Más de 30 rompehielos para mejorar tus reuniones virtuales

Sabíamos que teníamos que seguir creando lazos significativos entre los equipos a medida que evolucionábamos hacia un modelo predominantemente virtual.

Sabíamos que esto significaba permitir contactos espontáneos, como charlar sobre los planes para el fin de semana junto al dispensador de agua. Sin embargo, cuando se trabaja mayormente de forma virtual, las conversaciones no siempre surgen de forma natural, así que empezamos a experimentar de muchas maneras.

Lo que descubrimos es que puedes recrear estos momentos de charla informal incorporando actividades estructuradas, como dinámicas creativas para romper el hielo, en tus reuniones virtuales.

Afortunadamente, ha funcionado. Alrededor del 88 % de los empleados de Dropbox afirman que se sienten a gusto con el modelo de trabajo predominantemente virtual, y estamos observando una conexión más fuerte entre los miembros de los equipos.

Las actividades imaginativas para romper el hielo no son simples rellenos. Son una forma de romper barreras y hacer que las personas hablen sobre asuntos relacionados con el trabajo y sobre sus intereses personales.

¿Qué es el “hielo” y por qué deberías romperlo?

Antes de repasar la agenda, ¿notas alguna sensación en el ambiente? ¿Todo intento de conversación se topa con sonrisas frías y respuestas de una sola palabra? ¿Tienes la sensación de que todo el mundo cuenta en silencio los segundos que faltan para que finalmente comience la reunión?

Ese es el hielo. Y cuanto más gruesa es esa capa de hielo, más incómodo se vuelve todo.

A menudo, el hielo se considera un síntoma de la necesidad de las personas de llegar a conocerse mejor entre sí. Y en muchos sentidos, eso es verdad.

Sin embargo, hay otra capa que ayuda a que el hielo se mantenga sólido. Se basa en la idea del sociólogo Erving Goffman de que la interacción es como una actuación: que siempre estamos conscientes de cómo nos ven los demás.

A través de Zoom, nos enfrentamos al espejo constante de vernos a nosotros mismos en la cámara. Evaluamos nuestra propia actuación, no solo lo que decimos sino también nuestras expresiones, nuestro tono y cómo nos perciben los demás, lo que hace que nuestras interacciones parezcan extrañas.

Para ayudar a tu equipo a llegar a un punto en el que se sientan seguros al ser ellos mismos, es necesario calentar ese hielo, reunión tras reunión, hasta que se derrita por completo.

La mejor forma de hacerlo es usar actividades para romper el hielo que fomenten una distribución equitativa de turnos en la conversación y ayuden a tu equipo a abrirse sin temor a ser juzgado.

Cómo las dinámicas para romper el hielo garantizan que todos los miembros remotos del equipo expresen su opinión 

En Dropbox, uno de nuestros principios clave es asegurarnos de que todos se encuentren en igualdad de condiciones. Este objetivo moldea todo lo que hacemos, y es la razón por la que elegimos ser predominantemente virtuales y no híbridos. 

Queremos que todos sientan que tienen voz dentro de nuestra organización. Si nuestros empleados se sienten lo suficientemente seguros como para mostrarse tal como son, compartir sus opiniones sinceras y reír libremente con el equipo, entonces sabemos que lo estamos haciendo bien.

Nuestras actividades para romper el hielo juegan un papel importante en esto.

Ventajas de usar este tipo de dinámicas para romper el hielo en un contexto de trabajo remoto:

• Fomenta la participación activa de todos los miembros del equipo, no solo de los jefes o líderes de grupo.
• Ayuda a que todos los miembros se sientan parte importante del equipo, y sientan que son valorados por su contribución individual.
• Crea un espacio seguro para que los empleados expresen sus opiniones.

Un truco que hemos usado para ayudar a que la atmósfera pase de helada a cálida es pedir a nuestro equipo que complete una plantilla Trabajar conmigo usando Dropbox Paper.

Es como una guía rápida para que los empleados nos cuenten sobre su personalidad, preferencias laborales, valores y rasgos únicos.

Enviamos la plantilla a cada empleado y los animamos a ser lo más honestos posible con sus respuestas. Diseñamos la hoja de trabajo con la intención de conocer mejor las preferencias y características únicas de cada uno, así como detalles relacionados con el trabajo, como qué actividades los motivan más y qué horarios de trabajo prefieren.

