Cómo preparar y llevar a cabo una reunión con las partes interesadas

Las reuniones de partes interesadas son cruciales para el éxito del proyecto. En esta guía, explicaremos cómo preparar y llevar a cabo reuniones efectivas con las partes interesadas que generen resultados.

Las reuniones de partes interesadas son esenciales para mantener los proyectos en marcha y garantizar que todos los involucrados estén en sintonía. Pero ¿qué es exactamente una reunión de partes interesadas y cómo llevarla a cabo de manera efectiva?

En este artículo, responderemos a esas preguntas y te ofreceremos algunas sugerencias sobre cómo usar Dropbox para que tus reuniones con las partes interesadas sean aún más productivas.

¿Qué es una reunión de partes interesadas?

Una reunión de partes interesadas es una reunión de todas las personas importantes que participan en un proyecto o en una relación comercial: básicamente, tú como proveedor del producto o servicio y tus clientes. Estas reuniones brindan una oportunidad para que las partes interesadas compartan sus opiniones, expresen sus preocupaciones y tomen decisiones sobre el proyecto.

Quiénes deberán asistir a una reunión de partes interesadas se determina según el propósito y el resultado previsto de la reunión.

Diferentes tipos de reuniones de partes interesadas

Existen varios tipos de reuniones de partes interesadas, cada una con su propio propósito y formato. Algunos tipos comunes son los siguientes:

• Reuniones de inicio: estas reuniones se llevan a cabo al comienzo de un proyecto para establecer el propósito, los objetivos y el alcance del proyecto. También son una buena oportunidad para que el equipo del proyecto y las partes interesadas se conozcan entre sí.
• Entrevistas con las partes interesadas: son reuniones individuales con las partes interesadas que te ayudan a entender mejor su visión, objetivos, procesos actuales y preocupaciones.
• Reuniones adicionales con las partes interesadas: estas reuniones se llevan a cabo durante todo el ciclo de vida del proyecto para permanecer en contacto con las partes interesadas, mantenerlas informadas sobre el progreso y conocer su opinión.

Cómo preparar para una reunión con las partes interesadas

Para garantizar que tu reunión con las partes interesadas sea productiva, es importante realizar cierta preparación de antemano. Las siguientes son algunas sugerencias que convendría tener en cuenta como facilitador de la reunión:

Establece un objetivo

Ten un propósito claro para la reunión: ¿va a ofrecer una actualización sobre el estado del proyecto? ¿Necesitas comentarios sobre una entrega en particular? ¿Hay alguna controversia o desacuerdo que deba resolverse?

Cuando sabes por qué necesitas reunirte con tus partes interesadas, y les comunicas claramente por qué deberían reunirse contigo, quedará mucho más claro quiénes deberían asistir a la reunión.

Define una agenda para la reunión

Prepara una agenda para que tu reunión cuente con una estructura y un enfoque. Recomendamos que envíes la agenda por correo electrónico a los asistentes antes de la reunión, para que puedan preparar preguntas y puntos de discusión adicionales, y que uses las características de Enviar y hacer seguimiento de Dropbox para monitorear quiénes interactúan con esto antes de la reunión.

Entre los puntos que probablemente quieras abordar están los siguientes:

• Líneas de tiempo u hojas de ruta del proyecto
• Hitos del proyecto
• Entregas recientes o próximas
• Resultados o rendimiento
• Posibles riesgos o preocupaciones
• Próximos pasos o acciones

Envía vínculos a los documentos y materiales relacionados con los temas de la agenda en un formato de fácil acceso con Dropbox.

Determina quiénes deben asistir y qué es importante para ellos

Invitar a demasiadas personas a la reunión puede resultar complicado: donde hay muchos cocineros, se echa a perder el caldo. Es casi tan malo como tener demasiadas reuniones: todo se vuelve caótico y te quita tiempo valioso que podrías dedicar al trabajo en sí.

