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FTP

Wie richte ich einen FTP-Server ein?

Das Einrichten eines FTP-Servers kann recht kompliziert sein. Beispielsweise müssen Sie definieren, welche Art von Shell-Zugriff und welche Dateisystemberechtigung jedes FTP-Konto haben soll. Darüber hinaus muss jedes Teammitglied die Verwendung eines FTP-Client-Programms erlernen.

FTP

  • Sie kaufen einen FTP-Server.
  • Sie melden sich als Administrator beim Server an.
  • Sie erstellen für jeden Nutzer ein separates FTP-Konto.
  • Sie installieren die FTP-Software auf den Rechnern aller Nutzer.

Dropbox

  • Registrieren Sie sich bei Dropbox
  • Laden Sie die Dropbox-Anwendung herunter

Der Einstieg in Dropbox ist denkbar unkompliziert. Die Dateien werden in der Cloud gespeichert – damit fallen alle Arbeiten im Zusammenhang mit Servern weg. Und da die Einrichtung nur wenig Zeit in Anspruch nimmt, kann sich Ihr Team auf wichtige Aufgaben konzentrieren, anstatt mit einer komplizierten FTP-Software zu kämpfen.

Wie gebe ich eine Datei für ein Teammitglied frei?

Die umständliche Dateiverwaltung auf einem FTP-Server führt oft zu einem unnötigen Hin und Her im Team. Bei jeder Änderung einer Datei muss diese zur Freigabe erneut auf den FTP-Server hochgeladen werden. Alle Nutzer, die die aktuelle Version der Datei vorliegen haben möchten, müssen sie jedes Mal neu herunterladen. Wenn Ihr Team häufig gemeinsam Dateien bearbeitet, kann dies zu einem echten Nadelöhr werden.

FTP

  • Sie starten die FTP-Software.
  • Sie geben die Server-URL, den Port und den Nutzernamen/das Kennwort Ihres FTP-Kontos ein.
  • Sie stellen eine Verbindung zum Server her.
  • Sie verwenden den Dateibrowser Ihrer FTP-Software, um die Datei auf Ihrem Computer zu finden.
  • Sie laden die Datei auf den Server hoch.
  • Sie fordern Ihre Teammitglieder auf, sich beim FTP-Server anzumelden und die Datei auf ihre eigenen Computer herunterzuladen.
  • Sie wiederholen den Vorgang nach jeder Dateiänderung.

Dropbox

  • Sie erstellen in Ihrer Dropbox einen neuen Ordner zur gemeinsamen Nutzung durch das gesamte Team.
  • Sie klicken mit der rechten Maustaste auf den Ordner und geben ihn für Teammitglieder frei.
  • Sie speichern eine Datei im freigegebenen Ordner auf Ihrem Computer. Die Datei wird automatisch in den Dropbox-Ordnern aller Teammitglieder angezeigt.
  • Wenn ein Teammitglied die Datei bearbeitet, wird die Datei auch in den Ordnern aller anderen Nutzer automatisch auf diese Version aktualisiert.

Wenn Sie bei Dropbox erst einmal einen freigegebenen Ordner erstellt haben, erfolgt die Zusammenarbeit anschließend fast automatisch. Jeder Nutzer hat seine eigene aktuelle, editierbare Kopie der Datei. Und wie durch Zauberhand erscheinen alle Änderungen, die ein Nutzer vornimmt, auch auf den Computern der anderen Nutzer. Sie möchten allerdings sicher wissen, was bei möglichen Konflikten passiert.

Wie gebe ich eine Datei für einen Kunden frei?

Die sichere Bereitstellung von Dateien für Kunden kann sich bei einem FTP-Server als schwierig erweisen. Eventuell möchten Sie nicht, dass Kunden Änderungen an Ihren Dokumenten vornehmen können. Die FTP-Konten Ihrer Kunden dürfen in diesem Fall nur mit Lesezugriff eingerichtet werden. Sicherlich möchten Sie Ihre Kunden auch daran hindern, Ihre gesamten unternehmensinternen Dateien anzusehen. Dies erfordert eine sorgfältige Konfiguration der Dateisystemberechtigungen des FTP-Servers durch Ihren Systemadministrator.

FTP

  • Sie bitten Ihren Kunden, eine FTP-Anwendung auf seinem Computer zu installieren.
  • Sie erstellen ein FTP-Konto für Ihren Kunden. Das kann sich allerdings etwas kompliziert gestalten:
    • Der Kunde soll nur Lesezugriff haben.
    • Der Kunde soll nur auf bestimmte Dateien zugreifen können.
  • Sie teilen Ihrem Kunden die FTP-Anmeldeinformationen und den Server-Pfad zur gewünschten Datei mit.
  • Ihr Kunde kann die Datei daraufhin herunterladen – genau wie Ihr Team.

Dropbox

  • Sie klicken mit der rechten Maustaste auf eine Datei in Ihrem Dropbox-Ordner.
  • Sie wählen die Menüoption Dropbox-Link freigeben aus, um einen Freigabelink zu erstellen.
  • Sie senden den Link an Ihren Kunden. Die Datei kann über einen beliebigen Webbrowser angezeigt oder heruntergeladen werden.

Mit Dropbox können Sie die Teamdateien problemlos von den Kundendateien getrennt halten. Freigegebene Links sind von den freigegebenen Dropbox-Ordnern Ihres Teams vollkommen unabhängig. Ihre Kunden können also nur auf die Dateien zugreifen, die auch wirklich für sie bestimmt sind. Da keine zusätzliche Software erforderlich ist, können Ihre Kunden auf Dateien zugreifen, ohne sich mit einem neuen System befassen zu müssen. Wenn Sie Dropbox Plus oder Dropbox Business nutzen, können Sie bei der Freigabe eines Links außerdem ein Kennwort und Ablaufdatum festlegen. Und wenn Sie dem Empfänger den Zugriff auf ein Dokument wieder entziehen möchten, deaktivieren Sie den Link einfach.

