La colaboración con Dropbox potencia las concesiones de tierras de la Universidad de Florida
La universidad pública insignia de Florida utiliza Dropbox para conectar los centros de extensión cooperativos en 67 condados y llevar el aprendizaje directamente a los residentes del estado.
"Suena simple, pero Dropbox solo facilita la colaboración para los empleados. En su mayor parte, los usuarios pueden administrar sus propias carpetas y estructuras de archivos porque es sencillo para ellos".
Productos utilizados
Dropbox
Industria
Educación
Tamaño
Más de 1000
Ubicación
Gainesville, Florida
Desafío: unir un campus a través de la tecnología
Con el auge de los campus satélite y el trabajo remoto, muchas universidades están tratando de encontrar formas de mejorar la colaboración entre ubicaciones. Pero para la Universidad de Florida, este reto, y la tecnología requerida para resolverlo, son fundamentales.
Debido a que la UF es una universidad de concesión de tierras, la ley requiere tener presencia física en cada condado de Florida para proporcionar recursos educativos a los residentes del estado.
Para el Instituto de Ciencias Alimentarias y Agrícolas de la UF, que administra las obligaciones de concesión de tierras de la escuela, eso significa un centro de extensión cooperativa en cada uno de los 67 condados de Florida y un total de 102 instalaciones en todo el estado.
Para el equipo de TI del Instituto, esto presenta enormes barreras físicas para la colaboración que se deben abordar con la tecnología. Pero estandarizar herramientas y procesos en esas ubicaciones puede ser una lucha. “La parte más difícil de lo que hacemos no es la tecnología, es la comunicación”, comenta Dan Cromer, director de TI de IFAS. “Lograr que todos sigan los mismos procesos requiere mucho trabajo”. IFAS descubrió que, a falta de una opción fácil de usar, los empleados estaban recurriendo a cuentas personales de Dropbox para superar las distancias entre ellos. La difusión de datos y procesos entre los sistemas estaba teniendo un impacto negativo tanto en la seguridad como en la colaboración.
“Vimos que los usuarios estaban realizando un gran trabajo en Dropbox que no necesariamente se traduciría en otra herramienta”. Tomar la decisión de implementar Dropbox permitió que todo ese gran trabajo continuara, sin interrupción, de la manera más segura posible”.
A medida que crecían las necesidades de colaboración, también lo hizo el uso de Dropbox. Finalmente, como parte de una iniciativa de seguridad, el equipo central de TI de la UF dirigió su mirada hacia el uso no administrado de Dropbox de la universidad y descubrió que había fuertes redes de colaboración de Dropbox en toda la universidad. “Con las herramientas que teníamos implementadas, los usuarios tenían problemas para compartir políticas y colaborar en tipos de archivos complejos”, afirma la directora de Informática asociada Saira Hasnain. “Con el tiempo, esos usuarios recurrieron a Dropbox en busca de una herramienta que les permitiera colaborar con la menor molestia”.
En lugar de quitar el acceso a Dropbox y renunciar a los flujos de trabajo de los usuarios y los datos, la UF decidió aprovecharlo invirtiendo en una cuenta universitaria.
“Al hablar con nuestros directores de TI, nuestros profesores y nuestro personal, pudimos ver que los usuarios estaban realizando un gran trabajo en Dropbox que no necesariamente se traduciría en otra herramienta”, señala el director de Informática Elias Eldayrie. “Tomar la decisión de implementar Dropbox permitió que todo ese trabajo continuara, sin interrupción, de la manera más segura posible”.
Solución: sencillo y seguro
La implementación de la UF ahora se extiende a más de 5000 empleados. Para los investigadores, Dropbox sirve como un espacio clave para la colaboración interna y externa en subvenciones. “Nuestros usuarios han descubierto que el uso de Dropbox reduce la falta de comunicación que puede resultar del correo electrónico que va de un lado a otro”, comenta Blanchard. Un profesor de la Facultad de Farmacia utiliza Dropbox para colaborar con investigadores en Nigeria. Debido a que sus colegas tienen un acceso limitado a Internet y no pueden descargar archivos de video grandes, es fundamental poder ver videos directamente en Dropbox. Y debido a que Dropbox cumple con HIPAA, los investigadores en campos como la medicina pueden guardar todos sus archivos, incluidos aquellos con información confidencial, en un solo lugar.
Para el equipo de TI de la UF, Dropbox juega un papel integral en la gestión de datos y la colaboración en toda la universidad. “Suena simple, pero Dropbox solo facilita la colaboración para los empleados”, explica el director de TI de la Facultad de Farmacia, Lane Blanchard. “En su mayor parte, los usuarios pueden administrar sus propias carpetas y estructuras de archivos porque es sencillo para ellos”. Los empleados de TI elogian unánimemente a Dropbox por su enfoque simple y por la reducida capacitación y soporte necesarios de TI. “No creo que haya tenido una sola queja sobre Dropbox”, agrega Cromer. “Y eso es algo raro de decir en esta línea de trabajo”.