Hintergrund 

Die Southbase Group ist ein in Neuseeland ansässiges Bauunternehmen, das landesweit komplexe Bauprojekte für Kunden aus dem öffentlichen sowie dem privaten Sektor realisiert. Mit jeweils bis zu 20 aktiven Baustellen findet die Arbeit selten an einem Ort statt – und bei zahlreichen Aufträgen gelten strenge Sicherheitsauflagen.

Damit alles reibungslos läuft, müssen Baustellenleiter, Subunternehmer und Projektteams von überall aus sicher auf die aktuelle Dokumentation zugreifen können. Dies ist der Aufgabenbereich von Group IT Manager Lem Prestage, der dafür sorgt, dass Informationen leicht auffindbar und angemessen geschützt sind.

Im Bauwesen ist Vertrauen unverzichtbar. Selbst kleinste Missverständnisse oder Sicherheitslücken können schnell schwerwiegende Folgen nach sich ziehen, beispielsweise wenn veraltete Pläne genutzt werden oder Details fehlen.

Herausforderung: Langsame wichtige Systeme

Als Prestage zu Southbase wechselte, übernahm er ein System, das für eine andere Zeit geschaffen worden war. Die Dateien befanden sich auf lokalen Servern, die Baustellenteams mussten für den Zugriff auf die benötigten Daten ein VPN nutzen.

Obwohl Southbase fast 200 Mitarbeiter hat, konnte immer nur eine Person auf eine Datei zugreifen.

„Der Datenzugriff war ein Albtraum“, so Prestage. „[Und] es gab keinerlei Zusammenarbeit mit unseren Subunternehmern. Die ist jedoch von entscheidender Bedeutung.“

Southbase benötigte ein Fundament, das den Anforderungen virtueller Teams genügt, hohe Ansprüche erfüllt und Fehlerfreiheit ermöglicht. Sind Informationen unklar oder nicht aktuell, summieren sich die Folgen schnell und können Millionen kosten.

Lösung: von vereinfachter Speicherung zu intelligenterer Suche

Prestage begegnet den Herausforderungen mit Dropbox. Sein Ziel war klar: der Aufbau eines Systems, das Teams bei der stressigen Arbeit auf Dutzenden Baustellen unterstützt.

Mit dem Wachstum von Southbase wuchsen auch Umfang und Bedeutung der Daten, die in Dropbox gespeichert waren. „Wir haben derzeit mehrere Terabyte an Daten in Dropbox“, so Prestage. „Und wir belegen damit nur einen winzigen Teil des verfügbaren Speicherplatzes.“

Da so viele Projekte parallel durchgeführt werden, ergibt es Sinn, die Teams in einem Ökosystem zu vernetzen. Die Einführung von Tools wie Dropbox Sign und Dropbox Dash war der nächste logische Schritt.

Für die Vereinfachung von Genehmigungs- und Signaturprozessen war Sign „eine naheliegende Lösung“, so Prestage. „Die Dokumente bleiben in Dropbox. Dort sind sie sicher.“

Und Dash? Hat die Suche nach und den Zugriff auf Informationen vereinfacht. Dank der KI-gestützten Universalsuche finden Teams Dateien in Dropbox und in verknüpften Apps. Statt Tools und Ordner nacheinander durchzugehen, muss man nur eine Suchanfrage stellen und erhält die gewünschten Antworten – unmittelbar und von überall aus.

Prestage hat Dropbox schnell ins Tagesgeschäft integriert. Er nutzt den KI-Chat zur Problembehebung sowie zum Erstellen von Berichten. Was ihn früher Tage gekostet hat, benötigt jetzt nur noch einen Bruchteil der Zeit.

Ergebnis: Einsparung von Arbeitsstunden und Aufwand

Die Vorteile von Dash zeigten sich besonders deutlich bei einem komplexen Projekt, das Bauarbeiten rund um die Uhr bei laufenden Betrieb auf einem Flughafengelände erforderte. Die Sicherheitsauflagen waren streng und die Informationen mussten präzise sein.

Um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten, erstellte das Unternehmen mit Dash eine Sammlung mit Projektinhalten, einen sogenannten Stack. Damit erhält das Team einen zentralen Ort für die Zusammenarbeit sowie die Suche nach Links und den Abruf von Kontextinformationen bei Dash.

Prestage erklärt: „Wir haben einen Stack mit 150 Dokumenten erstellt, die sich schnell vergleichen und durchsuchen lassen.“ Dieser Stack enthielt Inspektionstestpläne sowie Verfahren für nahezu jeden Arbeitsschritt, sodass alle Beteiligten die Anforderungen überprüfen, Unstimmigkeiten erkennen und die nächsten Schritte abstimmen konnten.

„Das spart den Projektteams Stunden“, so Prestage. „Und Zeit ist Geld.“

Dash reduziert zudem die tägliche Arbeitsbelastung des IT-Teams, da Nutzer, die eine Datei nicht finden, jetzt auf Self-Service-Ressourcen zurückgreifen können, statt sich stets an das Team zu wenden. Workflows verlaufen reibungsloser und ruhiger.

Während Southbase weiter wächst, sieht Prestage in Dropbox und Dash das Fundament, das Teams die Arbeit erleichtert, die sichere Speicherung von Inhalten ermöglicht und dafür sorgt, dass wichtige Informationen bei allen Aufträgen stets griffbereit sind.