Si invitas únicamente a las partes interesadas relevantes a la reunión, podrán ser mucho más productivos. Si hay muchas partes interesadas involucradas en el proyecto, limita la cantidad de asistentes a la reunión al considerar por qué una persona específica no necesita estar allí, en lugar de por qué sí debe participar.

Celebrar reuniones más pequeñas también permite abrir la discusión a las prioridades individuales de las partes interesadas, así como a la justificación detrás de determinadas decisiones o desacuerdos. ¡A menos que tengas todo el día, no podrás abordar las inquietudes o preguntas de todos en una reunión grande!

¿Qué es una parte interesada?

En pocas palabras, una parte interesada es alguien con un interés personal legítimo en el proceso de toma de decisiones y las actividades de un negocio o proyecto. Sin su apoyo, el negocio o proyecto no podría funcionar.

Cualquiera de los siguientes ejemplos podría ser una parte interesada:

• Director o subdirector
• Inversor
• Director de información, financiero o ejecutivo
• Gerente de proyectos

Sin embargo, en términos más generales, hay partes interesadas internas, como tus empleados, propietarios y gerentes, y partes interesadas externas, como tus clientes, accionistas, acreedores, el gobierno, sindicatos, etc.

Prepárate para responder a preguntas adicionales

No importa cuánto te prepares, es probable que las partes interesadas te hagan algunas preguntas que no habías previsto en tu agenda. Para demostrar tu profesionalismo y compromiso con el proyecto, debes anticipar y prepararte para algunas posibles preguntas que puedan surgir.

No siempre podrás predecirlas, pero sin duda impresionarás a las partes interesadas si tienes buenas respuestas guardadas bajo la manga.

Cómo llevar a cabo una reunión con las partes interesadas

Una vez que te hayas preparado para la reunión de partes interesadas, es hora de realizarla. Estas son algunas sugerencias:

Da un buen ejemplo

Como organizador, tú marcas el tono de la reunión. Debes demostrar las prácticas recomendadas para las reuniones y mantenerte participativo. Escucha con atención y de forma activa, y mantente presente.

Mantén el foco

Intenta seguir la agenda y recuerda los temas o preguntas adicionales para los que te preparaste. Demuestra que eres un organizador proactivo que prevé problemas potenciales con antelación, y no uno reactivo que no sabe cómo manejar problemas evitables. Esto ayudará a generar confianza entre las partes interesadas.

Si te ciñes a la agenda tanto como sea posible, podrás dejar tiempo para una lluvia de ideas o una sesión de preguntas y respuestas al final de la reunión. Trata de animar a todos a hablar y participar, no solo a los actores clave.

Utiliza un lenguaje que las partes interesadas comprendan

A veces damos por sentado que nuestros clientes comprenden los aspectos técnicos de lo que hacemos. Si bien tienen conocimientos sobre su propia industria, probablemente no sean expertos en su producto o servicio, pero tú sí lo eres.

Trata de evitar cualquier jerga confusa o excesivamente técnica que las partes interesadas puedan no entender y, en cambio, concéntrate en lo que más les importa.

Sugerencias posteriores a la reunión

Después de la reunión con las partes interesadas, es importante que hagas un seguimiento y te asegures de que todos los elementos de acción se hayan completado, así como programar la siguiente reunión, si es necesario.

Dropbox puede ayudarte con esto, ya que te proporciona un lugar centralizado para que almacenes tus notas de reuniones, vínculos a contenido y grabaciones de video. También puedes usar Enviar y hacer seguimiento para enviar materiales relacionados con las reuniones y monitorear quiénes los visualizan.

Además, si grabaste la reunión, puedes compartirla directamente desde tu cuenta de Dropbox, lo que fomenta la participación de las partes interesadas, ya que quienes no asistieron pueden ponerse al día y quienes sí lo hicieron pueden refrescar su memoria.

Reuniones efectivas con las partes interesadas usando Dropbox

Dropbox es el socio perfecto para las reuniones de partes interesadas. Con características como Enviar y hacer seguimiento, análisis de documentos y controles avanzados de uso compartido, Dropbox facilita la preparación, celebración y seguimiento de las reuniones de partes interesadas.