Et virtuelt privat netværk (VPN) giver dig sikker adgang til private ressourcer som f.eks. filservere, selvom du er uden for deres netværk. Opsætning af et VPN med fjernadgang er en teknisk opgave, der for de fleste kræver hjælp af en it-medarbejder. Når netværket først er blevet konfigureret, kan brugerne imidlertid oprette forbindelse til dit private netværk og interagere med filer og filservere, selvom de arbejder langt væk.
Når du bruger VPN til at oprette forbindelse til en filserver på et andet netværk, kan det umiddelbart synes sammenligneligt med FTP. Begge løsninger giver dig mulighed for at dele filer over internettet, tilbyder en genkendelig mappe/fil-struktur og leverer en central hub til alle virksomhedens dokumenter. VPN er imidlertid en noget mere bekvem måde at opnå forbindelse til servere og samarbejde om filer på. Når du bruger VPN, skal du nemlig hverken uploade eller downloade dine filer manuelt fra en ekstern server, før du arbejder med dem.
Mange virksomheder opretholder et såkaldt intranet, dvs. et lokalt netværk til intern kommunikation og deling af dokumenter. I modsætning til internettet er der typisk tale om et privat netværk, der kun tillader adgang for de brugere, der har direkte forbindelse til det (dvs. fysisk på kontoret). Det giver selvfølgelig de medarbejdere, der arbejder hjemmefra eller i andre afdelinger, og udefra kommende leverandører, visse udfordringer, når det gælder samarbejde.
Det er her, det virtuelle private netværk kommer ind i billedet. Et VPN giver nemlig eksterne brugere adgang til virksomhedens interne netværk over internettet. Når der er oprettet forbindelse, vil det for den eksterne bruger synes, som om han eller hun sidder fysisk på kontoret med adgang til delte ressourcer på det interne netværk, f.eks. filservere og andre delte lagerenheder.