Con esta información, podemos considerar lo que sabemos sobre los asistentes al momento de seleccionar las mejores actividades para romper el hielo en cada reunión.

Por ejemplo, como sabemos que nuestro compañero de equipo valora la comunicación abierta y honesta, suponemos que podría apreciar saber antes de la reunión cuál será la dinámica para romper el hielo, lo que le ayudaría a sentirse más preparado y cómodo, incluso si solo se trata de una pregunta.

Preguntas divertidas para romper el hielo y hacer que los empleados se sientan animados a hablar

Fresca, divertida y fantástica. Estas son las tres palabras que usaríamos para describir la pregunta perfecta para romper el hielo.

Por ejemplo, podríamos comenzar nuestras reuniones semanales con una pregunta de la dinámica de fortalecimiento del equipo que realizamos durante el check-in, como “¿Qué tal está tu clima interno en este momento (soleado, tormenta, nublado, llovizna)?”. O podríamos optar por algo un poco más inesperado, como: “¿Qué es lo primero que harías si despertaras siendo un robot?”.

El truco es hacer preguntas que hagan que los miembros del equipo se detengan, piensen y quieran escuchar las respuestas de sus compañeros en lugar de distraerse mientras revisan su Slack.

La siguiente es una lista de algunas de nuestras preguntas favoritas para romper el hielo. 

Preguntas al inicio para romper el hielo en las reuniones semanales del equipo

1. Responde con una palabra o un color: ¿cómo te sientes? 

2. Si tu estado de ánimo ahora mismo fuera un animal, ¿qué animal sería? ¿Por qué?

3. ¿Cuál es tu estrategia favorita para lidiar con el estrés?

4. ¿Qué canción describe mejor tu estado de ánimo hoy, y con qué parte de la canción te identificas más en este momento? 

5. Si tuvieras que escribir un titular conciso sobre cómo te sentiste al comienzo de esta reunión, ¿cuál sería?

Preguntas creativas para romper el hielo y hacer que tu equipo responda de forma espontánea

6. Si solo pudieras consumir comida de un solo color el resto de tu vida, ¿qué color sería? ¿Por qué? 

7. ¿Cuál sería para ti la mejor oferta de "compra uno y lleva otro gratis" de todos los tiempos? 

8. ¿De qué cosa dependen los humanos ahora que crees que no existirá en el futuro?

9. Si tuvieras la oportunidad de ser cualquier figura histórica por una semana, ¿a quién elegirías y qué harías? 

10. ¿Preferirías poder hablar con todas las especies animales (tanto terrestres como marinas) o respirar bajo el agua?

Actividades divertidas para romper el hielo que te ayudarán a conectar a nivel personal

11. ¿Qué sería lo primero que harías si te despertaras y descubrieras que eres invisible?

12. ¿Preferirías poder dar un salto en el tiempo o teletransportarte a cualquier lugar del mundo? ¿Por qué?

13. Si tuvieras que decidir entre que los zombies o los vampiros se apoderen del mundo, ¿a qué grupo elegirías? ¿Por qué?

14. Si pudieras preguntarle una cosa a tu yo futuro, ¿qué sería?

15. ¿Cómo sería tu noche de viernes ideal?

Preguntas sencillas para reuniones más grandes

16. Si pudieras estar en cualquier lugar del mundo ahora mismo, ¿qué lugar elegirías? ¿Por qué?

17. Si tuvieras que reemplazar tus dedos con un artículo doméstico, ¿cuál sería? ¿Por qué?

18. Si fueras actor/actriz, ¿preferirías interpretar el papel de un superhéroe o de un supervillano?

19. Si es un día caluroso y soleado, ¿preferirías trabajar en una habitación con aire acondicionado o al aire libre bajo la sombra?

20. Si pudieras crear tu estación de trabajo ideal, ¿cómo sería y dónde estaría?

Preguntas para romper el hielo en la reunión semanal del equipo

21. ¿Cuál es el mejor consejo que has recibido de un compañero de trabajo?

22. ¿Cuál fue una ocasión en la que pediste ayuda y eso marcó una gran diferencia?

