Edit Expand erstellt dank Dropbox achtmal so viele Videos – schnell, kostengünstig und sicher

Hintergrund

Edit Expand ist eine Videoproduktionsagentur, die die Ideen ihrer Kunden verwirklicht. Bei Edit Expand steht die Nutzung vorhandener Ressourcen des Kunden und die Arbeit mit Kunden im Mittelpunkt, für die die Videoproduktion noch Neuland ist. Das Team erstellt Content nach den Wünschen des Kunden und übernimmt die Einrichtung entsprechender Prozesse. Die Agentur legt Wert auf die Bereitstellung von Content, der nicht nur für Aufmerksamkeit, sondern auch für Engagement sorgt. Hierzu zählen beispielsweise Demos und Webinare, die häufig zu wenig Beachtung finden, denen jedoch eine wichtige Rolle bei der Kundenbindung zukommt.

Herausforderung: kleines Team, großes Arbeitsaufkommen

Das Remote-Team von Edit Expand besteht aus nur fünf Mitarbeitern, die durchschnittlich 10 bis 20 Projekte zur selben Zeit bewältigen. Schritt halten könnten sie nur dank einer einfachen Möglichkeit zur Speicherung, Freigabe und Organisation von Dateien. Außerdem kommt es bei der Dateifreigabe auch auf Sicherheit an, insbesondere bei der Arbeit für große Unternehmen wie Adobe und Amazon.

Edit Expand benötigte eine effektivere Lösung für die Synchronisierung und Speicherung von Dateien sowie eine Plattform, über die das gesamte Team Zugriff auf Kundenfeedback und Ideen hat. „Die größte Herausforderung besteht für mich darin, sicherzustellen, dass sich jeder Kunde einbezogen und verstanden fühlt“, erläutert Adam Nielson, Gründer von Edit Expand. „Ich muss häufig Feedback, Anmerkungen und Anregungen aus 15 verschiedenen E-Mail-Threads unter einen Hut bringen. Das ist mitunter schwierig.“

Lösung: alle Dateien an einem Ort

Edit Expand hat zahlreiche Cloud-Speicher getestet. Diese hatten jedoch alle Nachteile, darunter Probleme bei der Synchronisierung großer Dateien, ruckelnde Wiedergabe oder unzureichende Speicherung von Dateiversionen. Schließlich führte Nielson Dropbox im Unternehmen ein: „Ich war schon lange Dropbox-Fan. Es funktioniert einfach.“

Heute speichert die Agentur sämtliche Projekte in Dropbox und arbeitet dort an diesen. Dadurch entsteht eine Single Source of Truth. Der gesamte Prozess – Skripte, Bearbeitungen, Überprüfungen – findet in Dropbox statt. „Die Dateien werden auf allen unseren Geräten synchronisiert. Es gibt also keine Dubletten. Wir arbeiten alle an derselben aktuellen Version vom Kunden“, so Nick Spinder, Videoeditor bei Edit Expand. Werden Dateien aktualisiert, erhalten die Teammitglieder Benachrichtigungen. Das beschleunigt die Zusammenarbeit.

Bei Dropbox Replay können Kunden und Teammitglieder Videoentwürfe, Skripte und sogar bestimmten Frames mit Notizen versehen. Nielson kann dann die Kommentare zusammenführen und filtern, damit das Team alle Infos zu den erforderlichen Änderungen erhält. „Wir bekommen eine Menge E-Mails und Slack-Nachrichten mit Kommentaren zu Dateien und Frames“, erläutert er. „Deshalb ist es wichtig, dass wir alle von uns vorgenommenen Änderungen im Blick behalten und dass die Editoren nur die wichtigsten Informationen erhalten. Diese kann ich in Dropbox Paper zusammenfassen.“

Ergebnisse: Zeitersparnis, Kostensenkung und mehr Content

Das Edit Expand-Team profitiert von flexiblem Multitasking, da sich alle Projekte auf einer Plattform befinden. „Ich arbeite gleichzeitig an einer Vielzahl von Videos in unterschiedlichen Projekten. Mit Dropbox ist der Wechsel ganz einfach“, kommentiert Spinder.

