Enviar una factura por un trabajo independiente

Cuando eres un profesional autónomo, te acostumbras a desempeñar muchas funciones. No solo eres la mente creativa detrás de tu trabajo, también eres quien se encarga de la contabilidad, el marketing y la atención al cliente. Además, una de las tareas más importantes que tienes es la de enviar las facturas a tus clientes.

¿Pero cuál es la mejor manera de hacerlo? En este artículo, te brindaremos orientación sobre cuándo y cómo deberías enviar una factura profesional a un cliente, incluyendo herramientas para agilizar el proceso y sugerencias para hacer un seguimiento de las facturas impagas.

¿Cuándo debería enviar mi factura?

Hay varias escuelas de pensamiento diferentes sobre cuándo enviarle una factura al cliente. Algunos profesionales autónomos prefieren enviar sus facturas antes de empezar con el trabajo, mientras que otros esperan a completar sus tareas. Cada opción tiene sus propios beneficios:

Antes: es ideal para encargos o proyectos puntuales en los que se necesita comprar material adicional para completar el trabajo, o para proyectos a largo plazo en los que el trabajo se entrega por partes. También puedes pedir un pago parcial por adelantado si tu flujo de dinero es limitado o si el cliente en cuestión tiene un historial de plazos vencidos y pagos atrasados.

Después: la mayoría de los trabajadores autónomos envían las facturas a sus clientes tan pronto como completan un encargo o proyecto. También puedes esperar unos días entre la entrega del proyecto y el envío de la factura para que el cliente se asegure de que está satisfecho con el trabajo. Para los contratos en curso, puede que resulte más conveniente enviar las facturas de forma mensual. Esto significa que obtienes pagos constantes y predecibles, y hace que sea más fácil para tu cliente emitir y procesar las facturas.

En última instancia, el mejor momento para enviar la factura depende de tres factores principales:

• El tipo de producto o servicio que ofreces.
• Tus condiciones de pago y las demandas o situación financiera.
• Tu relación con el cliente.

Diferentes maneras de enviar facturas

Una vez que decidiste cuándo enviar tu factura, debes elegir cómo lo vas a hacer. Hay varias opciones diferentes disponibles, y cada una tiene sus ventajas y desventajas.

1. Por correo

En la era de los correos electrónicos y la facturación online, enviar facturas por correo físico parece una reliquia del pasado. Sin embargo, aún hay algunos casos en los que puede ser la mejor opción. Por ejemplo, si un cliente no usa correo electrónico o facturación online, o si prefieres la seguridad de enviar un documento físico; entonces enviar la factura por correo es lo más óptimo.

Es importante tener en cuenta que enviar facturas por correo puede ser un proceso más lento, menos seguro y más costoso que los métodos online de facturación y pago. Además, este proceso es más propenso a errores: las personas y las empresas cambian de ubicación con frecuencia, y no siempre puedes estar seguro de que cuentas con la información de contacto más actualizada (¡o de que la hayas escrito correctamente en el sobre!).

2. Por correo electrónico

El correo electrónico es la forma más común que tienen los profesionales autónomos para enviar facturas. Es rápido, fácil y conveniente y te permite rastrear cuándo se abrió y se visualizó la factura sin problemas.

Para enviar una factura por correo electrónico, carga la factura como un archivo adjunto, escribe un asunto adecuado y envía el correo electrónico a tu cliente. También puedes incluir un mensaje breve en el cuerpo del correo electrónico, como “Adjunta se encuentra la factura del proyecto entregado recientemente”.

3. A través del almacenamiento en la nube

Si usas un software como Dropbox para administrar tus facturas, puedes enviarlas directamente desde tu cuenta con un vínculo. Esta puede ser una opción conveniente, ya que te permite crear, administrar y enviar las facturas desde un solo lugar.

Enviar facturas con Dropbox

Con Dropbox, puedes cargar la plantilla de facturas en tu cuenta y transformarla en un PDF editable y reutilizable que puedes compartir desde Dropbox o con un simple vínculo.

Una vez que las facturas estén listas para enviar, considera usar una herramienta dedicada para compartir documentos como Dropbox DocSend para obtener estadísticas sobre la forma en que los clientes interactúan con tus facturas después de que las compartes. Esto puede ser muy útil si quieres asegurarte de que los clientes hayan recibido y visualizado las facturas.

También puedes establecer una configuración única de uso compartido para cada destinatario, monitorear lo que hacen con tu contenido y analizar las tendencias de visualización de los archivos que compartes, todo en un panel de control centralizado.

Sugerencias para el seguimiento de las facturas

Si no recibes el pago de la factura según las condiciones acordadas, es probable que tengas que realizar un seguimiento con el cliente.

Las siguientes son algunas sugerencias para realizar un seguimiento de las facturas impagas:

• Empieza con una llamada telefónica para verificar que enviaste la factura a la persona o al departamento correcto
• Envía un recordatorio por correo electrónico el día de vencimiento del pago si aún no lo recibiste
• Si esto no funciona, prueba un método alternativo, como enviar una carta por correo
• Sé consistente pero cortés en la comunicación y establece las consecuencias de no pagar a tiempo de forma clara, como recargos por demora o interrupción de colaboraciones futuras.
• Mantén un registro de todos tus intentos de seguimiento y respuestas recibidas en caso de que debas escalar la situación
• Considera ofrecer opciones de pago alterativas, como un plan de pago, para que al cliente le resulte más fácil realizar el pago
• Si todos los intentos fallan, considera buscar asesoramiento legal o usar una agencia de cobro de deudas para cobrar el pago

Recuerda actuar de forma profesional en todo momento y manejar la situación con integridad, ya que mantener una buena relación con los clientes es fundamental para el éxito de tu negocio.

Agiliza cada paso del proceso de facturación

Dropbox puede ayudarte a optimizar todo el proceso de facturación, desde la creación y personalización de las facturas hasta su envío a los clientes y el seguimiento del progreso.

Convierte fácilmente las facturas con formato PDF en plantillas editables que puedes personalizar antes de enviarlas a un cliente.

Al usar Dropbox, puedes ahorrar tiempo y evitar molestias en tus tareas de facturación para que puedas concentrarte en lo que mejor sabes hacer: crear un excelente trabajo para tus clientes.