En un informe sobre el estado de los directores de sistemas de información elaborado en 2018, International Data Corporation calculó que el gasto en trasformación digital superaría los 2 billones de dólares en 2019. Además de eso, un 40 % de todo el gasto en tecnología para empresas se destinará directamente a la transformación digital.
El papeleo sigue siendo un gran obstáculo por toda la ineficiencia y redundancia que conlleva. Las firmas electrónicas son una opción sencilla que mejora el impacto y la rentabilidad de la transformación digital de los procesos más importantes para las empresas.
La cuestión no es si tu organización debería adoptar una solución de firma electrónica para mejorar la experiencia de los clientes y ser más eficiente y segura, sino qué opción de integración de firma electrónica es la adecuada para tu organización ahora que ya está lista para transformarse.
Opciones de implementación de firma electrónica
Que haya tantas opciones de firma electrónica no es algo negativo, pero sí es cierto que encontrar la adecuada para ti puede ser complicado al principio.
En el equipo de Dropbox Sign hay muchas personas a las que les apasionan los flujos de trabajo de firma electrónica, pero entendemos que no todo el mundo comparte nuestro entusiasmo. Por ese motivo, hemos elaborado una guía sencilla para elegir la implementación de firma electrónica adecuada en función de las necesidades y los objetivos de una organización. Si la lees hasta el final, encontrarás un premio: consejos muy útiles para poner en marcha las firmas electrónicas de la manera más fluida posible.
1. Usa las firmas electrónicas con una aplicación móvil o web
Una aplicación de firma electrónica móvil o web lista para usar es una opción ideal para las organizaciones que no necesitan funciones de firma electrónica avanzadas y no tienen pensado firmar una gran cantidad de documentos. Las aplicaciones de firma electrónica son ideales para documentos en los que solo hay una parte implicada, como contratos de ventas, formularios de recursos humanos y casos parecidos.
Como una aplicación de este tipo no está integrada profundamente en los flujos de trabajo ni la pila tecnológica, se puede empezar a usar en cuanto el personal esté formado. Aunque esta solución tiene la ventaja de que no hay que disponer de recursos informáticos o de desarrollo, también implica renunciar a la posibilidad de personalizar el flujo de trabajo añadiendo la personalización de la marca o integrando los procesos que ya estén funcionando.
Hemos desarrollado la aplicación Dropbox Sign (antes HelloSign) para equipos que no quieren preocuparse por el código y que están buscando una solución de firma electrónica sencilla y rápida. Sin embargo, que Dropbox Sign sea fácil de configurar y agradable de usar no significa que sea menos potente.
Las herramientas de gestión de equipos de nivel empresarial que incorpora permiten a los administradores añadir, eliminar y mejorar miembros del equipo fácilmente. Podrás firmar documentos, además de solicitar firmas a hasta 20 personas distintas, y ver cómo avanzan los documentos hasta que estén completados. Incluso podrás crear tus propias plantillas para ahorrar tiempo y evitar que se dupliquen firmas.
Para las organizaciones que quieran añadir a más de 10 usuarios, también ofrecemos Dropbox Sign Premium, una plataforma de firma electrónica segura y que se puede ampliar o reducir.
2. Inserta las firmas electrónicas con una API
Para insertar sin problemas una experiencia de firma electrónica fluida en tu flujo de trabajo, sitio web o aplicación, te recomendamos que uses una API de firma electrónica. Las API de firma electrónica aumentan la eficiencia, ya que ayudan a los negocios a crear procesos generados por sistemas para documentos complejos, como solicitudes de crédito, partes de seguros, hipotecas, aperturas de cuentas bancarias, etc.
Las API de firma electrónica son ideales para aquellas organizaciones que cuentan con flujos de trabajo complejos y detallados, y que procesan una cantidad de transacciones entre media y alta. Suelen contar con opciones de personalización de flujo de trabajo avanzadas, por lo que se pueden ajustar e integrar completamente en los procesos más particulares. Este nivel de personalización también se aplica a la personalización de la marca y al flujo de usuarios, así que es posible crear una experiencia que fomente la adopción por parte de los empleados y que refuerce la relación con los clientes.
Aunque una API de firma electrónica no es una solución lista para usar —a diferencia de su versión web equivalente—, un proveedor de confianza debe ofrecer información sobre el kit de desarrollo de software (SDK), una documentación clara y asistencia por parte de desarrolladores para que la integración empiece a funcionar con fluidez.