Wie arbeite ich gemeinsam mit anderen an derselben Datei?

Wenn mehrere Nutzer an derselben Datei arbeiten, kann es zu einem Konflikt kommen: Wessen Änderungen sollen akzeptiert werden? Angenommen, zwei Nutzer bearbeiten gleichzeitig dasselbe Dokument. Einer der Nutzer lädt nach Fertigstellung seiner Änderungen die Datei auf den FTP-Server hoch. Etwas später tut der andere Nutzer dasselbe und überschreibt damit die gesamte Arbeit des ersten Nutzers.

FTP und Dropbox gehen mit diesem Problem ganz unterschiedlich um.

FTP

  • FTP bietet keine Unterstützung für die Lösung von Dateikonflikten.
  • Durch die neueste Dateiversion werden die Änderungen aller anderen Nutzer überschrieben.
  • Ein Großteil der Lösungen behilft sich mit dem „Auschecken“ von Dateien, wodurch sichergestellt wird, dass nur jeweils eine Person eine Datei bearbeiten kann.

Dropbox

  • Tritt ein Dateikonflikt auf, speichert Dropbox beide Versionen der Datei.
  • Dadurch können Sie sich die Änderungen beider Nutzer ansehen und dann entscheiden, wie sie in der Datei zusammengeführt werden sollen.

Bei der Arbeit auf FTP-Servern kann es zu folgenschweren Dateikonflikten kommen, denn Irren ist menschlich. Solche Irrtümer können nur durch Implementierung eines strikten Workflows vermieden werden, der die Bearbeitung einer Datei jeweils ausschließlich durch einen Nutzer zulässt.

Der Prozess, den Dropbox für in Konflikt stehende Kopien verwendet, ist eine effektive Absicherung gegen Datenverlust. Sie müssen Dateien nicht mehr auschecken und können die Daten anderer Nutzer auch nicht aus Versehen überschreiben, da Dropbox Sie sofort benachrichtigt, sobald ein Konflikt auftritt.

Wie verwalte ich alte Dateiversionen?

Auf einem FTP-Server wird nur eine einzige, aktuelle Version jeder Datei gespeichert. Es gibt keinerlei Funktionen, die den Versionsverlauf einer Datei nachverfolgen, wodurch die Gefahr des Datenverlustes besteht. Wenn z. B. ein Nutzer einen Teil des Inhalts aus der Datei löscht und dann das Dokument wieder auf den Server hochlädt, sind diese Informationen für immer verloren.

FTP

  • FTP bietet keine Unterstützung für die automatische Erstellung verschiedener Dateiversionen.
  • Zur Lösung dieses Problems werden häufig Dateikopien erstellt und umbenannt, damit die jeweilige Versionsnummer aus dem Dateinamen ersichtlich ist.

Dropbox

  • Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Datei in Ihrem Dropbox-Ordner.
  • Sie wählen die Menüoption Frühere Versionen, um den Versionsverlauf der Datei anzusehen.
  • Sie wählen die gewünschte Version und klicken auf Wiederherstellen.

Wenn Sie Ihre Dateien in Dropbox speichern, wird jede gespeicherte Änderung aufgezeichnet. Sobald Sie bemerken, dass wichtige Daten gelöscht wurden, können Sie sie mit wenigen Klicks wiederherstellen. Ebenso wie die Dateifreigabe erfolgt dies automatisch – Sie müssen sich also nicht mit der Versionskontrolle befassen. Wenn Sie eine ältere Version der Datei ansehen möchten, rufen Sie diese ganz einfach auf.

Wie greife ich über mein Mobilgerät auf Dateien zu?

Dieselben Einschränkungen wie auf Computern gelten beim FTP-Server auch für Mobilgeräte. Auf Mobilgeräten muss spezifische FTP-Software installiert werden und die Dateien müssen jedes Mal manuell synchronisiert werden, nachdem ein Nutzer Änderungen vorgenommen hat.

FTP

  • Sie installieren die FTP-Software auf Ihrem Mobilgerät.
  • Sie stellen eine Verbindung zu Ihrem FTP-Server her und laden die gewünschte Datei herunter.
  • Sie müssen die Datei jedes Mal herunter- und wieder hochladen, wenn Sie eine Änderung für Ihr Team freigeben möchten.

Dropbox

  • Sie laden die Dropbox-App für Mobilgeräte herunter.
  • Sie melden sich in Ihrem Konto an und sehen direkt in der Dropbox-App für Mobilgeräte eine Voransicht des jeweiligen Dokuments.
  • Bei mobilen Apps, die über eine Dropbox-Integration verfügen, wie beispielsweise Microsoft Office, werden alle vorgenommenen Änderungen auf allen Geräten synchronisiert.

Dropbox ist für die meisten Mobilgeräte verfügbar. Dazu zählen iOS- und Android-Geräte, Windows Phone sowie Windows-Tablets. Außerdem können Sie über die Dropbox-Website auf Ihre Dateien zugreifen. Mit der Dropbox-App für Mobilgeräte können Sie Ihre Dateien durchsuchen, sie mit anderen Apps bearbeiten und freigegebene Links für Ihre Kunden erstellen.

Dateifreigabe und -speicherung leicht gemacht

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