¿Qué es la migración de datos?

La migración de datos es el proceso de mover grandes cantidades de datos de una ubicación a otra. Puedes considerar que mover tus archivos de la PC a un disco duro externo es una forma de migración de datos en el sentido más simple, pero, en general, la migración de datos se produce en una escala mucho más grande.

¿Para qué se usa la migración de datos?

La migración de datos se usa para actualizar las tecnologías comerciales, ya sea con el fin de mejorar la eficiencia o para reforzar la seguridad. La ley de Moore establece que podemos esperar un desarrollo significativo en la velocidad y la capacidad de las tecnologías cada dos años aproximadamente, lo que significa que siempre es importante mantenerse a la vanguardia.

Estar actualizado con la tecnología y dejar rezagados los sistemas tradicionales es una parte ineludible de los negocios modernos. También significa que se eligen todos los datos de un sistema y se los mueve a otro; esa es la migración de datos.

¿Qué tipos de migración de datos existen?

Existen varios tipos diferentes de migración de datos y cada uno con distintas aplicaciones, como se detalla a continuación:

Migración de almacenamiento

Esto sucede cuando los datos se convierten de un formato de almacenamiento a otro; por ejemplo, digitizar registros impresos para almacenarlos online.

Migración de aplicaciones

Esto sucede cuando cambias una aplicación por una nueva. Por ejemplo, pasarte de los programas heredados de tu empresa a Xero para tus actividades financieras.

Migración de bases de datos

Esto sucede cuando trasladas toda tu base de datos a una nueva ubicación, como el pasar de una oficina local basada en computadoras personales a una basada completamente en la nube.

¿La migración en la nube es la misma que la migración de datos?

La migración de nube es una forma de migración de datos e implica trasladar los datos desde el servidor de archivos local a la nube. También es el término que se utiliza cuando mueves datos de una nube a otra.

¿No es la nube la misma para todos los negocios?

En esencia, “la nube” es Internet, pero la manera en la que obtienes acceso a la nube depende del servicio que elijas. Dropbox, por ejemplo, es diferente de Google Drive. Ambos ofrecen almacenamiento en la nube, pero si tienes acceso a uno, no significa que automáticamente tienes acceso a los archivos almacenados en el otro. Mover los datos de uno a otro implicaría una migración de nube.

¿Cómo realizas un plan de migración de datos?

Es esencial tener un plan de acción para realizar una migración de datos exitosa. Si no planificas con anticipación, es probable que termines perdiendo tus datos o que, al menos, tengas un largo tiempo de inactividad que tu negocio definitivamente podría evitar.

Estos son algunos de los pasos esenciales que debes tomar antes de mover datos:

Ten una idea clara de la calidad de tus datos

Observa el estado actual de tus datos: ¿qué tan confidenciales son? ¿Qué formato tienen? ¿La migración cambiará algo de esto? Al reconocer los posibles problemas antes de que sucedan, puedes realizar concesiones y adaptar tu plan de migración para evitar la pérdida de datos.

Haz una copia de seguridad

Ya debes haber implementado uno de estos pasos, pero, si no lo habías hecho, hazlo. La migración de datos es un emprendimiento enorme y, si no se realiza correctamente, debes tener la certeza de que tus datos comerciales aún están seguros en algún lugar y que se puede realizar una recuperación ante desastres. Si alguna vez necesitas configurar una nueva computadora de escritorio o portátil, podrás acceder a todos tus archivos con solo tocar un botón.

Entiende el tiempo que te llevará

La migración de datos es un proceso masivo, por lo que no puedes esperar presentarte una mañana y tacharlo de la lista de tareas antes del mediodía. Recuerda que estás moviendo todos tus datos empresariales, y eso significa que todo tu equipo se verá afectado, al igual que tus socios. Quizás debas prepararte y elaborar un presupuesto para el tiempo de inactividad o tal vez debas disponer completar el proceso de migración durante el fin de semana. De cualquier manera, no presiones “continuar” hasta que sepas con precisión a qué te enfrentarás.

Elige con cuidado quiénes la llevarán a cabo

¿Quién realizará realmente esta migración? ¿Será tu equipo de profesionales de TI o le asignaste esta tarea a tu codificador para que haga su mejor esfuerzo? Mover tus datos es tan importante como mover las finanzas de tu negocio: si se pierden o dañan, debes pagar el precio. Usar las mejores herramientas de migración de datos es tan importante para tu empresa como usar las herramientas de gestión adecuadas o cualquier otro proceso crucial, por lo que debes elegir con cuidado. Afortunadamente, el complemento de migración de datos Movebot de Dropbox puede brindarle a tu empresa la orientación de expertos que buscas y simplificar todo el proceso para tu equipo.

¿Cuáles son las mejores estrategias para la migración de datos?

¿Tienes todo listo? Asegúrate de recordar estas sugerencias:

Otorga los permisos correctos

Este es un paso que quizás pases por alto, pero la primera parte de cualquier migración debe ser bloquear a quienes no deban estar involucrados y otorgar acceso a quienes sí deban estarlo. Esto es básicamente un trasplante del corazón de tu negocio, por lo que no debes dejar que nadie presione accidentalmente un botón equivocado. De manera similar, el acceso en medio de una crisis no debe ser una preocupación para ti. Asegúrate de que todos conozcan su rol y tengan las herramientas que necesitan.

Asegúrate de que haya alguien supervisando

La migración de datos, cuando se realiza correctamente, debería ser un proceso fluido, pero no des por sentado que será así. Asegúrate de que cuentas con alguien para que se encargue de los problemas que puedan surgir. Incluso si usas un software o un servicio dedicados, es conveniente permanecer atento.

Pon a prueba tu sistema

No vuelvas a llamar a todos tan pronto se complete la migración. Es necesario que la pongas a prueba, y esto es algo que debes considerar al calcular el tiempo de inactividad. Podrías considerar incorporar a una pequeña selección de empleados para que te ayuden a determinar si la migración afectó alguna de sus tareas diarias. Si efectivamente encuentras problemas, puede llevarte algunos días corregirlos.

Realizar mantenimiento y mantener copias de seguridad

Algunos problemas pueden no ser evidentes de inmediato, por lo que es importante que tengas copias de seguridad disponibles. Solo cuando estés seguro de que la migración fue un éxito total y que se corrigieron todos los problemas, actualiza la copia de seguridad a tus formatos de archivo actuales para que estés preparado para cuando llegue la fecha de la próxima migración.

La preparación es clave

La migración de datos es probablemente la mayor tarea de TI que enfrentará tu negocio, por lo que debes asegurarte de realizarla correctamente y de equipar a tu negocio y a ti mismo con las mejores herramientas para el trabajo. El complemento para la migración de datos de Dropbox es la solución ideal para una migración de datos fácil y profesional. La analítica sólida no solo te ayuda a administrar el acceso y los permisos, sino que te permite mantener la velocidad en cada paso del camino y siempre puedes disponer de asistencia humana.

Tu negocio puede haber alcanzado un punto en el que la migración de datos es ineludible, pero la pérdida de datos es algo que definitivamente puedes sortear si te preparas correctamente.