Aspectos generales 

Southbase Group es una empresa constructora con sede en Nueva Zelanda que ejecuta proyectos complejos para clientes de los sectores público y privado en todo el país. Con hasta 20 obras activas simultáneamente, el trabajo rara vez se realiza en un solo lugar, y muchos contratos incluyen estrictos requisitos de seguridad.

Para que todo funcione sin problemas, los jefes de obra, los subcontratistas y los equipos de proyecto necesitan una forma segura de acceder a la documentación más reciente, estén donde estén. Esa responsabilidad recae en Lem Prestage, director general de Informática, quien se asegura de que la información sea fácil de encontrar y esté debidamente protegida.

En la construcción, la confianza no es opcional. Incluso las pequeñas fallas de comunicación o de seguridad pueden agravarse muy rápido, convirtiendo planos desactualizados o detalles omitidos en costosos errores.

Desafío: sistemas lentos y de alto riesgo

Cuando Prestage se unió a Southbase, heredó un sistema construido para una época diferente. Los archivos estaban almacenados en un servidor local y los equipos que se encontraban en las obras tenían que conectarse a través de una VPN para acceder a lo que necesitaban.

Aunque Southbase cuenta con casi 200 empleados, solo una persona podía acceder a un mismo archivo a la vez.

“Acceder a los datos era una pesadilla”, afirma Prestage. “[Y] no existía colaboración con ninguno de nuestros subcontratistas, lo que es fundamental.”

Southbase necesitaba una base para agilizar el trabajo de los equipos distribuidos en situaciones de alto riesgo donde no hay margen para el error, porque, cuando la información no es clara o no está actualizada, las consecuencias se agravan rápidamente y pueden costar millones de dólares.

Solución: desde almacenamiento simplificado hasta una búsqueda más inteligente

Para hacer frente a esa realidad, Prestage recurrió a Dropbox. Su objetivo era claro: crear un sistema que la gente realmente pudiera utilizar en la vida real, bajo presión y en decenas de lugares de trabajo.

A medida que Southbase crecía, también lo hacían el volumen y la importancia de lo que se encontraba en Dropbox. “Actualmente tenemos terabytes de datos en Dropbox”, comenta Prestage. “Y ni siquiera hemos arañado la superficie de lo que podemos usar.”

Con tanto trabajo en curso al mismo tiempo, convenía mantener a los equipos conectados a través de un mismo ecosistema. Adoptar herramientas como Dropbox Sign y Dropbox Dash fue el siguiente paso lógico.

Según Prestage, para agilizar los procesos de aprobación y firma, Sign era "una opción obvia". “Los documentos no salen de Dropbox. Se quedan donde están y permanecen protegidos.”

¿Y qué hay de Dash? Hizo que fuera más fácil buscar información y acceder a ella. Su buscador universal basado en IA permite a los equipos encontrar archivos en Dropbox y en las aplicaciones vinculadas. En vez de perder tiempo buscando en distintas herramientas y carpetas, pueden realizar una sola búsqueda y obtener las respuestas que necesitan en cuestión de segundos, sin importar donde estén y sin tener que esperar su turno.

Dash se integró rápidamente al flujo de trabajo diario de Prestage, quien utiliza el chat integrado de la herramienta, basado en inteligencia artificial, para solucionar problemas y generar informes. Lo que antes le llevaba días, ahora le lleva una fracción del tiempo.

Resultados: horas (y molestias) ahorradas

El impacto de Dash se hizo especialmente evidente durante un proyecto complejo en un aeropuerto operativo, donde las obras se llevaban a cabo las 24 horas del día. Los requisitos de seguridad eran estrictos y la información tenía que ser precisa.

Para que todos estuvieran en sintonía, utilizaron Dash para crear una colección de contenido basada en el proyecto, lo que se conoce como una pila. Esto proporciona al equipo un único lugar para colaborar, encontrar vínculos y solicitar a Dash información contextual.

Prestage explica: “Creamos una pila de 150 documentos, que luego podíamos comparar y en la que podíamos buscar rápidamente”. Esa pila incluía planes de inspección y procedimientos detallados para casi todos los pasos del proyecto, de modo que cualquiera pudiera confirmar los requisitos, detectar incoherencias y mantenerse al tanto de lo que debía ocurrir a continuación.

“Eso ahorra horas de trabajo a los equipos de proyecto”, afirma Prestage. “Y el tiempo es dinero.”

Dash también ha aliviado la carga de trabajo diaria para el departamento de Informática. En lugar de convertirse en el punto de referencia habitual cada vez que alguien no puede encontrar un archivo, ahora las personas pueden obtener las respuestas por sí mismas al instante. Los flujos de trabajo son más ágiles y tranquilos.

A medida que Southbase continúa creciendo, Prestage ve en Dropbox y Dash una base que ayuda a los equipos a construir con claridad, proteger su trabajo y mantener la información esencial al alcance de la mano, dondequiera que deban realizar su trabajo.