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Was ist ein virtueller Datenraum (Virtual Data Room, VDR) und wann wird ein solcher benötigt?

Lesedauer: 6 Minuten

1. Dezember 2024

Was ist ein virtueller Datenraum?

Stellen Sie sich ein streng geheimes Clubhaus vor, in dem Sie Ihre vertraulichen Dateien und wichtigen Dokumente aufbewahren können. So in etwa sieht ein virtueller Datenraum (VDR) aus. Wie eine Art digitale Festung – nur viel aufregender.

Einfach ausgedrückt ist ein virtueller Datenraum ein sicherer Online-Speicherort, in dem Sie alle Personen zusammenbringen können, die Zugriff auf diese Daten benötigen. Dadurch können sie an streng geheimen Projekten zusammenarbeiten und vertrauliche Informationen sicher austauschen.

Ihr „VDR-Clubhaus“ hat alles, was Sie benötigen. Aber anstelle einer Strickleiter oder einer Seilrutsche gibt es dort Verschlüsselungen und strikte Zugangskontrollen.

VDRs bieten all diese Hightechfeatures, die den Eingeladenen inmitten vertraulicher Dateien und Dokumente ein sicheres Gefühl geben. VDRs sind ein Feature von DocSend und für folgende Zwecke ideal:

  • Vertrauliche Dateien hochladen und speichern
  • Schützen Ihrer Dokumente und Daten
  • Organisieren Ihrer Daten auf systematische Art und Weise

Wenn Sie einen VDR verwenden, können Sie mit den vertrauten Optionen für das digitale Datei- und Dokumentmanagement arbeiten. VDRs sind die beste Option für Due-Diligence-Prozesse, Börsengänge und andere vertrauliche Projekte.

Das ist ein ernstes Thema. Heutzutage ist digitales Vertrauen wichtiger als je zuvor. Eine Umfrage von McKinsey zeigt, dass 53 % der Befragten sich nur für ein Unternehmen entscheiden, das dafür bekannt ist, Daten angemessen zu schützen.

Vertrauen fördert Wachstum und wenn Sie (oder Ihr Unternehmen) mit irgendeiner Art vertraulicher Daten arbeiten möchten, dann sollten Sie wirklich über die Nutzung eines VDR nachdenken.

Eine Gruppe von Personen, die in ihrem physischen Büro um einen Laptop versammelt sind

Wie funktioniert ein sicherer virtueller Datenraum?

Da ein virtueller Datenraum sowohl sicher als auch online ist, können Sie jederzeit und überall auf Ihren VDR zugreifen. Egal, ob Sie zu Hause im Schlafanzug auf dem Sofa sitzen oder unterwegs in Ihrem Lieblingscafé eine Tasse Kaffee trinken – das geheime Clubhaus mit all Ihren wertvollen Daten ist nur ein paar Klicks entfernt.

Sehen wir uns im Einzelnen an, wie VDRs funktionieren. Normalerweise arbeiten sie mithilfe der folgenden zentralen Funktionen:

  • Hochmoderne Verschlüsselung
  • Strenge Zugriffskontrolle
  • Vielseitige Berechtigungseinstellungen

Ach ja, und haben wir die Funktionen für die Zusammenarbeit erwähnt?

Sie können Kommentare hinterlassen, Projekte besprechen und in Echtzeit an Dateien arbeiten – alles an einem sicheren, dedizierten Online-Speicherort.

DocSend vereint Sicherheit, Analysen und vieles mehr in einem benutzerfreundlichen VDR. 

Präsentieren, Analysieren und Abschließen von Geschäften an einem zentralen Ort

Mit Dropbox DocSend verringern Sie die Tools, den Zeitaufwand und die Komplexität – so können Sie sich ganz auf Geschäftsabschlüsse konzentrieren.

Wofür wird ein virtueller Datenraum verwendet?

VDRs haben nahezu unbegrenzte Nutzungsmöglichkeiten, vom Fundraising in einem Start-up über die Gewährleistung der Sicherheit der Vorstandskommunikation bis hin zum Einholen von Feedback zu Pitches – und vieles mehr.

Ein VDR verfügt über all den Schnickschnack, den Sie brauchen, um neugierige Blicke fernzuhalten. Daher eignen sie sich besonders für Folgendes:

  • Schützen von Dokumenten, wie im Fall von Regierungsdateien und medizinischen Unterlagen
  • Speichern von Dokumenten und Dateien an einem zentralen Ort, etwa während Fusionen und anderer Transaktionen
  • Aufbewahren großer Mengen an Daten für den einfachen Zugriff durch mehrere Parteien
  • Geräteübergreifendes Überprüfen, Suchen oder Nachverfolgen von Dokumenten – ohne den Einsatz zusätzlicher Software
  • Effizientes Zusammenarbeiten in größeren Unternehmen oder an komplexen Projekten mit einer großen Menge von Daten

DocSend ist ein leistungsstarkes Tool für die Zusammenarbeit, das all die oben genannten Möglichkeiten bereitstellt. VDRs sind dabei nur ein kleiner Teil seiner unglaublichen Performance. Sie können es kostenlos testen und die oben aufgeführten Funktionen sowie viele weitere ausprobieren.

