式,不僅可以瀏覽檔案,還可以使用第三方應用程式編輯檔案,並建立分享連結,將檔案分享給客戶。