23. ¿Puedes hablar de una situación durante la semana en la que algo resultó mejor de lo esperado?

24. Si tuvieras que escribir un currículum únicamente con habilidades que “no son útiles” fuera del trabajo, ¿cuál sería una de las que agregarías?

25. ¿Cuál era el trabajo de tus sueños cuando eras niño? ¿Cómo comparas eso con lo que haces ahora?

Entonces, para tu próxima reunión, prueba esto: elige una o dos de las preguntas anteriores para romper el hielo. Recorre la sala virtual o deja la pregunta en el chat grupal de la conferencia antes de comenzar, y concede dos minutos a todos para que compartan sus respuestas.

¿Quieres algo un poco diferente? En lugar de hacer preguntas para romper el hielo, a veces realizamos actividades o juegos divertidos que fomentan la participación.

Juegos y actividades virtuales para romper el hielo

No hay nada peor que una breve actividad para romper el hielo que termina convirtiéndose en una partida interminable de Monopolio.

Conviene elegir juegos para romper el hielo que encajen perfectamente en los primeros cinco minutos de la agenda de la reunión, sin desviar la atención del objetivo principal.

Los siguientes son algunos de nuestros favoritos de siempre. 

26. Adelante, entra en modo zen

El cerebro de los miembros de tu equipo no dejará de funcionar de repente solo porque se unan a una reunión. Siguen pensando en el trabajo que ya hicieron, el trabajo que tienen por hacer, los correos electrónicos que aún deben revisar, los mensajes que deben enviar y, por si fuera poco, Slack sonando en segundo plano.

Es agotador.

Para ayudar a tu equipo a reservar un momento para estar realmente presentes en la reunión en cuestión, organiza una breve sesión de meditación grupal. Anima al equipo a dejar de lado las distracciones, silenciar sus notificaciones y experimentar un minuto de puro zen.

Para comenzar la reunión, guía a tu equipo a través de un sencillo ejercicio de respiración de caja:

1. Inhalen profundamente por la nariz durante cuatro segundos.
2. Aguanten la respiración durante cuatro segundos.
3. Exhalen durante cuatro segundos.
4. Vuelvan a aguantar la respiración durante cuatro segundos.
5. Repitan cuatro veces.

O simplemente pide a tu equipo que inhalen de forma larga y profunda y que, al exhalar, dejen de lado el estrés y se conecten con el presente.

Algunos personas pueden sentirse incómodas al compartir su momento de meditación con el equipo, así que asegúrate de dar a todos la opción de apagar su micrófono y cámara.

Para que todos se sientan más cómodos, solemos enviar un mensaje a nuestro equipo con antelación, por Slack o correo electrónico, para indicarles qué esperar y cómo prepararse. Si quieres hacer lo mismo, puedes copiar y pegar esta plantilla y usarla para tu próxima reunión:

“¡Hola, equipo! Para nuestra próxima reunión, lo primero que haremos será una breve meditación de 60 segundos tan pronto iniciemos. Una vez que todos estén conectados, comenzaremos la meditación y luego continuaremos con nuestra agenda. Si no se sienten cómodos usando el micrófono o la cámara, ¡no hay problema! Simplemente desactiven el audio y vuelvan a activarlo cuando terminen los 60 segundos (no se preocupen, les avisaremos). Gracias a todos, los esperamos a las [insertar hora].”

27. Imprescindibles no esenciales

Seamos honestos. Todos los que pasamos mucho tiempo frente a un escritorio tenemos ese artículo “no esencial” en nuestro espacio de trabajo del que no podemos prescindir. Nos reconfortan y nos mantienen cuerdos. Pide a tu equipo que comparta esa cosa sin la que no podrían vivir.

Pídeles que lo muestren en pantalla si se sienten cómodos. Por ejemplo, podría ser una manta acogedora, un mini refrigerador con diferentes tipos de golosinas o una taza de café con la cara de su perro.

Fíjate en cuántas personas comparten los mismos "imprescindibles no esenciales" y anímalas a comentar por qué creen que son imprescindibles.

También anima a tu equipo a compartir y conversar sobre sus ideas después de la reunión en el chat asincrónico. Por ejemplo, dos empleados coincidieron en que trabajar en compañía de sus perros es algo no esencial pero que no puede faltar en su entorno de trabajo.

