Stakeholder-Meetings sind für den Erfolg eines Projekts unerlässlich. In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen die Vorbereitung auf und die Durchführung von effektiven Stakeholder-Meetings, die Ihnen Erfolg einbringen.
Stakeholder-Meetings sind wichtig, damit alle Projekte planmäßig voranschreiten und sichergestellt wird, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Aber was genau ist ein Stakeholder-Meeting und wie können Sie eines effektiv durchführen?
In diesem Artikel beantworten wir diese Fragen und geben Ihnen Tipps an die Hand, wie Sie mit Dropbox Stakeholder-Meetings noch produktiver gestalten können.
Was ist ein Stakeholder-Meeting?
Bei einem Stakeholder-Meeting kommen alle wichtigen Personen zusammen, die an einem Projekt oder einer Geschäftsbeziehung beteiligt sind – also im Grunde Sie als Anbieter des Produkts bzw. der Dienstleistung und die Kundschaft. Diese Meetings bieten Stakeholdern die Gelegenheit, ihre Meinung und ihre Bedenken zu äußern und Entscheidungen zum Projekt zu treffen.
Wer an einem Stakeholder-Meeting teilnehmen sollte, hängt vom Zweck und vom erwarteten Ergebnis des Meetings ab.
Unterschiedliche Arten von Stakeholder-Meetings
Es gibt verschiedene Arten von Stakeholder-Meetings, die jeweils einen eigenen Zweck verfolgen und ein eigenes Format aufweisen. Zu den häufigen Arten von Stakeholder-Meetings gehören die folgenden:
- Kick-off-Meetings: Diese Meetings werden zu Beginn eines Projekts abgehalten, um den Zweck, die Ziele und den Umfang des Projekts festzulegen. Sie sind auch eine gute Gelegenheit, um das Projektteam und die Stakeholder einander vorzustellen.
- Stakeholder-Gespräche: Hierbei handelt es sich um Einzelgespräche mit Stakeholdern, die Ihnen ein Verständnis der Vision, der Ziele, der aktuellen Prozesse und der Bedenken der Stakeholder vermitteln sollen.
- Zusätzliche Stakeholder-Meetings: Diese Meetings werden während des Projektlebenszyklus abgehalten, um sich mit den Stakeholdern abzusprechen, sie über die Fortschritte zu informieren und ihr Feedback einzuholen.
Vorbereitung auf ein Stakeholder-Meeting
Um ein produktives Stakeholder-Meeting sicherzustellen, müssen Sie sich darauf vorbereiten. Nachfolgend finden Sie Tipps, die Sie bei der Leitung des Meetings berücksichtigen sollten:
Geben Sie ein Ziel vor
Verfolgen Sie mit dem Meeting einen klar definierten Zweck. Informieren Sie die Stakeholder über den aktuellen Projektstatus? Benötigen Sie zu einem bestimmten Ergebnis Feedback? Müssen Sie eine Streitigkeit oder Meinungsverschiedenheit klären?
Wenn Sie wissen, warum Sie die Stakeholder treffen müssen – Sie sollten auch klar kommunizieren, warum sie sich mit Ihnen treffen sollten –, wird es auch klarer, wer am Meeting teilnehmen sollte.
Entwickeln Sie eine Tagesordnung für das Meeting
Bereiten Sie eine Tagesordnung vor, um eine Struktur und den Fokus für das Meeting zu definieren. Vor dem Meeting können Sie die Tagesordnung per E-Mail an die teilnehmenden Personen senden, damit sie Fragen und zusätzliche Gesprächsthemen vorbereiten können. Mit „Senden und nachverfolgen“ von Dropbox können Sie überwachen, wer vor dem Meeting mit der E-Mail interagiert.
Zu möglichen Tagesordnungspunkten gehören:
- Projektzeitpläne oder Roadmaps
- Projektmeilensteine
- Letzte oder anstehende Ergebnisse
- Ergebnisse oder Leistung
- Potenzielle Risiken oder Bedenken
- Nächste Schritte oder Maßnahmen
Links zu den relevanten Dokumenten und Unterlagen für die Tagesordnung können Sie mit Dropbox in einem leicht zugänglichen Format versenden.
Verstehen Sie, wer teilnehmen muss – und was diesen Personen wichtig ist
Wenn Sie zu viele Personen zum Meeting einladen, kann es chaotisch werden – Sie wissen ja, was man über die Köche und den Brei sagt, oder? Zu viele Eingeladene, das ist fast so schlimm wie zu viele Meetings. Es wird unübersichtlich und beansprucht wertvolle Zeit, die Sie besser mit der eigentlichen Arbeit verbringen sollten.
Wenn Sie nur die relevanten Stakeholder zum Meeting einladen, können Sie deutlich produktiver sein. Falls bei Ihrem Projekt viele Stakeholder beteiligt sind, Sie die Anzahl der Teilnehmenden aber begrenzen möchten, können Sie sich überlegen, warum eine bestimmte Person nicht teilnehmen muss, statt zu überlegen, warum sie es tun muss.
