University of Florida verlässt sich beim Thema „Land Grant“ auf Dropbox
Die renommierte Universität Florida verwendet Dropbox, um die Zusammenarbeit mit Außenstellen in 67 Bezirken zu ermöglichen und leichten Zugang zu Bildung für die Einwohner des Staates zu gewährleisten.
„So einfach es auch klingen mag: Mit Dropbox können unsere Mitarbeiter leichter zusammenarbeiten. Die Nutzer können ihre Ordner und Dateistrukturen größtenteils eigenständig verwalten, weil es so unkompliziert ist.“
Verwendete Produkte
Dropbox
Branche
Bildung
Größe
über 1000
Ort
Gainesville, Florida, USA
Die Herausforderung: Vereinigung eines Campus durch Technologie
Immer mehr Universitäten haben Außenstellen und auch Remote-Arbeit ist auf dem Vormarsch. Angesichts dieser Entwicklung sind viele Institutionen auf der Suche nach Lösungen, um die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten zu verbessern. Doch für die University of Florida ist diese Herausforderung – und die zu ihrer Lösung erforderliche Technologie – besonders wichtig.
Da es sich bei UF um eine „Land Grant“-Universität handelt, ist sie gesetzlich verpflichtet, in jedem County Floridas eine Niederlassung zu haben, um den Bewohnern des Bundesstaates Bildung zur Verfügung zu stellen.
Für das Institute of Food and Agricultural Science der UF, das mit den „Land Grant“-Verpflichtungen der Schule betreut ist, bedeutet das ein kooperatives Beratungszentrum in jedem der 67 Counties Floridas und im gesamten Bundesstaat insgesamt 102 Einrichtungen, die zu verwalten sind.
Für das IT-Team des Instituts stellt das enorme physische Hindernisse für die Zusammenarbeit dar, die mithilfe von Technologie überwunden werden müssen. Die Standardisierung von Tools und Abläufen an unterschiedlichen Standorten ist jedoch oft nicht leicht. „Das Schwierigste ist für uns nicht die Technologie, sondern die Kommunikation“, so Dan Cromer, IT Director des Institute of Food and Agricultural Sciences (IFAS). „Es erfordert viel Arbeit, alle Prozesse zu vereinheitlichen.“ Am IFAS stellte sich heraus, dass die Mitarbeiter private Dropbox-Konten verwendeten, um standortübergreifend zu arbeiten, weil es einfach keine nutzerfreundliche Plattform gab. Daten und Prozesse waren über viele Systeme verteilt, was die Zusammenarbeit erschwerte und die Sicherheit gefährdete.
„Wir haben erkannt, dass die Nutzer in Dropbox hervorragende Arbeit geleistet haben, die in einem anderen Tool so nicht möglich gewesen wäre. Darum haben wir uns entschieden, Dropbox bereitzustellen, damit diese wunderbare Arbeit ungehindert und so sicher wie möglich fortgesetzt werden kann.“
Mit dem steigenden Bedarf an die Zusammenarbeit wuchs auch die Dropbox-Nutzung. Schließlich warf das zentrale IT-Team der UF im Rahmen einer Sicherheitsinitiative ein Auge auf die nicht verwaltete Dropbox-Nutzung der Universität und stellte fest, dass Dropbox an der gesamten Universität wesentlich für die Zusammenarbeit war. „Mit den vorhandenen Tools hatten Nutzer Probleme bei der gemeinsamen Nutzung von Richtlinien und der Zusammenarbeit an komplexen Dateitypen“, sagt Associate CIO Saira Hasnain. „Mit der Zeit entschieden sich diese Benutzer für Dropbox, weil sie ein Tool suchten, mit dem sie mit möglichst wenig Aufwand zusammenarbeiten konnten.“
Die Universität beschloss, nicht auf die schon vorhandenen Arbeitsabläufe und Daten ihrer Nutzer in Dropbox zu verzichten, sondern stattdessen in ein Konto für die gesamte Universität zu investieren.
„Wir haben durch Gespräche mit unseren IT-Leitern, unseren Dozenten und unseren Mitarbeitern erkannt, dass unsere Nutzer in Dropbox hervorragende Arbeit geleistet haben, die in einem anderen Tool so nicht möglich wäre“, sagt CIO Elias Eldayrie. „Darum haben wir uns entschieden, Dropbox bereitzustellen, damit diese Arbeit ungehindert und so sicher wie möglich fortgesetzt werden kann.“
Die Lösung: intuitiv und sicher
Die University of Florida hat Dropbox für mehr als 5.000 Mitarbeiter bereitgestellt. Dropbox dient den Forschern als zentrale Schnittstelle für die interne und externe Zusammenarbeit an Förderungen. „Unsere Nutzer haben festgestellt, dass es mit Dropbox seltener zu Missverständnissen kommt, wie es beim Versand verschiedener Dokumentversionen per E-Mail häufig der Fall war“, so Blanchard. Ein Professor des College of Pharmacy verwendet Dropbox für die Zusammenarbeit mit Forschern in Nigeria. Aufgrund der schlechten Internetverbindung dort können seine Kollegen keine großen Videodateien herunterladen. Für sie ist es deshalb wichtig, dass sie sich die Videos direkt in Dropbox ansehen können. Und da Dropbox HIPAA-konform ist, können Wissenschaftler im medizinischen und in anderen sensiblen Bereichen bedenkenlos alle Dateien und Daten an einem zentralen Ort speichern.
Dropbox spielt für die Datenverwaltung und Zusammenarbeit im Team der gesamten University of Florida eine wichtige Rolle. „So einfach es auch klingen mag: Mit Dropbox können unsere Mitarbeiter leichter zusammenarbeiten“, sagt Blanchard. „Die Nutzer können ihre Ordner und Dateistrukturen größtenteils eigenständig verwalten, weil es so unkompliziert ist.“ IT-Mitarbeiter sind sich einig, dass Dropbox leicht zu bedienen ist, sodass der Aufwand für Schulungen und Support gering ist. „Ich glaube nicht, dass sich jemals jemand bei mir über Dropbox beschwert hat“, sagt Cromer. „Das ist in unserem Metier eine echte Seltenheit.“