Después de esta conversación, uno de ellos se acercó para hablar un poco más al respecto. Esto no solo les ayudó a socializar en torno a un interés compartido, sino que también les permitió romper el hielo más fácilmente fuera de las reuniones formales.

Cuando hablamos con la psicóloga y experta certificada en amistad Dra. Marisa Franco en nuestro podcast Remotely Curious sobre la amistad, ella explicó que hay dos ingredientes que fomentan la amistad: “las continuas interacciones no planificadas y la vulnerabilidad compartida”.

Podcast Remotely Curious: escucha el episodio 3: Amistad

Entonces, el uso de juegos como estos para romper el hielo que se conviertan en charlas informales puede realmente fortalecer las conexiones dentro del equipo y hacer que el ambiente de trabajo sea más relajado y colaborativo. También pueden allanar el camino para convertir las relaciones profesionales en amistades.

28. Todo está en las cartas

En Dropbox, nos encanta crear conexiones a través del poder de las historias y el juego. Es por eso que creamos lo que consideramos que es lo mejor que le ha pasado a los juegos corporativos desde, bueno, desde siempre: Las Cartas de Conexión del Tarot Corporativo.

Así es como funciona. Al igual que en una lectura del tarot, recibes cuatro cartas:

• Carta de energía: estas cartas se centran en los niveles de energía. Por ejemplo, podrían pedirle a alguien que reflexione sobre momentos en los que su creatividad fluyó de forma natural o en los que usó la empatía para conectarse con sus compañeros de equipo.
• Carta de emoción: estas cartas están diseñadas para explorar cómo se siente alguien con respecto a su trabajo y temas relacionados. Por ejemplo, podrían predecir sensaciones de estancamiento o una obsesión por el control.
• Carta de relación: estas cartas incluyen preguntas centradas en la relación de una persona con su equipo y su estilo de comunicación personal. Por ejemplo, una carta podría revelar una falta de comunicación y generar una conversación sobre cómo abordarla.
• Carta de trayectoria: estas cartas profundizan en la trayectoria laboral de la persona y abordan diversos temas, como la pérdida de impulso o el aumento de la motivación.

Además, hay un comodín que los participantes pueden usar si no quieren responder a una pregunta o se sienten incómodos.

El objetivo del juego es usar las cartas para descubrir información sobre el futuro de una persona con base en las cartas repartidas. Para comenzar, se plantean cuatro situaciones, de este modo:

La persona que lleva más tiempo trabajando con tu equipo va primero.

Elige cuatro cartas al azar y coloca cada una de ellas debajo de cada carta de situación.

La primera carta describe tu situación actual, la segunda los desafíos potenciales, la tercera describe las oportunidades de desarrollo relacionadas con el trabajo y la última representa la dinámica de tu equipo.

Entonces, la persona que sacó las cartas interpretará lo que significa cada carta en el contexto de su situación laboral. Por ejemplo, si saca una carta de relación que dice “Esta carta indica que temes que te falte algo. ¿Más diversión? ¿Una mejor oportunidad laboral? ¿Un proyecto genial? ¿Más dinero?” y la coloca bajo la categoría de “situación actual”, podría reflexionar sobre cómo se ha estado sintiendo, por ejemplo, si siente que podría estar dejando de aprovechar nuevas oportunidades al no explorar diferentes roles o participar en proyectos más emocionantes.

Lo que nos encanta de este juego es que se basa en la perspectiva, y la perspectiva lo es todo.

Moldea cómo nos sentimos ante una situación y nuestro rol dentro de una organización o dinámica de grupo, y puede revelar mucho sobre tu equipo y sobre cómo se perciben a sí mismos dentro de tu organización.

Hemos jugado este juego en muchas reuniones, pero recomendamos usarlo con de dos a cuatro personas, para que no se haga demasiado largo. Antes de comenzar, asegúrate de que todos sepan que es un espacio seguro. Ninguna de las historias, respuestas o interpretaciones saldrá del grupo. Además, nadie tiene que compartir nada con lo que no se sienta cómodo. 