Kleinere Meetings lassen Ihnen außerdem Raum, um die individuellen Prioritäten der Stakeholder anzusprechen und zu erörtern, welche Gründe für bestimmte Entscheidungen oder Meinungsverschiedenheiten vorliegen. Sofern Sie nicht den ganzen Tag Zeit haben, ist es bei einem großen Meeting gar nicht möglich, auf alle Bedenken und Sorgen einzugehen.
Wer ist Stakeholder?
Einfach gesagt: Als Stakeholder bezeichnen wir eine Person, die ein berechtigtes Interesse an der Entscheidungsfindung und den Aktivitäten eines Unternehmens oder Projekts hat. Ohne die Unterstützung der Stakeholder würde das Unternehmen bzw. das Projekt nicht funktionieren.
Stakeholder können beispielsweise die folgenden Rollen sein:
- Director oder Deputy Director
- Anleger
- Chief Information/Financial/Executive Officer
- Projektmanager
Allgemeiner betrachtet gibt es interne Stakeholder – Ihre Angestellten, Eigentümer, Vorgesetzte – und externe Stakeholder, z. B. Ihre Kundschaft, Ihre Aktionäre, Gläubiger, die Regierung oder Gewerkschaften.
Seien Sie auf zusätzliche Fragen vorbereitet
Wie gut Sie sich auch vorbereiten: Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass die Stakeholder Ihnen Fragen stellen, die Sie in der Tagesordnung nicht eingeplant haben. Um Professionalität und Ihren Einsatz für das Projekt zu demonstrieren, sollten Sie potenzielle Fragen antizipieren und sich auf sie vorbereiten.
Nicht alle Fragen lassen sich vorhersagen. Sie hinterlassen aber mit Sicherheit einen positiven Eindruck bei den Stakeholdern, wenn Sie überzeugende Antworten aus dem Ärmel schütteln können.
Durchführung eines Stakeholder-Meetings
Nach der Vorbereitung ist es an der Zeit, das Stakeholder-Meeting durchzuführen. Ein paar Tipps dazu:
Gehen Sie mit gutem Beispiel voran
Als Person, die das Meeting leitet, geben Sie den Ton vor. Daher sollten Sie gute Umgangsformen zeigen und engagiert auftreten. Üben Sie, aktiv zuzuhören und präsent zu bleiben.
Verlieren Sie den Fokus nicht
Versuchen Sie, sich an die Tagesordnung zu halten, und denken Sie an die zusätzlichen Themen/Fragen, auf die Sie sich vorbereitet haben. Präsentieren Sie sich nicht als eine Person, die reaktiv handelt und vermeidbare Probleme nicht lösen kann, sondern als proaktive Meetingleitung, die potenzielle Probleme im Vorfeld prognostiziert hat. Auf diese Weise gewinnen Sie das Vertrauen der Stakeholder.
Wenn Sie die Tagesordnung so gut wie möglich einhalten, können Sie am Ende des Meetings noch Zeit für ein Brainstorming oder eine Fragerunde vorsehen. Versuchen Sie, alle zu einer Wortmeldung und zur Beteiligung zu ermutigen, nicht nur die wichtigsten Personen.
Sprechen Sie die Sprache der Stakeholder
Manchmal halten wir es für selbstverständlich, dass unsere Kundschaft die technischen Details unserer Arbeit versteht. Zwar sind sie in ihrer jeweiligen Branche natürlich Experten, doch bei Ihrem Produkt bzw. Ihrer Dienstleistung kennen sie sich wahrscheinlich nicht so gut aus. Das tun Sie aber!
Achten Sie darauf, keine verwirrenden oder übermäßig fachspezifischen Begriffe zu verwenden, die den Stakeholdern nicht bekannt sind. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, was für die Stakeholder die höchste Relevanz hat.
Tipps für die Zeit nach dem Meeting
Nach dem Stakeholder-Meeting ist es wichtig, nachzuhaken und sicherzustellen, dass alle Aufgaben erledigt werden. Außerdem müssen Sie, falls erforderlich, das nächste Meeting planen.
Dropbox unterstützt Sie dabei mit einem zentralen Ort, an dem Sie Meetingnotizen, Links zu Inhalten und Video-Aufzeichnungen speichern können. Sie können auch Senden und nachverfolgen verwenden, um Meeting-Unterlagen zu versenden und nachzuverfolgen, wer sie angesehen hat.
Wenn Sie das Meeting aufgezeichnet haben, können Sie das Video direkt über Ihr Dropbox-Konto teilen. Damit steigern Sie die Bindung der Stakeholder, da diejenigen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, das Video nachträglich ansehen, und diejenigen, die teilgenommen haben, ihr Gedächtnis auffrischen können.
Effektive Stakeholder-Meetings mit Dropbox
Dropbox ist der perfekte Partner für Stakeholder-Meetings. Mit Features wie Senden und nachverfolgen, Dokumentanalyse und erweiterten Freigabefunktionen vereinfacht Dropbox die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Stakeholder-Meetings.