Ob es sich um neue Verträge, Rechtsstreitigkeiten, IP-Management, Prüfungen für Immobilienverkäufe, Leasingtransaktionen oder ein Heilmittel für Krankheiten handelt – Sie und Ihr Team können in einem VDR sicher daran arbeiten.

Screenshot der in DocSend verfügbaren Vorlagen für virtuelle Datenräume.

Sie haben ein Projekt, das ein gewisses Maß an Datenschutz erfordert?

Mit DocSend können Sie durch Dokumentnachverfolgung und Echtzeitanalysen die Kontrolle und die Transparenz steigern. Es ist sicher, zugänglich und so konzipiert, dass Sie und Ihre Daten sich wie Rockstars fühlen.

Sie müssen uns nicht einfach beim Wort nehmen: Lesen Sie hier, was andere über DocSend zu sagen haben:

Erstellen eines virtuellen Datenraums mit DocSend

Das ist also der virtuelle Datenraum: der Ort, an dem Ihre Daten sicher sind und nur in die richtigen Hände gelangen. DocSend ist die ideale Plattform für diese Zwecke.

Dank raffinierter Verschlüsselung können Sie entscheiden, wer mit Ihren Daten umgehen darf. Sie werden nie mehr einen Anhang versenden, und Sie werden Ihre gesamte Arbeit mit sicheren Dokumentfreigaben optimieren.

FAQ zu VDRs

VDRs bieten mehr Sicherheit und Datenschutz als freigegebene Ordner. VDRs sind die beste Option für die Speicherung und den Zugriff auf vertrauliche Dateien, die regelmäßig von einer ausgewählten Gruppe verwendet werden müssen. VDRs sind auch die bessere Option, wenn Features wie Berechtigungen, Analysen oder Zusammenarbeit wichtig sind, da Dateifreigabe-Apps in der Regel nicht über derartige Funktionen verfügen.

Dateien, Dokumente und Daten sind das, was in einem Datenraum aufbewahrt wird, normalerweise wenn ein hohes Maß an Sicherheit erforderlich ist. Viele Menschen, beispielsweise im Personalwesen, arbeiten den ganzen Tag mit vertraulichen Dateien – und können Dateien fast immer in einem VDR speichern und so an ihnen zusammenarbeiten. Andere, wie zum Beispiel in Start-ups im Verlauf von Finanzierungsrunden, arbeiten möglicherweise weniger häufig an gemeinsam genutzten/vertraulichen Dateien. Sie werden relevante Dokumente also nur bei Bedarf in einem VDR speichern oder darauf zugreifen.

Beide basieren auf denselben Grundlagen, aber der physische Datenraum bewahrt die Dateien oder Informationen in einem physischen Raum auf. VDRs speichern sie online. Physische Datenräume waren vor dem Internet üblich. Jetzt aber bieten virtuelle Datenräume eine viel kosteneffizientere, besser nachvollziehbare und praktischere Möglichkeit, an Dokumenten zusammenzuarbeiten.

VDRs erfordern den Zugriff über Datenspeichersoftware wie Dropbox und verfügen daher über modernste Sicherheitsvorkehrungen. Zusätzliche Berechtigungen, Zugriffseinstellungen und Zertifizierungen können ebenfalls die Sicherheit erhöhen, sodass Sie Daten auch dann schützen können, wenn komplexe Anforderungen dahingehend nötig sind, wer sie anzeigen oder darauf zugreifen kann. VDRs sind viel sicherer als die Verwendung von E-Mails, die Speicherung von Dateien auf einem Computer oder die Nutzung eines freigegebenen Ordners für Ihre Dateien.

Mit Ihrem Dropbox-Konto können Sie DocSend kostenlos testen und einen VDR erstellen. Dropbox-Kunden können sich mit ihrem vorhandenen Dropbox-Konto anmelden. Neue Nutzer können ein DocSend-Konto erstellen und ihr 14-tägiges Probeabo starten. Die Benutzerfreundlichkeit, die Datensicherheit und die Datenspeicherfeatures machen Dropbox zu einer der besten verfügbaren Lösung für virtuelle Datenräume.

Sinn und Zweck von VDRs ist es, Dateien oder Dokumente zu schützen, mehreren Parteien den Zugriff darauf zu ermöglichen und eine Online-Datenbank für vertrauliche Informationen bereitzustellen. VDRs sind nützlich als Speicherort und Verteilzentrum für alle Arten von Dokumenten, insbesondere in wichtigen Zeiten von Due-Diligence-Prozessen, wenn mehrere Parteien die Daten nutzen müssen.

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