Hintergrund

Seit über 100 Jahren organisiert der Motion Picture & Television Fund finanzielle Unterstützung, Gesundheitsversorgung und Wohnraum für Beschäftigte in der Unterhaltungsindustrie. Ob Unterstützung von Nebendarstellern zwischen Projekten, die Deckung von Kosten für die Crews hinter den Kulissen oder die Durchführung des jährlichen Spendenmarathons – MPTF hat einen klaren Auftrag: Bedarf erkennen und decken.

Herausforderung: chaotische, unzuverlässige Dateifreigabe

Hierfür muss das Unternehmen jedoch schnell arbeiten können. Das kleine tatkräftige Marketingteam des MPTF übernimmt zahlreiche Aufgaben, von Spendenkampagnen bis hin zur Erfassung von Videos prominenter Unterstützer. Von Eventaufnahmen bis hin zu Social-Media-Grafiken – MPTF gibt ständig Dateien frei: intern, für Anbieter und für prominente Unterstützer. Das verwendete System war jedoch nicht für die Arbeitsweise geeignet. 

• Dateilinks waren häufig fehlerhaft, sodass Partner nicht auf Inhalte zugreifen konnten.
• Die Erfassung von Assets gestaltete sich chaotisch, da die Mitwirkenden Dateien über unterschiedliche Methoden sendeten.
• Genehmigungen zogen sich in die Länge, was Kampagnen und die Produktion im Zusammenhang mit Live-Events verzögerte.

Beim größten Spendenevent, dem jährlichen Spendenmarathon, zeigten sich diese Probleme noch deutlicher. MPTF benötigte eine Möglichkeit, Assets von unterschiedlichen Beteiligten, Editoren und Prominenten schnell zu erfassen, freizugeben und zu überprüfen.

Lösung: Reibungsloses Erfassen, Senden und Überprüfen von Dateien

MPTF ist auf Dropbox umgestiegen, was die Dateifreigabe vereinfacht und Abläufe effizienter gestaltet. „Das Dropbox-Team war unglaublich hilfsbereit und hat alles daran gesetzt, unsere Bedürfnisse zu erfüllen“, so Clymer. „Das Team hat uns verschiedene Lösungen vorgestellt, hat uns Vorabzugriff auf bestimmte Features gewährt und dafür gesorgt, dass wir alles Benötigte zur Verfügung hatten. Toller Service.“

Viele Mitarbeiter, die Dropbox bereits kannten, freuten sich über den Wechsel. LaRosa fügt hinzu: „Ich wusste, wie reibungslos die Arbeit mit Dropbox ist. Man hat alles online und kann jederzeit schnell darauf zugreifen, selbst wenn man eine Datei seit mehr als zwei Jahren nicht mehr geöffnet hat.“

MPTF konnte in kurzer Zeit einen neuen Workflow für die Erfassung von Assets einrichten. Heute teilen Mitarbeiter einfach einen öffentlichen Link, sodass andere Nutzer Dateien direkt in die richtigen Ordner hochladen können – selbst ohne eigenes Dropbox-Konto.

Für LaRosa gestaltet sich die Zusammenarbeit an Projekten wie dem MPTF-Newsletter nun einfacher. Bislang verwaltete sie Feedback zum Newsletter über Dokumente und E-Mails. Bearbeitungen gingen hierbei leicht verloren. Heute verfolgt sie Bearbeitungen und Kommentare direkt in Dropbox Paper, mit Tags für Editoren, deren Input erforderlich ist, und Links auf relevante Assets, alles in Dropbox gespeichert und organisiert.

Das MPTF-Team nutzt zudem Dropbox Replay zur Sichtung von Videomaterial.

Bislang musste Clymer Videos online streamen, Notizen und Zeitcodes in einem Dokument festhalten und dieses per E-Mail an den Editor senden. Ohne präzise Markierungen wussten Editoren häufig nicht genau, worauf sich Anmerkungen bezogen. Mit Replay kann Clymer einfach auf einen Link klicken, sich das Video ansehen und framespezifische Kommentare hinterlassen. „Das ist so, wie gemeinsam in einem Raum zu arbeiten, obwohl die Zusammenarbeit in Wirklichkeit selbstverständlich remote erfolgt“, ergänzt Clymer.

Ergebnis: einfachere, schnellere Zusammenarbeit

Dropbox hat nicht nur den Workflow von MPTF optimiert – sondern dem Team auch Zeit gegeben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

• 20 % schnellere Genehmigung von Inhalten
• Mehr Assets von prominenten Unterstützern dank einfachem Upload
• Reibungslose Event-Produktion dank Sofortzugriff auf kritische Dateien

Beim letzten Spendenmarathon reichte ein Prominenter noch kurz vor dem Sendetermin ein Video ein. Dank Dropbox konnte das Team dieses unmittelbar herunterladen und direkt in der Show verwenden.

Beim Instant Film Festival der MPTF ermöglichte Dropbox Teams die reibungslose Zusammenarbeit – da Assets immer organisiert waren und die Projekte wie geschmiert liefen.

Clymer sieht den eigentlichen Gewinn darin, wie Dropbox allen Beteiligten die Arbeit erleichtert – vom MPTF-Team bis hin zu den Prominenten und Partnern, die den MPTF unterstützen. „Prominente werden ständig um Gefallen gebeten. Daher ist es wichtig, ihnen die Zusage so einfach wie möglich zu machen. Mit Dropbox-Dateianfragen können wir einfach sagen: ‚Filmen Sie das mit Ihrem Smartphone, klicken Sie auf diesen Link und laden Sie das Video hoch. Das war‘s‘“, so Clymer.

Der größte Vorteil besteht laut Clymer darin, wie mühelos Mitarbeiter des Unternehmens und Externe Assets mithilfe von Links senden und empfangen können. „Ich verstehe vollkommen, dass Leute Dateien einfach direkt, ohne umständliche Schritte öffnen möchten. Sie sagen, dass sie es nicht verstehen. Sie möchten sich Dateien einfach ansehen. Doch warum ist das so kompliziert? Mit Dropbox hat das endlich ein Ende“, schließt sie.