Table of contents
最糟糕的事情發生了——您意外清除了計算機並丟失了所有重要文件。此時，您可能不想聽到您應該建立資料備份或存檔系統。
您可能還想知道備份和存檔之間有什麼區別。它們都是資料的儲存空間，對嗎？嗯，是的。但它們的用途不同，需要做出一些重要的區別。簡單來說：
- 備份是在資料受損、遺失或損毀時，用於還原資料的資料複本
- 檔案庫是長期資料儲存的儲存庫，通常用於滿足資訊保留要求和合規標準
在解釋保護和儲存資料的最佳策略前，請容我們進一步說明「備份」和「封存」到底是什麼。
「備份」究竟是什麼？
「備份」是建立資料來源（例如文件、檔案、資料夾或整個系統）的副本（或多個副本），以便在資料遺失、損壞或損毀時可以還原和還原。
重要的是，備份資料會與主要資料來源並存，原始檔案或資料夾不會遭備份複本刪除或取代。
備份的主要目的是幫助您將檔案還原到遺失資料之前的狀態。
您可以使用外接硬碟等本機備份方式手動執行備份。您也可以選擇更快、更安全、更方便的解決方案，也就是自動雲端備份。
Dropbox Backup 等雲端服務不會安排定期備份，而是在您對原始資料做出任何變更時自動備份檔案，讓備份變得輕鬆無比。
使用備份的時機
建議您對個人和專業檔案都進行備份，尤其是遺失後無法取代的內容。備份策略可提供寶貴的安全網，並在任何災難復原計畫中發揮重要作用。
理想情況下，您應該備份整部電腦。然而，在某些特定情況下備份可能效益最高，即：
- 定期修改的檔案，或稍後可能須還原為舊版本檔案的協作專案，例如網頁開發和影片剪輯
- 跨多個裝置處理的檔案，尤其是連結至雲端備份時 (與本機備份相較)
- 當檔案安全性至關重要時，針對硬體故障、勒索軟體和網路攻擊，雲端備份能提供最佳保護
如果您想備份重要檔案、相片、影片和任何其他資料，Dropbox 提供安全、簡單的雲端檔案備份，為您確保一切資料安全無虞。
……「檔案」是什麼意思？
備份這種活用空間適用於經常更新的資料，而封存則僅用於長期資料留存。
檔案封存後，您可以視需要刪除原始版本。通常，只有不需要定期存取的資料才會傳送至封存，比如包含敏感資料的舊合約及金融交易記錄。
檔案館是儲存歷史資料的地方，例如日常工作不需要的文件和文件。
何時使用檔案
資料檔案用於長期儲存重要文件。這些文件不需要經常更改或使用。
您可以使用存檔來保存舊資料或最近未使用的資料。例如，當您將項目標記為已完成時，整個專案期間建立的資料可能會傳送到檔案而不是備份系統。
這將釋放主儲存系統中的空間，同時也允許您在需要時恢復這些資料。
總而言之，資料存檔允許您：
- 證明遵守資訊保留政策和合規性法規
- 建立重要商務通訊的永久紀錄，例如法律文件和通信往來
- 存取您可能需要解決有關您的業務營運、合約、金融交易等的爭議或查詢的重要歷史資料。
備份和封存有何不同？
備份和存檔都提供了儲存資料的空間，以便將來可以恢復資料 - 這就是它們的相似之處。
備份和存檔之間存在一些差異，包括它們的主要用途和工作方式。
備份
- 適用於短期和長期儲存
- 建議用於活動、經常變更且經常存取的文件和資料夾
- 速度對於快速備份和快速資料復原至關重要
- 請為檔案建立多份複本，確保能在需要時還原舊版本
- 在原始檔案遺失、受損或遭到覆寫後，可用於還原資料的舊版本
封存
- 僅適用於長期儲存數據
- 推薦用於需要保留但不需要經常存取的文件和資料夾
- 速度沒那麼重要
- 通常只使用文件的一個副本，一旦存檔就無法更改或修改
- 用於取回當初儲存在封存後就從未變更的資料
您應該怎麼做？
無論您目前的文件管理策略多麼強大，保護重要文件的最佳方法是擁有備份解決方案和存檔。
- 針對需要避免意外或惡意遺失，並快速存取和/或還原的目前資料及使用中資料，請使用備份解決方案
- 使用您的檔案無限期地保留對您的業務運營和法律義務至關重要的文件，並且確實需要易於檢索 - 但不需要始終可用
透過兩者，您將獲得對您的文件最強大的保護。
Dropbox Backup 以輕鬆不費力的方式，幫助您維持檔案永不過時。您的檔案、資料夾和文件會安全儲存在 Dropbox 帳戶中。即使在未來數年後，仍能隨時視需要開啟所需內容。
Dropbox Backup：理想的備份與歸檔解決方案
Dropbox Backup 讓您輕鬆將檔案自動儲存至雲端。無論發生什麼情況，您都能快速還原資料。
