Baggrund 

Southbase Group er et New Zealand-baseret byggefirma, der leverer komplekse byggerier til offentlige og private kunder over hele landet. Med op til 20 aktive arbejdspladser på et givet tidspunkt foregår arbejdet sjældent ét sted – og mange kontrakter har strenge sikkerhedskrav.

For at driften kan forløbe problemfrit, har byggepladsledere, underleverandører og projektteams brug for en sikker måde at få adgang til den seneste dokumentation, uanset hvor de befinder sig. Det ansvar ligger hos Lem Prestage, Group IT Manager, som sørger for, at information er let at finde og ordentligt beskyttet.

I byggeriet er tillid ikke valgfrit. Selv små kommunikationsgab eller sikkerhedsbrister kan eskalere hurtigt og forvandle forældede planer eller manglende detaljer til dyre fejl.

Udfordring: Høje indsatser, langsomme systemer

Da Prestage kom til Southbase, arvede han et system bygget til en anden æra. Filer lå på en lokal server, og feltteams måtte oprette forbindelse via en VPN for at få adgang til det, de havde brug for.

Selvom Southbase har næsten 200 ansatte, kunne kun én person få adgang til en enkelt fil ad gangen.

"Adgang til data var et mareridt," siger Prestage. "[Og] der var intet samarbejde med nogen af ​​vores underleverandører, hvilket er afgørende."

Southbase havde brug for et fundament, der kunne holde trit med distribuerede teams, høje indsatser og nul fejlmargin. Fordi når informationen ikke er klar eller aktuell, forværres konsekvenserne hurtigt og kan koste millioner af dollars.

Løsning: fra forenklet lagring til smartere søgning

For at imødekomme den virkelighed introducerede Prestage Dropbox. Han havde et klart mål: at bygge et system, som folk rent faktisk ville bruge i den virkelige verden, under pres, på tværs af snesevis af arbejdspladser.

I takt med at Southbase voksede, voksede mængden og vigtigheden af ​​det, der var indeholdt Dropbox, også. "Vi har terabyte af data i Dropbox lige nu," siger Prestage. "Og vi har ikke engang kradset i overfladen af, hvad vi kan bruge."

Med så meget arbejde, der foregår på én gang, gav det mening at holde teams forbundet gennem det samme økosystem. At implementere værktøjer som Dropbox Sign og Dropbox Dash var et naturligt næste skridt.

For at strømline godkendelser og underskrifter var Sign "en selvfølge", siger Prestage. "Dokumenterne forlader ikke Dropbox." De bliver, hvor de er, og de er i sikkerhed.”

Og Dash? Det gjorde information nemmere at finde og tilgå. Dens AI-drevne universelle søgning giver teams mulighed for at finde filer på tværs af Dropbox og deres forbundne apps. I stedet for at grave i værktøjer og mapper kan de søge én gang og få de svar, de har brug for, på få sekunder – hvor som helst og uden at vente på deres tur.

Det tog ikke lang tid for Dash at blive en del af Prestages daglige arbejdsgang. Han bruger den indbyggede AI-chat til at fejlfinde problemer og generere rapporter. Det, der engang tog ham dage, tager nu en brøkdel af tiden.

Resultater: sparede timer (og hovedpine)

Dashs indflydelse blev særligt tydelig under et komplekst projekt på en aktiv lufthavnsplads, hvor byggeriet foregik døgnet rundt. Sikkerhedskravene var strenge, og informationen skulle være præcis.

For at holde alle opdateret brugte de Dash til at oprette en projektbaseret indholdssamling kaldet en Stack. Det giver teamet ét sted at samarbejde, finde links og bede Dash om kontekstuelle indsigter.

Prestage forklarer: "Vi har oprettet en stak med 150 dokumenter, som vi derefter hurtigt kan sammenligne og søge igennem." Den stak indeholdt inspektionstestplaner og -procedurer for næsten hvert trin i jobbet, så alle kunne bekræfte krav, opdage uoverensstemmelser og holde sig opdateret på, hvad der skulle ske derefter.

"Det sparer projektteamene timer," siger Prestage. "Og tid er penge."

Dash har også reduceret den daglige friktion for IT. I stedet for at blive standard eskaleringspunkt, når nogen ikke kunne finde en fil, kan folk nu selvbetjene svar med det samme. Arbejdsgangene er mere gnidningsløse – og roligere.

I takt med at Southbase fortsætter med at vokse, ser Prestage Dropbox og Dash som et fundament, der hjælper teams med at bygge med klarhed, beskytte deres arbejde og holde kritiske oplysninger lige ved hånden – uanset hvor jobbet fører dem hen.