Außerdem ist bei Dropbox alles bestens organisiert. Das Team hat Dateien schnell zur Hand, was bei großen Datenmengen besonders wichtig ist. In einem Fall hatte Adobe Edit Expand mit der Erstellung eines Videos beauftragt, das zeigen sollte, wie Adobes Produkte ineinandergreifen. Dazu waren umfangreiche Bildschirmaufnahmen zu den Produkten und jeweils etwa 10 Produktspezialisten erforderlich. Edit Expand musste sich die benötigten Demos und Dateien selbst beschaffen. Hierfür hat Spinder einfach die Suchfunktionen von Dropbox genutzt. „Anfangs schien es, als hätten wir nicht genug. Doch so waren wird schnell auf dem richtigen Weg“, erläutert er.

So kann das kleine, jedoch schlagkräftige Team von Edit Expand eine beeindruckende Menge an Inhalten produzieren. 2024 wurden neben Projekten für andere Kunden wie Cloudinary und Amazon über 150 Projekte für Adobe realisiert, darunter Werbespots und Webinare. Hierfür mussten Hunderte Videodateien und Audiosegmente durchgegangen werden. „Früher hätten wir hierfür kaum genug Speicherplatz gefunden“, ergänzt Nielson.

Dank Dropbox kann das Team unabhängig von Ort und Zeitpunkt effizient arbeiten.

„Die richtige Mentalität ist eine der Voraussetzungen für kreative Arbeit. Indem die Teammitglieder immer arbeiten können, wenn sie am produktivsten sind, sparen wir bei jedem Projekt Tausende oder sogar Zehntausende Dollar.“

Da Edit Expand komplett auf Homeoffice setzt, entfallen zudem die Kosten für die Büromiete. Wenn der Computer eines Editors nicht leistungsfähig genug ist, um Videos zu rendern, kann dieser einfach auf die Projektdatei zugreifen, Aktualisierungen vornehmen und das Rendering auf einem anderen Computer durchführen. So werden unnötige Hardwarekosten vermieden. „Schätzungsweise sparen wir zwischen 50.000 und 100.000 Dollar pro Jahr, da wir weder ein Bürogebäude noch große Server benötigen“, fügt Nielson hinzu.

Ein weiterer Vorteil von Dropbox besteht darin, dass sich Edit Expand nicht mehr um die Wartung der Server, die Organisation von Workloads oder unerwartete Ausfallzeiten kümmern muss. „Uns gefällt die selektive Synchronisierung. Damit können wir auswählen, was für die weitere Bearbeitung online vorhanden sein soll“, erläutert Nielson. Dropbox stellt sicher, dass die Dateien stets komplett synchronisiert und aktualisiert werden, selbst wenn die Teammitglieder an Orten mit schlechter Internetverbindung arbeiten. Fällt das Internet aus, kann das Team Dateien weiterhin auf lokalen Laufwerken arbeiten. Sobald wieder eine Internetverbindung vorhanden ist, lädt Dropbox die Aktualisierungen unmittelbar hoch.

Nielson freut auch, dass sich Dateizugriffsrechte und Sicherheitseinstellungen wie Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung einfach verwalten lassen. Damit kann die Agentur die Anforderungen der Kunden erfüllen und das Vertrauen größerer Unternehmen gewinnen. Selbst im Fall einer unbeabsichtigten Löschung größerer Datenmengen würde Nielson eine Warnung erhalten und könnte die Dateien unmittelbar für das Team wiederherstellen.

Diese Sicherheit und Zuverlässigkeit sind auch für die Kunden wichtig. „Kunden sind entspannter, wenn sie sich darauf verlassen können, dass ihre Dateien und ihr Feedback sicher und an einem Ort organisiert sind“, so Nielson. „Das erspart stunden- oder sogar tagelanges unnötiges Hin und Her, sodass wir uns voll auf den kreativen Prozess konzentrieren können.“