29. Fuego rápido

Anima las reuniones con un divertido juego de preguntas y respuestas que nos gusta llamar Fuego rápido, en el que se fija un temporizador de un minuto y se hacen tantas preguntas como sea posible.

Nos encantan las preguntas rápidas porque eliminan la presión que supone tratar de pensar en una respuesta o pregunta perfecta.

Se trata de conversaciones rápidas, sinceridad sin filtros y un toque de vulnerabilidad en un espacio seguro. Todos están en igualdad de condiciones porque nadie sabe qué va a pasar.

Para grupos más pequeños, nos gusta usar nuestras tarjetas creativas para iniciar conversaciones como preguntas rápidas y que todos se turnen para responder.

Antes de comenzar la reunión, revisamos las tarjetas y enumeramos de cinco a seis preguntas personalizadas para cada participante. Por ejemplo, la semana pasada utilizamos este método en una reunión con cuatro empleados.

Si estás por tener una reunión de pocos participantes, no dudes en usar las preguntas tal como están o personalízalas para adaptarlas a tus necesidades.

Si no quieres poner a nadie en aprietos o tienes un grupo de reunión más grande, invita a los asistentes a participar en Dropbox Paper antes de que comience la reunión.

A continuación, explica al grupo que mostrarás una tarjeta en la pantalla a la vez. Pide a cada participante que escriba su respuesta en una sección designada del papel en menos de cinco segundos. Después, compara cuántas personas dieron la misma respuesta o analiza la variedad de respuestas.

30. Ronda de buenas noticias

Comienza tu reunión pidiendo a cada miembro del equipo que comparta algunas buenas noticias de su semana, sin importar lo pequeñas que sean, y no tienen que estar relacionadas con el trabajo. Compartir estos pequeños triunfos ayuda a levantar el ánimo de todos y a unir al equipo.

Nos gusta agregar un subtítulo a nuestra plantilla de notas de reunión e invitar a los asistentes a agregar sus ideas antes de que comience la reunión. De esa manera, si alguien inicia sesión temprano, puede acceder a las notas e iniciar una conversación sobre el tema de la reunión en lugar de tener que pensar en qué decir o quedarse sentado allí de manera incómoda.

Además, cuanto más sepas sobre lo que sucede en la vida de tus compañeros, más fácil será iniciar conversaciones sobre temas que les importan. En lugar de simplemente preguntar “¿Qué tal estuvo tu fin de semana?”, puedes profundizar con preguntas como “¿Qué tal estuvo ese festival que tanto esperabas?”. Esto ayuda a crear conexiones más fuertes entre todos.

31. Calentamiento cerebral 

En la trayectoria profesional de cada quien llega un momento en que el trabajo y el estrés empiezan a pasarnos factura, y cada reunión se siente como avanzar a través del lodo. Es lo que se llama la “fase zombi”. Tu cuerpo está presente en la reunión, pero mentalmente no estás escuchando ni una palabra de lo que dicen los demás. 

Para resucitar a nuestro equipo del modo zombi y devolverles algo de energía al espíritu, nos gusta introducir un poco de competencia amistosa con un juego de calentamiento cerebral.

En ocasiones anteriores, para comenzar, hemos seleccionando una letra al azar para luego fijar un temporizador de uno a dos minutos y desafiar a todos a anotar tantas palabras como pudieran que comenzaran con esa letra. Cuando decimos "tiempo", contamos los resultados y la persona con más palabras es la ganadora.

¿Quieres hacerlo más complicado? Personaliza tus desafíos.

Por ejemplo, recientemente jugamos un juego con nuestro equipo en el que les dimos una copia en blanco de la hoja de trabajo del manifiesto del equipo, pusimos un cronómetro de 5 minutos y luego les pedimos que completaran todo lo que pudieran recordar del manifiesto.

Tenemos una guía paso a paso sobre cómo crear un manifiesto del equipo y una copia de la hoja de trabajo mencionada anteriormente, así que, si todavía no tienes un manifiesto del equipo, ¿por qué no convertirlo en una actividad para fortalecer al equipo y usarlo nuevamente uno o dos meses después como una dinámica para romper el hielo?

