Kontraktstyring kan være forskellen mellem succes og fiasko for en virksomhed. Huller i arbejdsgangen kan medføre juridiske problemer, udhule fortjenesten og gøre skade på relationerne til virksomhedens partnere. Omvendt, når kontrakter styres effektivt, kan din organisation undgå tvister og opretholde sunde relationer – begge dele noget, der er essentielt for at opnå vækst.
Lad os se på, hvordan du kan skabe og optimere en kontraktstyringsproces, der er klar til at blive skaleret sammen med din organisation, og alle de fordele, det indebærer.
Brug automatiserede meddelelser
Ingen i et team er interesseret i den møjsommelige opgave, det er at spore hvert enkelt delmål i en kontraktproces – og det er ikke alle trin i kontraktstyringsprocessen, der kræver menneskelig indgriben.
Man kan bruge et automatiseret system til at modtage nye anmodninger om kontrakter, lave udkast til juridiske tekster til nye kontrakter og strømline revision, rapportering, godkendelse og kontraktfornyelser.
Muligheden for at oprette påmindelser i platformen, og endda også konfigurere automatiske e-mailpåmindelser, letter den arbejdsbyrde, det er at huske alting, for dit allerede travle team, så de kan fokusere på den overordnede opgave, det er at nå deres egne og virksomhedens mål.
Tilføj e-signaturfunktioner
Underskriften er vel nok den vigtigste del af kontrakten. Der er ingen aftale, før kontrakten er skrevet under.
Med elektronisk signatur som en mulighed kan dit team sikre, at alt bliver underskrevet så hurtigt som muligt.
Digitale signaturer gør det muligt at indgå aftaler på farten, mens I samtidig holder det hele sikkert og effektivt. Sørg for, at digitale signaturer er en del af jeres kontraktstyringsværktøjer.
Spar tid med skabeloner
Det er ikke nødvendigt at skrive hver enkelt kontrakt fra bunden. Hver enkelt kontrakt skal selvfølgelig føles personligt tilpasset for hver kunde (og skal også være det), men en vis portion standardisering kan være en stor hjælp. Med et pålideligt bibliotek af kontrakter har du et stærkt grundlag, når du skal udarbejde selv de mest komplicerede kontrakter.
Med Dropbox Sign kan du omdanne dine mest brugte kontrakter til skabeloner eller downloade almindeligt anvendte formularer som fortrolighedsaftaler, konsulentaftaler og politikker for sociale medier.
Flere ting, du kan bruge, når du skal holde din kontraktstyring opdateret
Revider din nuværende arbejdsgang
Der vil ske store ændringer i, hvordan du håndterer kontrakter, i forhold til, hvordan du gjorde med dine første kunder, så giv dit team mulighed for at revidere jeres kontraktstyringsproces med jævne mellemrum (kvartalsvist eller årligt). Du skal ikke være bange for at fremhæve både de gode og mindre gode ting, der dukker op. Med disse grundlæggende oplysninger kan du gå i gang med at forbedre jeres måde at håndtere kontrakter på i din organisation.
Uanset om jeres mål er at undgå risici eller tjene penge, er det vigtigt, at I ved, nøjagtigt hvorfor I ændrer jeres tilgang til kontraktstyring. Når I skal gentænke den måde, kontraktstyring fungerer på i jeres virksomhed, skal I tænke både ‘hvorfor’ og ‘hvordan’.
Hold jer til ét system
Ja, hver kunde skal håndteres forskelligt. Og selv om det virker lidt ulogisk, kan I netop støtte hver enkelt kunde mere effektivt ved at standardisere jeres kontraktstyringsproces.
Ved hjælp af et kontraktstyringssystem, der samler alle jeres kontrakter og interaktioner med interessenter på ét sted, kan I slippe for problemer med manglende dokumenter og kommunikationsproblemer hen ad vejen.
Ét samlet system giver bedre kommunikation mellem de relevante parter i kontraktprocessen og giver bedre beskyttelse af alle følsomme oplysninger.
Træd ind i den moderne tidsalder
Uanset om dit team arbejder på at forbedre deres kontaktstyring, eller I har brug for den store gennemgang af hele jeres organisations håndtering af kontrakter, har vi værktøjer og ressourcer, der kan hjælpe jer med at strømline jeres proces.
Med lidt velovervejet planlægning og hjælp fra cloudtjenester kan I omdanne jeres kontraktstyring fra at være en udfordring for jeres organisation til at udgøre en strømlinet og effektiv proces, der er med til at øge jeres vækst.
