Møder med interessenter er afgørende for projektets succes. I denne guide forklarer vi, hvordan man forbereder sig til og afholder effektive interessentmøder, der giver resultater.
Møder med interessenter er afgørende for at holde projekter på sporet og sikre, at alle involverede parter er på samme bølgelængde. Men hvad er et møde med interessenter egentlig, og hvordan afholder man et på effektiv vis?
I denne artikel besvarer vi disse spørgsmål og giver dig nogle tips til, hvordan du kan bruge Dropbox til at gøre dine interessentmøder endnu mere produktive.
Hvad er et interessentmøde?
Et interessentmøde er en samling af alle de vigtige personer, der er involveret i et projekt eller en forretningsforbindelse – dybest set dig som produkt- eller tjenesteudbyder og dine kunder. Disse møder giver interessenter mulighed for at dele deres input, udtrykke deres bekymringer og træffe beslutninger om projektet.
Hvem der skal deltage i et interessentmøde afhænger af mødets formål og det tilsigtede resultat.
Forskellige typer interessentmøder
Der findes flere forskellige typer interessentmøder, hver med sit eget formål og format. Nogle almindelige typer af interessentmøder inkluderer:
- Opstartsmøder: Disse møder afholdes i starten af et projekt for at fastlægge projektets formål, mål og omfang. De er også en god mulighed for at introducere projektteamet og interessenterne for hinanden.
- Interessentinterviews: Dette er individuelle møder med interessenter, der skal hjælpe dig med at forstå deres vision, mål, nuværende processer og bekymringer.
- Yderligere interessentmøder: Disse møder afholdes gennem hele projektets livscyklus for at holde kontakten med interessenterne, holde dem informeret om fremskridt og få deres feedback.
Sådan forbereder du dig til et interessentmøde
For at sikre, at dit interessentmøde er produktivt, er det vigtigt at forberede sig på forhånd. Her er et par tips, du skal huske på som mødeleder:
Hav et mål
Hav et klart formål med mødet – giver du en statusopdatering? Har du brug for feedback på en bestemt leverance? Har du en tvist eller uenighed, der skal afklares?
Når du ved, hvorfor du skal mødes med dine interessenter – og gør det klart,hvorfor de skal mødes med dig – vil det blive meget tydeligere, hvem der skal deltage i mødet.
Hav en mødedagsorden
Forbered en dagsorden for at give mødet struktur og fokus. Du kan sende dagsordenen til deltagerne i en e-mail inden mødet, så de kan forberede spørgsmål og yderligere punkter til drøftelse – og bruge Dropbox’ Send og spor til at overvåge, hvem der interagerer med den før mødet.
Punkter, du måske vil diskutere, omfatter:
- Projektets tidslinjer eller køreplaner
- Projektets milepæle
- Nylige eller kommende leverancer
- Resultater eller præstation
- Potentielle risici eller bekymringer
- Næste skridt eller handlinger
Send links til relevante dagsordensdokumenter og materialer i et lettilgængeligt format med Dropbox.
Forstå hvem der skal deltage – og hvad der er vigtigt for dem
Det kan blive rodet at invitere for mange mennesker til dit møde – for mange kokke, ikke? Det er næsten lige så slemt som at have for mange møder – det bliver kaotisk og tager værdifuld tid, du kunne bruge på det egentlige arbejde.
Ved kun at invitere de relevante interessenter til mødet, kan du være langt mere produktiv. Hvis der er mange interessenter involveret i dit projekt, så begræns antallet af mødedeltagere ved at overveje, hvorfor en bestemt person ikke behøver at være der, i stedet for hvorfor de har det.
Mindre møder giver dig også mulighed for at åbne diskussionen op for interessenternes individuelle prioriteter og begrundelsen bag bestemte beslutninger eller uenigheder. Medmindre du har hele dagen, kan du ikke behandle alles bekymringer eller spørgsmål i et stort møde!
Hvem er en interessent?
Kort sagt er en interessent en person med en personlig interesse i beslutningsprocessen og aktiviteterne i en virksomhed eller et projekt. Uden deres støtte ville virksomheden eller projektet ikke kunne fungere.
En interessent kan være et hvilket som helst af følgende eksempler:
- Direktør eller vicedirektør
- Investor
- IT-, økonomi- eller direktør
- Projektleder
Men mere bredt set er der interne interessenter – dine medarbejdere, ejere og ledere – og eksterne interessenter. Det er dine kunder, aktionærer, kreditorer, regeringen, fagforeninger og så videre.
Vær forberedt på yderligere spørgsmål
Uanset hvor meget du forbereder dig, vil dine interessenter sandsynligvis stille dig nogle spørgsmål, som du ikke havde planlagt i din dagsorden. For at demonstrere din professionalisme og dit engagement i projektet, bør du forudse og forberede dig på nogle potentielle spørgsmål, der kan opstå.
Du kan ikke altid forudsige disse, men du vil helt sikkert imponere dine interessenter, hvis du har gode svar i baglommen.
Sådan afholder du et interessentmøde
Når du har forberedt dig til dit interessentmøde, er det tid til at afholde mødet. Her er et par tips:
Vær et godt eksempel
Som vært sætter du tonen for mødet. Du skal udvise god mødeetikette og være engageret. Øv dig i aktiv lytning og vær nærværende.
Hold det fokuseret
Prøv at følge din dagsorden og husk de ekstra emner/spørgsmål, du har forberedt dig på. Vis, at du er en proaktiv vært, der har forudset potentielle problemer på forhånd, snarere end en reaktiv vært, der ikke kan håndtere undgåelige problemer. Dette vil hjælpe med at opbygge tillid hos dine interessenter.
Når du holder dig til din dagsorden så meget som muligt, kan du sætte tid af til brainstorming eller spørgsmål og svar i slutningen af mødet. Forsøg at opfordre alle til at tale og deltage – ikke kun nøglepersonerne.
Brug et sprog, som dine interessenter forstår
Vi tager det nogle gange for givet, at vores kunder forstår de tekniske detaljer i det, vi gør. Selvom de har kendskab til deres egen branche, er de sandsynligvis ikke eksperter i dit produkt eller din tjeneste – men det er du.
Prøv at fjerne al forvirrende eller alt for teknisk jargon, som interessenterne måske ikke forstår, og fokuser i stedet på det, der betyder mest for dem.
Tips efter mødet
Efter jeres interessentmøde er det vigtigt at følge op og sikre, at eventuelle handlingspunkter er gennemført – og at planlægge jeres næste møde, hvis det er nødvendigt.
Det kan Dropbox hjælpe dig med ved at tilbyde et centralt sted til at gemme mødenotater, links til indhold og videooptagelser. Du kan også bruge Send og spor til at sende mødematerialer ud og spore, hvem der har set dem.
Hvis du har optaget mødet, kan du også dele det direkte fra din Dropbox-konto. Det øger interessenternes engagement, fordi de, der ikke deltog, kan indhente det forsømte, og de, der deltog, kan genopfriske hukommelsen.
Effektive interessentmøder med Dropbox
Dropbox er den perfekte partner til møder med interessenter. Med funktioner som Send og spor, dokumentanalyse og avancerede delingsfunktioner gør Dropbox det nemt at forberede, afholde og følge op på møder med interessenter.