Para nosotros, las API son muy importantes, por lo que nos centramos en hacer que Dropbox Sign API sea fácil de implementar, no dé problemas, ofrezca muchas funciones y se pueda personalizar por completo. Queremos que los clientes, más allá de usarla, disfruten de las grandes ventajas que ofrece, como una personalización impecable, un mantenimiento sencillo, funciones muy potentes relacionadas con la legalidad y la seguridad, una configuración rápida y muchas más.
¿No tienes claro si te interesa más una aplicación o una API? Contacta con el equipo de Dropbox Sign, que te ofrecerá una ayuda profesional y técnica hoy mismo, para ver cuál de los sistemas de firma electrónica que ofrecemos se adapta mejor a tu negocio.
3. Añade integraciones y extensiones de firma electrónica a las aplicaciones que usas
Las integraciones y extensiones de firma electrónica son útiles para trabajar de forma más eficiente, ya que permiten trasladar información de un servicio a otro y automatizar acciones sin tener que salir de la aplicación en la que se está trabajando. Te contamos lo fácil que es hacerlo con Dropbox:
Con una extensión de firma electrónica, puedes potenciar las funciones de los sistemas empresariales que tus empleados ya usan. Si las implementas en los flujos de trabajo pensados para los usuarios, podrás ayudar a los clientes a hacer cosas más rápido, que nunca está de más.
Nos encanta desarrollar integraciones y extensiones con las que iniciar sesión en cualquier herramienta sea lo más fácil posible. Consulta la lista completa de todas nuestras integraciones.
Cómo puedes implementar tu solución de firma electrónica
Sea cual sea la solución que quieras implementar, debes saber que, cuando empieces, tendrás que afrontar ciertos desafíos.
Si las cosas se ponen difíciles, no dudes de tu inversión en firma electrónica; sigue estos pasos para asegurarte de que tu sistema de firma electrónica esté diseñado para funcionar durante mucho tiempo.
Elige meticulosamente a los socios
Implementar la firma electrónica en un flujo de trabajo puede suponer muchos cambios. ¿Quieres lidiar con ellos junto a un proveedor de servicios que crea que un servicio de atención al cliente es una página de preguntas frecuentes o prefieres trabajar con un socio especializado que ya tenga experiencia y que te ayude en todo momento?
Busca a un socio que se adelante a tus necesidades y que esté dispuesto a ayudarte a desarrollar una hoja de ruta personalizada para garantizar que tu implementación de firma electrónica funcione ahora y más adelante.
Establece un flujo de trabajo adaptado a ti
El software de firma electrónica es potente. Lo más probable es que, elijas la solución que elijas, la acompañarán todo tipo de nuevas opciones y oportunidades. Tómate un tiempo para descubrir todas las funciones y encontrar formas de mejorar la eficiencia y la productividad de la organización.
La práctica hace al maestro
Cuando te guste tu nuevo flujo de trabajo de firma electrónica, tendrás que probarlo. Tu software de firma electrónica debería ser fácil de usar para los clientes, ahorrarle tiempo a la organización y mantener la seguridad y la legalidad.
Las pruebas de control de calidad son importantes, sobre todo si decides integrar tu solución de firma electrónica profundamente en la configuración informática. Seguro que querrás hacer cambios más adelante, pero someter tu proceso de firma electrónica a algunos simulacros es una buena manera de asegurarte de que empiezas con buen pie y facilita la adopción inicial.
La implementación de firma electrónica adecuada se simplifica con Dropbox Sign
Tanto si buscas la simplicidad de una aplicación como si se trata de las opciones de personalización de una API o el impulso de la productividad que ofrecen las integraciones y extensiones, elegir la implementación de firma electrónica correcta es una decisión importante que cada empresa tendrá que tomar si quiere transformarse digitalmente.
Sea cual sea tu elección, debes saber que Dropbox Sign cuenta con la opción de implementación que necesitas, y que ninguna de ellas escatima en seguridad, cumplimiento o facilidad de uso, valores que nos han hecho famosos.
Si la solución que eliges ahora deja de ser la mejor dentro de unos años, no pasa nada. Nuestras soluciones se pueden ampliar o reducir, y somos un equipo muy flexible. Regístrate para acceder a una prueba gratuita y compruébalo por tu cuenta; si no encuentras la opción más adecuada, te la crearemos.
