In einem „State of the CIO“-Bericht aus dem Jahr 2018 schätzte die International Data Corporation, dass die Ausgaben für die digitale Transformation 2019 2 Billionen US-Dollar übersteigen werden. Darüber hinaus werden bis zu 40 Prozent aller geschäftlichen Technologieausgaben direkt in die digitale Transformation fließen.
Papierkram mit allen Ineffizienzen und Redundanzen belastet das Personal weiterhin stark. E-Signaturen bieten einen einfachen Weg, die Auswirkungen der digitalen Transformation auf geschäftskritische Prozesse sowie den ROI zu zeigen.
Die Frage ist nicht, ob in Ihrem Unternehmen eine E-Signatur-Lösung eingeführt werden sollte, um das Kundenerlebnis, die Effizienz und die Sicherheit zu verbessern, sondern welche E-Signatur-Integrationsoption für Ihr Unternehmen geeignet ist, wenn Sie bereit sind, die Transformation zu fördern.
Ihre Optionen für die Bereitstellung von E-Signaturen
Wir sind nicht unbedingt enttäuscht, dass so viele E-Signatur-Optionen auftauchen, aber es ist mitunter nicht ganz einfach, die richtige Lösung zu finden, wenn Sie gerade erst anfangen.
Das Dropbox Sign-Team besteht aus E-Signatur-Workflow-Nerds. Bei anderen Teams ist das anders, dessen sind wir uns bewusst. Aus diesem Grund haben wir diese einfache Einführung zusammengestellt, mit der Sie die richtige E-Signatur-Implementierung basierend auf den Wünschen und Bedürfnissen in Ihrem Unternehmen auswählen können. Zusätzlich für alle, die bis zum Ende lesen, bieten wir sogar einige tolle Tipps, wie Sie Ihre E-Signatur-Einführung so reibungslos wie möglich gestalten können.
1. Verwenden von E-Signaturen mit einer Mobil- oder Web-App
Eine sofort einsatzbereite mobil- oder webbasierte E-Signatur-Anwendung eignet sich hervorragend in Unternehmen ohne komplexe Anforderungen an die elektronische Signatur und ohne Bedarf, Tonnen von Signierungstransaktionen durchzuführen. E-Signatur-Apps eignen sich ideal für einseitige Dokumentation wie Kaufverträge oder Personalformulare.
Ohne tiefe Integration in Ihre Workflows oder Ihren Technologie-Stack sind E-Signatur-Apps betriebsbereit, sobald Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend einarbeiten können. Diese Lösung bedeutet zwar, dass Sie keine IT- oder Entwicklungsressourcen zur Hand haben müssen, aber sie bedeutet auch, dass Sie die Möglichkeit verlieren, den Workflow anzupassen, um Ihr Branding hinzuzufügen oder vorhandene Prozesse zu integrieren.
Wir haben unsere Dropbox Sign-App (früher HelloSign) für Teams entwickelt, die nicht selbst Code schreiben möchten und eine einfache, schnelle E-Signatur-Lösung wünschen. Doch nur weil Dropbox Sign einfach einzurichten und angenehm zu bedienen ist, heißt das nicht, dass es dabei an Leistung mangelt.
Mit Teammanagementtools der Unternehmensklasse können Administratoren Teammitglieder einfach hinzufügen, entfernen und aktualisieren. Sie können Dokumente signieren, Signaturen von bis zu 20 verschiedenen Personen anfordern und den Fortschritt Ihrer Dokumente während der Ausführung verfolgen. Sie können sogar Ihre eigenen Vorlagen erstellen, um Zeit und mentale Kapazitäten bei sich wiederholenden Signaturereignissen zu sparen.
Für Unternehmen, in denen mehr als zehn Benutzer hinzugefügt werden sollen, bieten wir auch Dropbox Sign Premium an – eine sichere und skalierbare E-Signatur-Plattform.
2. Einbetten von E-Signaturen in eine API
Für in Ihren Workflow, Ihre Website oder Ihre Anwendung nahtlos eingebettete E-Signaturen empfehlen wir eine E-Signatur-API. E-Signatur-APIs ermöglichen mehr Effizienz, indem sie Unternehmen dabei unterstützen, systemgenerierte Prozesse für komplexe Dokumente wie Kreditanträge, Versicherungsansprüche, Hypotheken oder Kontoeinrichtungsformulare zu erstellen.
E-Signatur-APIs eignen sich ideal für Unternehmen mit komplexen, nuancierten Workflows und mittlerem bis hohem Transaktionsvolumen. Sie bieten in der Regel erweiterte Workflow-Anpassungen, sodass Sie ihre Funktionalität optimieren und sie eng integrieren können, damit sie zu Ihren einzigartigsten Prozessen passen. Diese Anpassung erstreckt sich auch auf Branding und Nutzerbindung. So können Sie die Akzeptanz der Mitarbeiter sowie die Kundenbindung weiter fördern.
Während eine E-Signatur-API keine Plug-and-Play-Lösung wie das webbasierte Gegenstück ist, sollte ein vertrauenswürdiger Anbieter über SDK-Informationen, gründliche Dokumentationen und von Entwicklern betriebenen Support verfügen, um Ihre Entwicklungsressourcen zu unterstützen und dafür zu sorgen, dass Ihre Integration reibungslos funktioniert.
