Som freelancer er man vant til at have mange kasketter på. Men er ikke bare det kreative geni bag arbejdet; man klarer også bogføring, marketing og kundeservice. Og en af de vigtigste opgaver er at sende fakturaer til kunderne.
Men hvad er den bedste måde at gøre dette på? I denne artikel giver vi vejledning i, hvornår og hvordan du bør sende en professionel faktura til en klient, herunder værktøjer til at strømline processen og tips til opfølgning på ubetalte fakturaer.
Hvornår skal jeg sende min faktura?
Der er delte meninger om, hvornår man skal sende fakturaer til en kunde. Nogle freelancere foretrækker at sende fakturaer, inden de går i gang med arbejdet, mens andre venter, indtil arbejdet er færdigt. Der er fordele ved begge metoder:
Før: Ideel til bestillingsopgaver eller engangsprojekter, hvor du har brug for at købe yderligere materialer for at færdiggøre arbejdet, eller til langsigtede projekter, hvor arbejdet leveres i rater. Du kan også anmode om en delvis forudbetaling, hvis likviditeten er stram, eller hvis den pågældende klient har en historik med overskredne forfaldsdatoer og forsinkede betalinger.
Efter: De fleste freelancere fakturerer deres kunder, så snart en ordre eller et projekt er blevet udført. Alternativt kan du tillade et par dage mellem projektaflevering og afsendelse af din faktura, så kunden kan sikre sig, at de er tilfredse. For løbende kontrakter kan det være nemmere at sende fakturaer månedligt. Det betyder, at du får ensartede og forudsigelige betalinger, og det gør det nemmere for din klient at udstede og behandle fakturaerne.
I sidste ende afhænger det bedste tidspunkt at sende din faktura af tre hovedfaktorer
- Den type produkter eller tjenester, du leverer.
- Dine betalingsbetingelser og økonomiske krav eller din økonomiske situation.
- Din relation til kunden.
Forskellige metoder til udsendelse af fakturaer
Når du har besluttet dig for, hvornår du vil sende din faktura, skal du beslutte dig for, hvordan du vil sende den. Der findes flere forskellige metoder, som hver har sine egne fordele og ulemper.
1. I posten
I en tid med onlinefakturering og fakturering via e-mail kan det virke gammeldags at sende fakturaer med posten. Der er dog stadig nogle tilfælde, hvor det er den bedste metode. Hvis din kunde f.eks. ikke benytter onlinefakturering eller fakturering via e-mail, eller hvis du foretrækker sikkerheden ved at sende et fysisk dokument, kan det være det bedste valg at sende din faktura med posten.
Det er vigtigt at huske på, at det kan være langsommere, mindre sikkert og dyrere at sende fakturaer med posten end online fakturering og betalingsmetoder. Derudover er denne proces mere sårbar over for fejl – folk og virksomheder flytter ofte lokaler, og du kan ikke altid garantere, at du har de mest opdaterede kontaktoplysninger (eller at du har skrevet dem korrekt på kuverten!).
2. Via e-mail
E-mail er den mest almindelige måde for freelancere at sende fakturaer på. Det er hurtigt, nemt og bekvemt, og det giver dig mulighed for nemt at spore, hvornår din faktura er blevet åbnet og vist.
For at sende en faktura via e-mail skal du blot uploade fakturafilen som en vedhæftet fil, skrive en passende emnelinje og sende e-mailen til din klient. Du kan også inkludere en kort besked i e-mailens brødtekst, f.eks. "Venligst vedhæft min faktura for dit seneste projekt".
3. Via din cloud-lagring
Hvis du bruger software som Dropbox til at administrere dine fakturaer, kan du sende fakturaer direkte fra din konto med blot et link. Dette kan være en praktisk løsning, da du får mulighed for at oprette, administrere og sende fakturaer fra ét samlet sted.
Sådan sender du fakturaer med Dropbox
Med Dropbox kan du uploade din fakturaskabelon til din konto og omdanne den til en genanvendelig, redigerbar PDF-fil, som du kan dele direkte fra Dropbox eller med et simpelt link.
Når dine fakturaer er klar til afsendelse, kan du overveje at bruge et værktøj lavet specielt til at dele dokumenter som Dropbox DocSend, så du får indsigt i, hvordan kunder interagerer med dine fakturaer, efter at du har delt dem. Det kan især være nyttigt, hvis du vil sikre dig, at kunderne har modtaget og set fakturaerne.
Du kan også angive unikke delingsindstillinger for hver modtager, overvåge handlinger forbundet med indholdet og analysere visningstendenser for dine delte filer på ét centralt kontrolpanel.
Tips til opfølgning på fakturaer
Hvis du ikke modtager betaling for din faktura inden for de aftalte vilkår, skal du muligvis følge op med din klient.
Her er et par tips til opfølgning på ubetalte fakturaer:
- Start med et opkald for at kontrollere, at du har sendt fakturaen til den rigtige person eller afdeling
- Send en påmindelse via e-mail på betalingens forfaldsdato, hvis den ikke er blevet betalt
- Hvis dette ikke virker, kan du prøve en alternativ metode, som f.eks. at sende et brev med posten
- Vær fast, men høflig i din kommunikation, og angiv klart og tydeligt konsekvenserne ved ikke at betale til tiden, som f.eks. gebyrer for forsinkede betalinger eller stop for fremtidige tjenester
- Hold styr på dine opfølgningsforsøg og de svar, du modtager, hvis du bliver nødt til eskalere situationen
- Overvej at tilbyde alternative betalingsmetoder, som f.eks. en betalingsplan, så din kunde får nemmere ved at betale
- Hvis alle disse forsøg mislykkes, kan du overveje at søge juridisk rådgivning eller at bruge et inkassobureau til at inddrive betalingen
Husk altid at forblive professionel og håndtere situationen med integritet, da det er afgørende for din virksomheds succes at opretholde et godt forhold til dine kunder.
Strømlin alle trin i faktureringsprocessen
Dropbox kan hjælpe dig med at strømline hele faktureringsprocessen, lige fra at oprette og tilpasse dine fakturaer til at sende dem til dine kunder og spore deres status.
Du kan nemt konvertere PDF-fakturaer til redigerbare skabeloner, som du kan tilpasse, før du sender dem til en kunde
Ved at bruge Dropbox kan du spare tid og besvær med dine faktureringsopgaver, så du kan fokusere på det, du er bedst til: At skabe godt arbejde for dine kunder.
