El contexto de la empresa 

Southbase Group es una empresa constructora con sede en Nueva Zelanda que realiza construcciones complejas para clientes del sector público y privado en todo el país. Con hasta 20 obras activas simultáneamente, el trabajo rara vez se realiza en un solo sitio, y muchos contratos incluyen estrictos requisitos de seguridad.

Para que las operaciones se desarrollen sin problemas, los responsables de obra, los subcontratistas y los equipos de proyecto necesitan una forma segura de acceder a la documentación más reciente, estén donde estén. Esa responsabilidad recae en Lem Prestage, responsable de TI del grupo, que se asegura de que la información resulte fácil de encontrar y esté debidamente protegida.

En la construcción, la confianza no es opcional. Incluso pequeños fallos de comunicación o de seguridad pueden agravarse rápidamente y convertir planes obsoletos o detalles omitidos en errores que cuestan mucho dinero.

El reto: sistemas lentos y de alto riesgo

Cuando Prestage se unió a Southbase, heredó un sistema creado para otra época. Los archivos se encontraban en un servidor local y los equipos de campo tenían que conectarse a través de una VPN para acceder a lo que necesitaban.

Aunque Southbase cuenta con casi 200 empleados, solo una persona puede acceder a un único archivo a la vez.

"El acceso a los datos era una pesadilla", asegura Prestage. “[Y] no había colaboración con ninguno de nuestros subcontratistas, lo cual es fundamental".

Southbase necesitaba una plataforma que pudiera adaptarse a equipos distribuidos, situaciones de alto riesgo y sin margen de error. Porque cuando la información no es clara o no está actualizada, las consecuencias se acumulan rápidamente y pueden costar millones de dólares.

Solución: del almacenamiento simplificado a una búsqueda más inteligente

Para hacer frente a esa realidad, Prestage recurrió a Dropbox. Su objetivo era claro: crear un sistema que el personal pudiera usar de manera efectiva en el mundo real, bajo presión, en decenas de obras.

A medida que Southbase iba creciendo, también lo hacían el volumen y la importancia del contenido de Dropbox. "Actualmente tenemos terabytes de datos en Dropbox", afirma Prestage. "Y ni siquiera hemos arañado la superficie de todo lo que podemos utilizar".

Con tanto trabajo simultáneo, tenía sentido mantener a los equipos conectados a través del mismo ecosistema. Adoptar herramientas como Dropbox Sign y Dropbox Dash fue el siguiente paso lógico.

Según Prestage, para agilizar los procesos de aprobación y firma, Sign era "una opción obvia". "Los documentos no salen de Dropbox". Se quedan donde están y están seguros.

¿Y Dash? Facilitó la búsqueda y el acceso a la información. Su buscador universal con tecnología de IA permite a los equipos encontrar archivos en Dropbox y en sus aplicaciones conectadas. En lugar de rebuscar entre herramientas y carpetas, pueden realizar una sola búsqueda y obtener las respuestas que necesitan en cuestión de segundos, desde cualquier lugar y sin tener que esperar su turno.

Dash no tardó en integrarse en el flujo de trabajo diario de Prestage. Utiliza su chat con inteligencia artificial integrado para solucionar problemas y generar informes. Lo que antes le costaba días, ahora le cuesta muchísimo menos tiempo.

Resultados: ahorro de horas (y de preocupaciones)

El impacto de Dash se hizo especialmente evidente durante un proyecto complejo en un aeropuerto en funcionamiento, donde se llevaban a cabo trabajos de construcción las 24 horas del día. Los requisitos de seguridad eran estrictos y la información debía ser precisa.

Para que todo el mundo estuviera al corriente de la situación, utilizaron Dash para crear una colección de contenido basada en proyectos denominada Pila. Ofrece al equipo un único lugar para colaborar, encontrar enlaces y solicitar a Dash información contextual.

"Creamos una pila de 150 documentos, que luego podemos comparar y en la que podemos realizar búsquedas rápidamente", explica Prestage. Esa pila incluía planes y procedimientos de pruebas de inspección para prácticamente cada paso del trabajo, de modo que cualquiera pudiera confirmar los requisitos, detectar inconsistencias y mantenerse al corriente de lo que debe suceder a continuación.

"Esto supone un ahorro de horas para los equipos de proyecto", explica Prestage. "Y el tiempo es dinero".

Dash también ha reducido las dificultades cotidianas para el departamento de TI. En lugar de convertirse en el punto de escalado por defecto cuando alguien no encuentra un archivo, ahora las personas pueden obtener respuestas por sí mismas al instante. Los flujos de trabajo son más fluidos y tranquilos.

A medida que Southbase continúa creciendo, Prestage ve en Dropbox y Dash una base que ayuda a los equipos a construir con claridad, proteger su trabajo y mantener la información crucial al alcance de la mano, dondequiera que los lleve el trabajo.