Als API-First-Unternehmen legen wir großen Wert darauf, dass die Dropbox Sign-API einfach zu implementieren sowie problemlos, funktionsreich und vollständig anpassbar ist. Wir möchten, dass unsere Kunden all die großartigen Vorteile wie einwandfreie Anpassung, einfache Wartung, besonders strenge Rechts- und Sicherheitsfeatures, schnelle Einrichtung und vieles mehr nicht nur nutzen, sondern auch genießen können.
Sie sind sich nicht sicher, ob eine App oder eine API besser zu Ihnen passt? Wenden Sie sich noch heute an das hilfreiche, technisch versierte Dropbox Sign-Team, um herauszufinden, welches unserer leistungsstarken E-Signatur-Systeme für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
3. Hinzufügen von E-Signatur-Integrationen und -Erweiterungen zu Ihren aktuellen Apps
E-Signatur-Integrationen und -Erweiterungen helfen Ihnen dabei, Geschäfte effizienter zu erledigen, indem Sie Informationen zwischen Diensten verschieben und Aktionen automatisieren, ohne dass Sie die App, in der Sie arbeiten, verlassen müssen. Erfahren Sie, wie einfach das mit Dropbox ist:
Mit einer E-Signatur-Erweiterung können Sie die Funktionalität der Geschäftssysteme ausbauen, die Ihre Mitarbeiter bereits nutzen. Bei Implementierung in Ihre benutzerorientierten Workflows kann sie Kunden dabei helfen, Aufgaben schneller zu erledigen – das ist etwas, was wir alle zu schätzen wissen.
Wir lieben es, Integrationen und Erweiterungen zu entwickeln, mit denen die Anmeldung bei jedem beliebigen Tool ganz einfach ist. Hier finden Sie unsere vollständige Liste der Integrationen.
So stellen Sie Ihre E-Signatur-Lösung bereit
Egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden, die Implementierung einer Initiative stellt im Voraus ihre eigenen Herausforderungen dar.
Wenn es schwierig wird, stellen Sie Ihre Investition in E-Signaturen nicht infrage. Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr E-Signatur-System für dauerhaften Erfolg eingerichtet ist.
Sorgfältiges Auswählen des richtigen Partners
Die Implementierung von E-Signaturen in Ihren Workflow kann einiges auf den Kopf stellen. Möchten Sie diese Änderung mit einem Dienstanbieter abwickeln, dessen Vorstellung von Kundenservice in einer FAQ-Seite besteht, oder möchten Sie sich mit einem spezialisierten Partner mit Erfahrung zusammenschließen?
Suchen Sie nach einem Partner, der Ihre Anforderungen antizipiert und Sie bei der Entwicklung einer einzigartigen Roadmap unterstützt, um sicherzustellen, dass Ihre E-Signatur-Bereitstellung jetzt und in Zukunft erfolgreich ist.
Etablieren Ihres einzigartigen Workflows
E-Signatur-Software bietet starke Leistung. Es besteht die Möglichkeit, dass die Lösung, für die Sie sich entscheiden, alle möglichen neuen Optionen und Möglichkeiten bietet, die Sie in der Vergangenheit nicht hatten. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um all diese Funktionen kennenzulernen und mit ihnen zu experimentieren, um Wege zu finden, Effizienz und Produktivität in Ihrem gesamten Unternehmen zu verbessern.
Übung macht den Meister
Sobald Sie glauben, dass Ihnen Ihr neuer E-Signatur-Workflow gefällt, ist es an der Zeit, ihn auf die Probe zu stellen. Dabei sollte nicht nur die Bedienung für Kunden einfach sein, sondern es sollten auch Zeiteinsparungen für alle in Ihrem Unternehmen möglich sein, die die E-Signatur-Software nutzen – und das alles bei gleichzeitiger Wahrung von Sicherheit und Rechtmäßigkeit.
Qualitätssicherungstests sind besonders wichtig, wenn Sie sich dafür entschieden haben, Ihre E-Signatur-Lösung tiefgreifend in Ihre IT-Konfiguration zu integrieren. Vielleicht möchten Sie in Zukunft Verbesserungen vornehmen, aber wenn Sie Ihren neuen E-Signatur-Prozess durch einige Probeläufe führen, können Sie sicherstellen, dass das Programm ordnungsgemäß ausgeführt und frühzeitig angenommen wird.
Die richtige E-Signatur-Bereitstellung – ganz einfach mit Dropbox Sign
Ob Sie die Einfachheit einer App, die Anpassbarkeit einer API oder das Jetpack für Produktivität benötigen, das Integrationen und Erweiterungen bietet – die Wahl der richtigen E-Signatur-Bereitstellung ist eine wichtige Entscheidung, die im Zuge der digitalen Transformation in jedem Unternehmen getroffen werden muss.
Was Sie auch wählen, Dropbox Sign hat eine Bereitstellungsoption für Sie – und bei keiner davon wird an Sicherheit, Konformität oder Benutzerfreundlichkeit gespart, für die wir bekannt sind.
Wenn die Lösung, für die Sie sich heute entscheiden, in einigen Jahren nicht mehr passt, verstehen wir das. Unsere Lösungen sind skalierbar und unser Team ist extrem anpassungsfähig. Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an und überzeugen Sie sich selbst – wenn Sie nicht die richtige Lösung finden, erstellen wir sie für Sie.
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