32. Las Pes y las Enes

Las mejores actividades para romper el hielo son las que nos invitan a abrirnos, apartando las barreras detrás de las cuales solemos ocultarnos: esas partes humanas y caóticas de nosotros mismos. Nos recuerdan que nadie es un superhumano y que cada miembro del equipo tiene sus propios problemas y situaciones estresantes. Lo más importante es que nos demuestran que nos apoyamos mutuamente.

Precisamente para eso es que resulta excelente el juego de las Pes y las Enes. Así es como funciona: pides a tu equipo que califique su estado de ánimo con “P” (positivo) o “N” (negativo) y que puntúe su nivel de energía del 1 (letárgico) al 5 (conectado).

Puedes pedir a tus compañeros de equipo que expliquen por qué se sienten de determinada manera o simplemente dejarlo en la calificación. De cualquier modo, esta dinámica para romper el hielo te brinda una buena lectura de la energía de tu equipo y les recuerda a todos que está bien ser auténticos: no hay que pretender ser perfecto para encajar o contribuir.

33. Te aprecio

Para dar a tu equipo la oportunidad de comunicar su aprecio, organiza una breve “sesión de cumplidos” donde todos se turnen para expresar gratitud a uno de sus compañeros de equipo o señalar algo que esa persona haya hecho recientemente y que los haya impresionado.

Lo genial de esta actividad para romper el hielo es que puedes usarla en tus chats asincrónicos, y no solo en tus reuniones. Por ejemplo, animamos a los miembros de nuestro equipo a enviar una tarjeta virtual para agradecer a alguien que los haya ayudado con una tarea laboral.

Estos gestos pueden parecer pequeños, pero dan grandes frutos al crear una cultura donde sentirse considerado es una prioridad y donde las acciones pequeñas (pero significativas) no pasan desapercibidas.

34. Conozcan a mi…

A veces, nos gusta mantener las cosas relajadas con una propuesta abierta que permita a nuestro equipo divertirse interpretándola a su manera.

Una de nuestras actividades favoritas es el juego “Conozcan a mi…”. Pedimos a cada miembro del equipo que nos presente a alguien (o algo) nuevo. Pueden tomarlo de forma literal, como compartir una foto de su mascota en el chat grupal con la leyenda: “Conozcan a mi perro, Oliver”.

O pueden ser creativos y usar herramientas, como el generador de imágenes de IA Midjourney, para presentarnos a su “mejor amigo alienígena del futuro”.

35. Ruleta de ejercicios en el escritorio

En nuestro programa piloto “Meet and Move”, descubrimos que convertir las reuniones individuales informales en caminatas ayudaba a aumentar los niveles de energía de nuestro equipo, a la vez que reducía la fatiga de Zoom y potenciaba la creatividad y la concentración.

Puedes convertir fácilmente tu dinámica para romper el hielo en una “actividad de pausa activa” al organizar una breve sesión de capacitación con “ejercicios en el escritorio”. Hay muchos ejercicios excelentes para realizar en el escritorio, así que puedes combinarlos cada semana con diferentes actividades: prueba con ejercicios de fuerza una semana y cardio la siguiente.

Por ejemplo, copia el ejercicio de fuerza de 4 minutos que usamos cuando organizamos una de nuestras reuniones con todo el personal.

Esto ayuda a mantener todo fresco y hace que las personas se involucren de nuevas maneras. Para asegurarte de que todos se mantengan interesados y participen, incluye ejercicios que se puedan realizar estando sentado o de pie. De esta manera, nadie se sentirá excluido.

Encuentra las mejores actividades para romper el hielo para tus reuniones virtuales

Lo genial de las dinámicas para romper el hielo es que hay muchas formas de mantener tu enfoque fresco. Si bien un simple “¿Cómo estuvo tu fin de semana?” puede hacer que la conversación fluya, también puedes probar ideas creativas, como usar cartas del tarot virtuales o participar en actividades para fortalecer conexiones significativas.

Ahora que tienes algunas ideas para comenzar, el siguiente paso es integrar estas actividades de equipo en tu cultura de equipo y en tus rutinas de reuniones regulares.

Para encontrar otras formas en las que Dropbox ayuda a los equipos a trabajar unidos y mejora la productividad durante todo el ciclo de vida de los empleados, consulta nuestra página de soluciones de RR. HH.